DMAIC na prática: o case que devolveu 312 horas por ano

Resumo do projeto

A empresa não estava em crise. Pelo contrário, dava lucro e tinha um bom time operacional. Por isso, a pergunta do projeto era difícil: como melhorar uma operação que, na teoria, não precisava mudar nada?

Qual era o problema de uma empresa líder que vivia de planilhas?

Tudo no cliente passava por planilhas. Cronograma, entregas, faturamento, campo e as divergências entre eles dependiam de cruzamento manual. Não somos inimigos da planilha, mas ela carrega muito trabalho manual, e isso derruba a confiança no dado.

O ponto mais grave eram as cópias. Cada pessoa fazia a sua para simular cenários e mudar números, sem má intenção. Mesmo assim, a fonte da verdade se perdia, porque cada setor tratava o dado do seu jeito antes de passar adiante.

Havia também um problema de linguagem. A operação de campo queria segurança, eficiência e executar bem o serviço. A administração, por sua vez, queria entender como o serviço aconteceu, achar os problemas e propor melhorias. Os dois lados falavam línguas diferentes.

Alguns sinais mostravam isso no dia a dia:

• não existia nenhum documento de procedimento operacional padrão;
• nenhuma reunião ficava gravada ou registrada;
• a regra de aceitar uma nova requisição em um dia útil existia, mas ninguém a cumpria.

Essa regra parece detalhe. No entanto, responder rápido é vantagem competitiva, e isso depende do fluxo de informação do administrativo. Mais à frente, a tecnologia passou a garantir esse prazo.

DMAIC na prática: como definimos e medimos o problema

A tabela resume o que cada etapa do método produziu neste projeto.

Na etapa de definir, desenhamos a rota do dado: de onde ele vem, quais cópias precisam sumir, qual é a base de cálculo e em que ponto o cliente aprova o processo. Também buscamos vitórias rápidas. A equipe começou a gravar as reuniões, e criamos um agente que trata essas gravações e gera registros e uma base de dados. Só isso já alinhou muito a operação.

Depois veio a medição, em que o consultor precisa de humildade. Trazer métricas de mercado que não servem para aquela empresa é um erro comum. Antes de medir, entendemos qual problema o cliente vê todos os dias.

Neste caso, não foi preciso medir a operação de campo. Olhamos só para o back office de gestão da operação, com cerca de 10 pessoas. Medimos três tempos: o perdido na planilha original, o gasto em média com cópias e o consumido por tratamentos que seguiam regras de trabalho.

É nesse último item que mais se perde tempo. Se você já sabe o resultado de uma análise a partir das variáveis, aquilo é trabalho manual que dá para otimizar.

Como o Power Apps e o Power BI entraram na melhoria

Com o problema definido e medido, a análise foi a parte mais simples. Então, a melhoria passou pela tecnologia.

O Power Apps virou a fonte da verdade. Toda inserção passa por ele, com validação desde o início. Quando o próximo setor precisa ver ou editar um dado, também faz isso pelo app. As planilhas continuam existindo, mas só para extração e cálculos rápidos. Assim, quem quer simular um cenário não mexe mais no fluxo de ninguém.

As seis bases do Power Apps alimentam um modelo único no Power BI. Com ele, a gestão tem uma análise de efetividade operacional e uma margem real. Esse número aparece por grupo, por área e por tipo de serviço, já que o cliente oferece vários serviços diferentes.

Relatório vertical, log de alterações e Gantt com filtros

Chamamos a entrega de relatório vertical. A informação nasce no topo e desce entre as áreas, na ordem do processo. Ninguém trava a edição, porque algumas alterações são boas e fazem parte da regra. Porém, toda alteração gera um log, para que o setor seguinte saiba o que mudou.

Para a gestão de serviços de campo, um item fez muita diferença: o gráfico de Gantt com filtros. Parece simples, mas são os filtros que separam um painel valioso de um painel inútil. Por isso, preparamos todo o meio do processo pensando neles.

Por fim, veio a etapa de controlar. Fizemos uma prova de conceito e um vídeo de usabilidade sobre o dia a dia, além de treinamentos no local para toda a equipe. Depois, acompanhamos o cliente num desmame consultivo de um a dois meses.

Resultado: quanto o DMAIC na prática devolveu à área?

