Gestão de produção de eventos: case de 233 horas por ano

Resumo do projeto

O cliente já acompanhava a Sapphire havia muito tempo quando pediu ajuda. Foi o primeiro projeto com essa empresa. Hoje, ela segue com a nossa equipe em vários outros projetos.

Por que a gestão de produção de eventos travava numa planilha legado?

Todo evento tem a mesma lógica. Primeiro vêm os pilares, que não se discutem. Dentro deles ficam as tarefas e, dentro das tarefas, as subtarefas. Aliás, a mesma estrutura serve para uma obra da construção civil.

No cliente, essa estrutura vivia numa planilha antiga, cheia de fórmulas e macros. Ela travava e ficava muito lenta. Além do controle operacional, a planilha também carregava o financeiro. Enquanto isso, o comercial podia incluir variáveis novas com a produção em andamento. É como mudar a regra do jogo no meio da partida.

Na medição, cronometramos o processo com o arquivo legado e mapeamos todo o retrabalho. Então apareceram os pontos fracos:

• Quatro setores na mesma planilha. Não eram quatro pessoas, e sim quatro setores consultando e editando o mesmo arquivo.
• Colunas sem cruzamento. Uma informação não conversava com a outra.
• Parâmetros que pareciam obsoletos. Na conversa com o cliente, vimos que era só informação desorganizada. Por isso, viraram parâmetros para o futuro.
• Retrabalho de conferência. Os dados tinham problemas com frequência, e alguém precisava conferir tudo de novo.
• Informação perdida. Muitas pessoas tocam a produção de um evento, e os dados se perdiam no caminho.

Quatro setores editando ao mesmo tempo é o ponto mais grave. A coautoria do Excel mostra as alterações dos colegas em segundos, mas pede Microsoft 365 e a versão mais recente do programa. Mesmo quando funciona, porém, ela não define quem pode editar e quem só valida. Além do mais, o cliente tinha uma restrição de versão do Excel.

Automação na produção de eventos: templates por categoria e dólar no caixa

Com a definição e a medição bem feitas, a análise fica mais simples. Nessa fase, já pensamos no processo futuro e em como automatizá-lo.

O primeiro passo foi curar a base e separar as categorias de produção. Afinal, um carnaval não se produz como um show. Separamos, por exemplo, eventos de fim de ano, festivais e a ativação de um evento grande. Para cada categoria, criamos um template de início.

A partir do template, a planilha monta a árvore de trabalho do evento. Cada galho traz as variáveis de contexto, de trabalho e de resultado. Assim, ninguém começa uma produção do zero.

O dólar entra no fluxo de caixa

O redesenho também precisava olhar o dinheiro. Afinal, a empresa lidava com valores em moeda estrangeira, numa coluna própria em dólar. No vídeo, o consultor dá um exemplo: o dólar pode bater 5,15 num dia e 6 duas semanas depois, para o mesmo evento.

Outro ponto é o prazo. A produção de um evento pode durar 1, 2, 3, 4 meses ou mais. Em alguns casos, há um sinal pago já na assinatura do contrato. Logo, quanto maior o prazo, maior a exposição à variação. Num ano de eleição, por exemplo, o câmbio oscila ainda mais.

Por isso, ampliamos o fluxo de caixa a partir do tempo de produção de cada categoria. Ele mostra a variação possível do dólar e trabalha com teto e piso de orçamento. Dessa forma, a contratação de artistas e até o preparo do camarim entram no planejamento com margem para o câmbio.

Por que mantivemos o Excel VBA e colocamos o Power Apps por cima?

Aqui pesou o lado humano. O cliente é uma empresa antiga, com um jeito firme de trabalhar e analistas acostumados ao Excel. Se trocássemos tudo de uma vez, o analista sênior não se adaptaria, e a automação ficaria perdida ou prejudicada.

Então dividimos o trabalho assim:

O Power Apps lê as planilhas pelo caminho onde elas estão guardadas, com algumas travas. Ele aceita as inserções que vêm do Excel. No entanto, qualquer edição acontece só dentro do app. Com isso, resolvemos o acesso simultâneo de várias áreas sem tirar o Excel da rotina de ninguém.

Essa escolha segue uma regra da Sapphire. Quando um material serve a várias pessoas ao mesmo tempo, para consulta e inserção, não sugerimos ficar só no Excel. O mínimo é um app como o Power Apps. Vimos a mesma lógica em outro case com Power Apps, em que planilhas manuais viraram um app.

