Pedidos internos: como automatizar a fila entre as áreas

Pedidos internos são as requisições que uma área faz a outra: matéria-prima para a produção, um computador novo para a equipe de tecnologia, um serviço que só outra área sabe executar. Para automatizar esse fluxo, o ponto de partida não é o software. Primeiro, você descobre quais decisões da fila já seguem uma regra escrita, como estoque, orçamento ou aprovação do gerente. Depois, deixa o sistema cuidar delas e devolve as pessoas para a execução.

Este post acompanha um vídeo da série “Como automatizar”, do canal da Safira Consultoria no YouTube. O exemplo principal é uma manufatura, mas a lógica vale para qualquer back office que recebe requisições de outras áreas.

Por que a fila de pedidos internos trava mesmo com gente disponível?

Quando uma área precisa de algo de outra, nasce um pedido. A partir daí, ele percorre um caminho que quase ninguém desenhou de propósito.

No modelo manual, esse caminho tem cinco etapas. Cada uma tem um ponto típico de trava:

O resultado é uma pessoa alocada como leitora de papel e carimbadora de aprovação, que perde a parte técnica do trabalho. O colaborador também fica insatisfeito, porque passa o dia numa tarefa que não aproveita o que ele sabe.

Por isso, a síntese do vídeo é direta. A fila não trava por falta de gente. Ela trava por falta de padronização, de conhecimento do processo e de automação.

Quais regras de negócio já decidem cada requisição?

Para analisar um pedido, olhe primeiro para as tabelas e as regras. Em geral, as regras de negócio e de fluxo de informação da empresa já estão descritas. Mesmo assim, nos acostumamos a colocar pessoas para decidir em cima delas.

No vídeo, separamos essas regras em dois grupos:

• Requerimentos e filtros: datas, áreas, quem aprova, quais são as alçadas, o que é preciso para chegar até o aprovador e quais requisições vieram antes. São as regras de tratamento.
• Padrões de saída: o formato que a informação precisa ter quando passa de uma etapa para a outra. São as regras de envio de informação.

Pense num exemplo fora da fila. Hoje, ninguém precisa conferir à mão se um comprovante de pagamento veio da conta certa e com o valor certo. Nem é preciso IA para isso, porque existe uma tecnologia intermediária, entre a pessoa e a IA, que é barata e ainda pouco usada.

Na requisição de materiais vale o mesmo raciocínio. Se a regra diz que a produção de uma peça precisa de certa matéria-prima e de certa aprovação, o sistema pode checar as duas coisas assim que o pedido nasce. Para isso, porém, o controle de estoque precisa ser confiável. Se ele ainda vive em arquivos soltos, comece pelo básico de uma planilha de controle de estoque em Excel.

Um teste ajuda a achar essas regras: o que você repete seguindo uma cartilha já escrita? Provavelmente, é ali que está a dor do processo.

O visto no pedido precisa mesmo de uma pessoa?

O pedido visto é o momento em que a requisição chega à primeira pessoa capaz de analisá-la. É também a primeira ponte de automação do fluxo.

Volte à manufatura, onde produzir peças exige matéria-prima. Alguém precisa validar que a matéria-prima existe e que aquela produção exige aprovação? Se a empresa tem bom controle de estoque, bom controle de pedidos e um fluxo de recebimento, o sistema cruza o pedido com o estoque logo na entrada. Do mesmo modo, ele confere a capacidade de produção a partir do estoque atual. Nesse cenário, confirmar à mão que a requisição chegou fica quase inútil.

No back office, o exemplo é uma solicitação de compras. A área de tecnologia precisa de um computador novo e abre o pedido. Antes de seguir, o pedido precisa mostrar se a necessidade é real, se há orçamento disponível e se o gerente da área já aprovou. Se o gerente já aprovou, por que outra pessoa precisa aprovar de novo? A empresa já confiou essa decisão a ele.

Se os critérios do visto estão bem definidos e a pessoa consegue decidir sem achismo, então o sistema também consegue. Assim, ela deixa de ser necessária no visto e passa a ser necessária na execução, onde gera receita. Veja também como a automação de processos elimina trabalho manual.

Excel ou Power Apps: onde os pedidos internos devem entrar?

Há duas opções para receber os pedidos internos. O Excel é ótimo, mas não o aconselhamos como ferramenta de requisição que avalia a base de dados e sincroniza tudo sozinha. Para isso, o Power Apps é a melhor escolha, porque ele recepciona o pedido e organiza a fila.

Na prática, as três ferramentas trabalham juntas:

O ideal é rodar o fluxo inteiro dentro do Power Apps, mas isso depende de quantas áreas e pessoas vão usar o sistema. Para a maioria das empresas, as requisições num Excel conectado resolvem bem. Afinal, o cliente precisa do mais eficiente, não do mais caro.