Não contamos horinhas pequenas. Medimos só os pilares em que a diferença foi grande:

• status do cronograma;
• visão de Gantt;
• controle de entregas;
• financeiro mês a mês;
• divergências por unidade;
• campos e bases.

Juntas, as rotinas desses pilares levavam 6,4 horas. Depois do projeto, passaram a levar 0,4 hora, ou seja, menos de meia hora.

Somado, o ganho chegou a 312 horas por ano, numa área só. Em dias de oito horas, são 39 dias: um mês inteiro, um doze avos do ano, que antes ia para tarefas manuais.

Uma única área de back office ganhou 312 horas por ano, o equivalente a 39 dias de trabalho, quando a Safira Consultoria trocou planilhas em cópias por um app em Power Apps ligado a um modelo único no Power BI.

E ninguém perdeu o emprego. Todos os colaboradores continuam na empresa, com melhor equilíbrio entre vida e trabalho. Este é só o começo: já atuamos em outras áreas do mesmo cliente. Se quiser comparar com outro projeto parecido, veja o nosso case de automação com Power Apps em serviços corporativos.

Como aplicar o DMAIC na prática na sua área: passo a passo

Para fazer o DMAIC na prática, você não precisa começar pela empresa inteira. Uma área já basta para um ganho grande. Siga esta ordem:

1. Escolha uma área só. Prefira uma que conecte outras, como um back office entre o comercial e o financeiro.
2. Defina o problema com os dois lados. Ouça quem executa e quem administra. Escreva o problema numa frase que os dois aceitem.
3. Mapeie as fontes e as cópias. Para cada dado, anote onde nasce, quem copia e quem trata antes de passar adiante.
4. Meça o tempo das rotinas. Cronometre o tempo na planilha original, nas cópias e nos tratamentos que seguem regra.
5. Separe regra de decisão. Se a análise sempre leva ao mesmo resultado com as mesmas variáveis, é regra e pode virar automação. Se pede discernimento, deixe com a pessoa.
6. Corte etapas antes de automatizar. Se hoje são dez ações, busque cinco, mas mantenha o jeito de trabalhar perto do que a equipe já conhece.
7. Escolha onde o dado entra. Se só uma, duas ou três pessoas lançam no arquivo, uma planilha bem feita pode bastar. Se mais gente alimenta a mesma fonte ao mesmo tempo, leve a entrada para um app como o Power Apps, com validação e log.
8. Ligue a leitura a um painel. Monte a visão de gestão num só modelo e pense nos filtros desde o começo.
9. Controle a adoção. Faça uma prova de conceito, grave um vídeo de uso, treine a equipe e acompanhe de perto por um a dois meses.

Para entender o que um bom painel precisa mostrar, leia o nosso guia de dashboards em Power BI para empresas.

O que este exemplo de DMAIC ensina sobre otimizar antes de automatizar?

A lição central do DMAIC na prática é que a solução precisa fazer sentido para o cliente, e não só para o consultor. Pior do que não receber um projeto é receber, trocar o processo antigo e não usar o novo. Nesse cenário, a área para. Por isso, otimizamos antes de automatizar.

A própria visão geral do Power Apps, da Microsoft, diz que os apps feitos na plataforma trazem lógica de negócios e fluxo de trabalho para transformar operações manuais em processos digitais e automatizados. Na nossa experiência, essa transformação só se sustenta quando alguém enxugou o processo antes. Caso contrário, o app apenas digitaliza a bagunça. Se ainda tem dúvida entre seguir na planilha ou ir para um sistema, veja planilha personalizada ou sistema pronto.

Os próximos passos deste cliente seguem a mesma lógica. Primeiro vêm as despesas com translado e passagens aéreas compradas de um dia para o outro. Depois, a captura na ponta, como localização em tempo real e leitura automática do relatório técnico. Em seguida, alertas de atraso. A camada preditiva fica por último, porque depende de muitos dados e de uma empresa quase toda integrada.

Quer o mesmo roteiro na sua operação? Conheça o nosso trabalho com apps em Power Apps para a operação e com dashboards em Power BI.

Perguntas frequentes

Este artigo foi escrito pela Safira Consultoria a partir do vídeo “Economizamos 312 horas de trabalho com consultoria e automação” do nosso canal no YouTube, com a experiência de mais de 500 clientes e 2.000 projetos em Excel, Power BI e Power Platform.