Na fase de controle, mostramos ao cliente o antes e o depois comprovado. Depois, treinamos os usuários no local e gravamos um vídeo de usabilidade. Se a sua equipe também depende de macros antigas, veja quando contratar consultoria em VBA.

Resultado da gestão de produção de eventos: de 20 horas para menos de 1

O ciclo que medimos é a microação de início de produção. Antes, ele levava 20 horas. Depois do projeto, passou a levar menos de 1 hora, ou pouco mais de 30 a 40 minutos. No total, o vídeo apresenta 233 horas economizadas por ano nesse único microsserviço.

No vídeo, detalhamos o resultado em sete pontos do processo:

• estrutura de tópicos, ou seja, pilares, tarefas e subtarefas;
• inserção de novo tópico;
• exclusão de linhas;
• categorização e cruzamento;
• conversão em dólar;
• emissão das visões;
• prestação de contas no fim.

Pilares e tarefas funcionam quase como templates. Por isso, o trabalho do dia a dia se concentra nas subtarefas.

A Sapphire Business Technology Brasil reduziu de 20 horas para menos de 1 hora o início de produção de uma líder em grandes eventos, com Excel VBA para inserir e Power Apps para validar.

Esse resultado é uma vitória rápida, e planejamos assim. Primeiro, a equipe vê o ganho e muda a forma de olhar o processo. Depois, os ajustes finos ficam mais fáceis. Por fim, o projeto abriu uma parceria de longo prazo, com outros projetos que contaremos em vídeos futuros.

Passo a passo para organizar a gestão de produção de eventos

Você pode começar sem escrever código. Os passos seguem a mesma ordem do projeto.

1. Liste os tipos de evento. Separe as categorias que a empresa produz, como shows, festivais, fim de ano e ativações.
2. Escreva um template de início por categoria. Coloque nele os pilares e as tarefas que sempre se repetem.
3. Deixe as subtarefas abertas. Elas mudam a cada evento, então a equipe precisa incluir e excluir linhas com facilidade.
4. Ligue o operacional ao financeiro. Use o mesmo código de evento nos dois controles, para as colunas se cruzarem.
5. Trate a moeda à parte. Registre os custos em dólar numa coluna própria e defina teto e piso para o orçamento.
6. Meça antes de mudar. Cronometre um ciclo de início de produção e conte quantas vezes alguém confere o mesmo dado.
7. Decida quem edita. Se só uma pessoa mexe no arquivo por vez, organize a planilha e automatize com VBA. Se vários setores consultam e editam ao mesmo tempo, defina quem insere e quem valida, e leve a validação para um app.
8. Treine e meça de novo. Grave um vídeo curto de uso e compare o tempo do ciclo com o do passo 6.

Se o seu controle ainda está em datas e etapas, comece pela planilha de cronograma de projetos com Gantt. Ela ajuda a enxergar pilares e tarefas no tempo.

O que este case ensina e por onde começar no seu processo

A lição principal é simples. Um pedido pequeno, como deixar uma planilha mais rápida, muitas vezes esconde um problema de processo. Quem só acelera a planilha resolve o sintoma. Já quem mede o processo encontra as horas.

Também vale olhar a ponte entre Excel e app. A Microsoft explica como criar um aplicativo no Power Apps a partir de dados do Excel. A página pede que os dados estejam formatados como tabela e que o arquivo fique num armazenamento em nuvem.

Na nossa experiência, esse preparo é metade do projeto. Se a planilha tem colunas sem cruzamento, o app herda a mesma bagunça. Foi por isso que curamos a base e criamos os templates antes de qualquer tela. O roteiro DMAIC ajuda nessa ordem, e mostramos as cinco etapas com números no case de automação do processo de importação.

Se a sua gestão de produção de eventos ainda roda numa planilha que vários setores editam, comece pelo passo a passo acima. Quando houver muitas regras, moedas e pessoas envolvidas, conheça nossos projetos em Power Apps para medir, redesenhar e automatizar o fluxo inteiro.

Perguntas frequentes

Este artigo foi escrito pela Sapphire Business Technology Brasil a partir do vídeo “Automatizamos 233 horas de um processo e transformamos uma líder de mercado” do nosso canal no YouTube, com a experiência de mais de 500 clientes e 2.000 projetos em Excel, VBA e Power Platform.