Segundo a página da Microsoft sobre como criar um aplicativo de tela com dados do Excel, o Power Apps se conecta a uma pasta de trabalho guardada na nuvem, como no OneDrive. Além do mais, os dados precisam estar formatados como tabela. Na nossa experiência, esse detalhe decide o começo do projeto: uma planilha de requisições com colunas fixas vira base de app sem retrabalho, enquanto um formulário livre precisa ser refeito antes.

Veja num projeto real o case em que unificamos processos num app com Power Apps.

Como priorizar pedidos internos por regra e não por achismo?

Depois do visto, o pedido entra num quadro de avaliação. É aqui que o Power Apps pesa mais, porque dentro dele ficam o backlog de necessidades e a fase de avaliação de cada uma.

Na manufatura, avaliar significa olhar o pedido, o estoque e o orçamento ao mesmo tempo. Se o app está sincronizado, inclusive com o sistema que a empresa já usa, ninguém precisa influenciar essa decisão. O próprio fluxo leva a requisição adiante, já priorizada. No exemplo do vídeo, o visto e a avaliação automáticos liberam as horas de duas pessoas. Ou seja, saem as horas, e as pessoas continuam na empresa.

A prioridade não depende só de recursos. Ela também segue regras de negócio. Pense numa tela nova para quem trabalha com tecnologia e numa caneta. A caneta é fácil de repor, mas a tela tem muito mais valor para a execução do dia a dia. Por isso, a regra de prioridade precisa refletir o impacto de cada item no trabalho.

Quem define esse critério? Não é o consultor, a partir das experiências que teve no passado. O critério sai dos dados daquela empresa, naquele momento. Se o cliente preferir, o sistema nem classifica sozinho: ele sugere uma classificação, monta o ranqueamento e uma pessoa confirma.

Como automatizar pedidos internos: passo a passo

Dá para começar com uma folha de papel e uma planilha simples.

1. Liste os tipos de pedido. Anote o que cada área pede a outra: matéria-prima, equipamento, serviço, compra.
2. Escreva as regras. Para cada tipo, registre quem aprova, as alçadas, o que precisa existir antes de o pedido seguir e o que ele leva para a etapa seguinte.
3. Encontre as fontes de dados. Localize onde estão o estoque, a capacidade de produção, o orçamento e as aprovações já feitas.
4. Transforme o visto em regra. Se o pedido já tem estoque, orçamento e aprovação do gerente, ele segue sozinho para a avaliação. Se falta algum desses dados, ele volta para a área solicitante com o motivo. Se o caso não cabe em nenhuma regra, uma pessoa decide.
5. Escolha onde o pedido entra. Se poucas pessoas abrem pedidos e o orçamento é curto, comece com as requisições num Excel conectado. Se várias áreas usam o fluxo, leve tudo para o Power Apps.
6. Monte o backlog e a regra de prioridade. Cada pedido entra com status e categoria. Use o impacto na execução, como no exemplo da tela e da caneta, e decida se o sistema classifica ou só sugere.
7. Deixe a execução como está. Se a área que executa já tem tecnologia própria, não mexa nela; o ganho está na troca de informações.
8. Acompanhe as exceções. Revise os pedidos que caíram fora das regras e transforme em regra o que se repetir.

Se o gargalo é a aprovação em si, e não a triagem da fila, veja como automatizar o fluxo de aprovação.

Quais erros evitar e quando chamar um especialista?

Estes são os erros mais comuns ao organizar a fila de requisições:

• Começar pelo serviço executado. Na indústria, a execução costuma ter tecnologia própria. O ganho maior está no back office.
• Copiar o fluxo de um concorrente. Os seus colaboradores trabalham de outro jeito, e a sua cultura pode ser diferente. Um fluxo copiado não se adapta, e o investimento se perde.
• Manter aprovação duplicada. Se o gerente já aprovou, uma segunda conferência só atrasa a fila.
• Achar que dá para tirar as pessoas de vez. Nenhum processo é 100% substituído, e as pessoas continuam validando em algum ponto.

Para evitar esses erros, a resolução segue quatro passos. Primeiro, padronizar os processos. Em seguida, centralizar as informações, com as regras e as saídas no mesmo lugar. Com isso, o sistema consegue orquestrar o fluxo do jeito que a sua equipe trabalha. Por fim, a fila passa a ser governada por exceção: as pessoas olham só o que foge à regra, com governança e documentação do projeto.

Quando o fluxo envolve várias áreas e bases que não conversam, a orquestração pede quem já fez isso antes. Nossa equipe mapeia as regras, monta o app e conecta as bases. Conheça o nosso desenvolvimento de apps com Power Apps ou veja como Power Apps e Power Automate trabalham juntos.

Perguntas frequentes

Este artigo foi escrito pela Safira Consultoria a partir do vídeo “Como automatizar: simplificando e automatizando pedidos/workflows internos” do nosso canal no YouTube, com a experiência de mais de 500 clientes e 2.000 projetos em Excel, Power BI e Power Platform.