Fluxo de aprovação: como automatizar sem perder o controle

Fluxo de aprovação é o caminho que um pedido interno percorre até alguém autorizá-lo: uma venda acima de certo valor, um reembolso, um serviço de grande porte. Para automatizar esse caminho, o primeiro passo não é escolher um software. Antes, você separa o que já é regra escrita do que pede uma decisão humana. Depois, deixa a regra rodar sozinha e leva ao aprovador só o que exige julgamento.

Este artigo acompanha um vídeo da série “Como automatizar”, do canal da Sapphire Business Technology Brasil no YouTube. Nele, usamos a aprovação por alçada de valor como exemplo. Mesmo assim, a lógica vale para qualquer fluxo interno que alimenta uma decisão, o que muita gente chama de workflow.

Por que o fluxo de aprovação trava mesmo com regras claras?

Um pedido de aprovação nasce de uma regra interna. Por exemplo, a empresa decide que toda venda acima de determinado valor passa por uma revisão, para conferir se os produtos fazem sentido. Da mesma forma, um reembolso pede aprovação. Um serviço muito grande, que vai ocupar boa parte da capacidade produtiva, também.

Esse tipo de alçada aparece cedo. Na nossa leitura, uma empresa com cerca de 10 colaboradores já precisa dela. O nome “burocracia” assusta, mas uma burocracia bem feita protege o back office e confirma a qualidade dos processos internos.

O problema está no jeito como o pedido anda. No modelo manual, ele passa por cinco etapas, e cada uma tem um ponto típico de trava:

Quase sempre, a dor de um fluxo interno nasce dentro da própria empresa. Por isso, a própria empresa consegue desfazer esse nó.

Quais etapas podem começar e andar sozinhas?

Comece pela solicitação. Imagine que o comercial fechou uma venda acima da alçada. Por que alguém precisa avisar que vai iniciar o fluxo? Se a venda já está no sistema, ela mesma pode disparar o pedido. Isso nem é otimização: é automação direta do processo.

O mesmo raciocínio vale para os subfluxos. Um reembolso, por exemplo, pode depender de outro fluxo que já passou por aprovação, como o reconhecimento do erro. Nesse caso, pergunte qual fator ainda decide alguma coisa. Muitas vezes, nenhum.

Quando a aprovação é só lógica

Em seguida vem a busca do aprovador. Tivemos um cliente, uma indústria com muitos pedidos, em que o aprovador só conferia duas coisas: o estado do cliente e se ele tinha comprado nos últimos meses. Fazer alguém parar o trabalho para isso, pedido após pedido, não faz sentido.

Com uma base de informações bem feita, essa checagem sai da mesa de qualquer pessoa. Sinceramente, nem chamamos isso de automação. É só lógica: se o estado bate e há compra recente, o pedido segue.

Portanto, faça a mesma pergunta em cada etapa. Essa etapa existe por causa de uma regra que já está escrita? Se a resposta for sim, ela pode ser automática. Se depende de uma avaliação que muda caso a caso, ela continua com uma pessoa.

Quem decide e quem só precisa ser avisado?

As tentativas de contato merecem atenção especial. Muitos fluxos passam por cargos altos, e a disponibilidade dessas pessoas varia muito. Então vale perguntar qual é o papel delas ali. Elas tomam uma decisão efetiva ou só precisam saber o que aconteceu?

Se for só conhecimento, o pedido não precisa parar. Coloque a informação num relatório e mande uma notificação automática por e-mail, WhatsApp ou outro canal que a pessoa já usa.

A espera crítica é a consequência direta desse arranjo. Pouquíssimos fluxos têm um único aprovador em cada ponto. Muitos têm dois, três, às vezes seis por etapa. Já atendemos clientes com 10 aprovadores por etapa, e metade não precisava aprovar nada: era uma regra.

Uma forma simples de organizar isso é classificar cada pessoa do fluxo:

O controle continua. A diferença é que ele deixa de segurar o pedido.

Como entregar ao aprovador a conta já feita?

Algumas aprovações precisam mesmo de uma pessoa que confira e confirme o cálculo. Ainda assim, essa pessoa não precisa refazer a conta do zero.

A automação pode levar a regra de cálculo para dentro da própria aprovação. Em vez de abrir planilhas para descobrir quanto dá 10 vezes 10, o aprovador recebe a lista dos fatores que levaram ao resultado. Assim, ele confere o que quiser e dá andamento. O pedido ganha agilidade, e a decisão continua humana.

Para isso funcionar, você precisa de um banco de dados bem feito. A informação que o aprovador consultaria de qualquer jeito passa a chegar pronta, junto com o pedido.

Padronizar, centralizar e orquestrar

Na maioria das empresas, os dois primeiros níveis já existem. Há padronização das aprovações (N1) e centralização (N2). O passo que falta é a orquestração (N3).

Orquestrar é olhar para todas as etapas anteriores e separar três coisas: o que é regra, o que é decisão técnica e o que realmente precisa de gente. Por que o fluxo aciona aquelas pessoas? Na grande maioria das vezes, não precisava.

Um teste ajuda nessa separação. As pessoas envolvidas tomam uma decisão técnica livre ou uma decisão técnica com regras já estabelecidas? Se for a segunda opção, dá para automatizar.

Excel ou Power Apps: qual ferramenta usar no fluxo de aprovação?

Uma aprovação por alçada de valor não exige uma pilha de softwares. Usamos a Microsoft como referência, com Excel e Power Apps. Se a sua empresa trabalha com Google, a lógica é a mesma com as ferramentas equivalentes.

• Excel: guarda as regras, como a tabela de alçadas e os critérios de cada tipo de pedido, faz as contas e registra quem aprovou o quê. Em alguns clientes, vários arquivos de Excel conversam entre si para entregar o resultado final.
• Power Apps: vira o lugar onde o pedido nasce e onde o aprovador confere os fatores. Segundo a visão geral do Power Apps, da Microsoft, esses aplicativos trazem lógica de negócios e fluxo de trabalho para transformar operações manuais em processos digitais. Eles também rodam no navegador e no celular.

Na prática, porém, o fator que mais pesa é a adaptação de quem vai usar. O consultor não pode simplesmente impor o que acha melhor. Vários Excels conectados não são a opção mais rápida nem a mais elegante. Mesmo assim, se a equipe vai se adaptar e usar no dia a dia, essa é a escolha certa.

Vender um produto caro e dizer que todos se acostumem costuma criar um problema maior que o original. Se essa dúvida existe na sua empresa, leia nosso comparativo entre planilha personalizada ou sistema pronto. Quando a escolha for o app, veja o case em que unificamos aprovações num app com Power Apps.

Como automatizar um fluxo de aprovação: passo a passo

A regra vem antes do primeiro pedido, então ela é o ponto de partida. Dá para começar sozinho, com uma planilha simples.

1. Liste os gatilhos. Anote cada evento que abre um pedido: venda acima da alçada, reembolso, serviço de grande porte.
2. Escreva a regra de cada gatilho. Defina o valor, o tipo de pedido e os critérios que exigem aprovação.
3. Mapeie os subfluxos. Verifique se o pedido depende de outro fluxo que já passou por aprovação.
4. Classifique cada aprovador. Para cada nome, marque se ele decide, confere uma regra ou só precisa saber.
5. Trate cada papel de um jeito. Se a pessoa só confere uma regra fixa, transforme essa regra em lógica e tire a pessoa do caminho. Se ela só precisa saber, troque a aprovação por notificação ou relatório. Se a decisão depende de julgamento, mantenha a pessoa e entregue a conta pronta.
6. Organize a base de dados. Reúna as informações que a regra consulta, como o cadastro de clientes e o histórico de compras.
7. Faça o pedido nascer do evento. Ligue o gatilho ao registro que já existe, para ninguém abrir a solicitação à mão.
8. Registre cada aprovação. Guarde quem aprovou, quando e com base em quais fatores.
9. Escolha a ferramenta pela adoção. Se a equipe vive no Excel, comece por ele. Se o pedido precisa circular entre setores num app, avalie o Power Apps.

Ao terminar, compare o caminho novo com o antigo. Cada aprovador que sobrou deve ter um motivo claro para estar ali.

Fluxos internos costumam ter a maior margem de automação, porque não dependem de fornecedor nem de cliente. Na requisição de compra, por exemplo, entra um fator externo. Já num fluxo interno, as regras quase sempre estão escritas, e em alguns casos dá para automatizar o fluxo inteiro.

Quais erros evitar e quando chamar um especialista?

Estes são os erros mais comuns que vemos ao automatizar aprovações:

• Abrir o pedido à mão quando o próprio evento já poderia dispará-lo.
• Manter como aprovador quem só precisa saber, e com isso segurar o fluxo inteiro.
• Automatizar sem base de dados. Sem um cadastro confiável, a regra não tem o que consultar.
• Impor a ferramenta. Um app que ninguém adota vale menos que um Excel bem usado.
• Confundir exceção com rotina. Um caso esporádico pode ficar com uma pessoa, mas o que se repete há anos é regra.

Um fluxo de aprovação mal avaliado tem consequências sérias, como uma falha de contrato ou uma falha de comunicação. Por isso, automatize com responsabilidade. Quando o processo tem muitos subfluxos, vários setores e aprovadores em cada etapa, a orquestração pede quem já fez isso antes. Para ver o tema de forma mais ampla, leia também sobre como a automação de processos elimina trabalho manual.

Nossa equipe mapeia as alçadas, separa regra de decisão e entrega o fluxo na ferramenta que a sua equipe vai usar. Conheça o nosso desenvolvimento de apps com Power Apps ou, se a base for planilha, o serviço de especialista em Excel.

Perguntas frequentes

Este artigo foi escrito pela Sapphire Business Technology Brasil a partir do vídeo “Como automatizar: criando agilidade nas aprovações” do nosso canal no YouTube, com a experiência de mais de 500 clientes e 2.000 projetos em Excel, Power BI e Power Platform.