Planilha de controle de compras é o arquivo que reúne, num só lugar, as solicitações, as cotações, as compras fechadas e as contas a pagar da empresa. Com ela, o comprador vê o que está em aberto e compara fornecedores. Além do mais, descobre quais itens pesam mais na despesa.
Este post acompanha um vídeo do nosso canal no YouTube. Nele, a equipe da Sapphire Business Technology Brasil apresenta a nossa ferramenta de controle de compras, contas e cotações, do painel de indicadores até a aba em que você escolhe o fornecedor vencedor.
A seguir, mostramos o que uma boa planilha desse tipo precisa ter e como usar a nossa na rotina. Mesmo que você prefira montar a sua, a lógica é a mesma.
Principais conclusões
- A área de compras pesa no lucro pelas pequenas margens: segundo o vídeo, é nelas que se decide se a empresa lucra bem e se é competitiva.
- Uma planilha de compras bem montada segue a ordem fornecedores, itens, solicitações, cotações e compras, com uma aba de parâmetros que alimenta as listas suspensas.
- O painel da nossa ferramenta mostra solicitações, economia obtida, pagamentos pendentes, OTD e percentual pago, além da curva ABC de itens por concentração de gasto.
- É uma ferramenta de entrada, voltada ao setor de compras de micro e pequenas empresas; quando o processo pede mais, nossa equipe personaliza ou cria do zero.
Por que o setor de compras precisa de uma planilha de controle de compras?
No vídeo, o apresentador abre com uma provocação: compras talvez seja a área menos valorizada dentro das empresas. Mesmo assim, a importância dela está justamente nas pequenas margens. Uma diferença pequena no preço de cada item, repetida em todo pedido, pode separar uma empresa lucrativa de uma que mal fecha as contas.
Navegue neste artigo
- Por que o setor de compras precisa de uma planilha de controle de compras?
- O que uma planilha de controle de compras precisa ter?
- Como a nossa ferramenta organiza solicitações, cotações e compras
- Quais indicadores mostram se o setor de compras está dando resultado?
- Como implantar a planilha de controle de compras na rotina
- Quando vale personalizar a ferramenta para a sua empresa?
- Perguntas frequentes
O trabalho do comprador vai além de pedir preço. Ele controla as necessidades da empresa, cuida das margens e acompanha os preços. Também precisa entender o cenário econômico para fazer a melhor aquisição possível.
Sem um controle organizado, porém, esse trabalho se perde em mensagens e anotações soltas. Veja alguns sinais comuns:
- a cotação chega por e-mail ou mensagem e ninguém guarda o histórico;
- a empresa não sabe quanto economizou na negociação do mês;
- ninguém mede se o fornecedor entrega no prazo combinado;
- o financeiro descobre a conta a pagar só quando o boleto vence.
Cada um desses pontos tem a mesma raiz. Falta um lugar único onde a solicitação, a cotação e a compra conversem entre si. É isso que uma planilha bem pensada resolve, porque cada etapa passa a alimentar a seguinte.
Por isso, antes de pensar em sistema caro, vale organizar o processo numa planilha. Na nossa experiência, quem começa assim entende melhor o próprio fluxo. Depois, decide com mais clareza o que precisa automatizar.
O que uma planilha de controle de compras precisa ter?
Uma boa planilha separa os cadastros, que mudam pouco, dos lançamentos do dia a dia. Depois, junta tudo num painel. A tabela abaixo resume as abas que não podem faltar, na mesma ordem que a nossa ferramenta usa.
| Aba | O que registrar | Por que importa |
|---|---|---|
| Parâmetros | Listas padrão usadas no arquivo | Alimenta as listas suspensas e evita digitação livre |
| Fornecedores | Dados, condições de pagamento, prazo médio em dias | Mostra com quem negociar e quem atrasa |
| Itens | Tudo o que o setor de compras controla | Permite comparar o preço do mesmo item no tempo |
| Solicitações | Cada pedido de compra que chega | Registra a necessidade antes da cotação |
| Cotações | Vários preços para cada solicitação, com vencimento | Guarda o histórico e evita perder a proposta |
| Compras | A solicitação e a cotação vencedora | Fecha o ciclo e alimenta contas a pagar |
| Painel | Indicadores e gráficos com filtros | Mostra o resultado sem montar relatório |
A aba de parâmetros parece detalhe, mas sustenta todo o resto. A Microsoft explica, na página sobre como criar uma lista suspensa no Excel, que limitar a célula às opções de uma lista deixa a entrada de dados mais rápida e precisa. A mesma página sugere guardar as opções numa tabela, para que as listas se atualizem quando você inclui ou remove um item.
Em compras, esse cuidado pesa ainda mais. Se o mesmo fornecedor aparece com duas grafias, o total comprado por fornecedor se divide em dois e o painel mente. Por isso, na nossa ferramenta, os cadastros e os parâmetros vêm antes de qualquer lançamento.
Como a nossa ferramenta organiza solicitações, cotações e compras
A demonstração no vídeo começa pelo relatório, mas o uso começa pela aba Instruções. Para o apresentador, ela é a mais importante da planilha. O motivo é simples: muitas ferramentas vendidas no mercado chegam sem explicação nem suporte. Assim, a aba traz o mapa completo do template, o passo a passo de uso, os alertas e o que entra em cada aba.
Em seguida vêm os Parâmetros. Como o vídeo frisa, os valores padrão não são escritos em pedra. Você pode mudar ou acrescentar opções conforme a sua realidade, e todas as listas suspensas do arquivo saem dali.
Depois vêm os cadastros:
- Fornecedores: dados de cada um, condições de pagamento e o prazo médio histórico em dias, que a própria planilha calcula;
- Itens: todos os itens que o setor de compras da sua empresa controla.
A partir daí, a planilha entra na rotina. A aba Solicitações recebe cada pedido de compra. Já a aba Cotações guarda os preços de cada solicitação, com sinalização de vencimento e marcações visuais do que está em avaliação.
Por fim, a aba Compras fecha o ciclo. Você cria o ID da compra e escolhe a solicitação na lista suspensa. Então a cotação escolhida aparece automaticamente, e é ali que você indica o fornecedor vencedor. Na prática, ninguém precisa redigitar preço ou fornecedor, o que reduz o erro de cópia entre abas.
No vídeo, mostramos a aba de compras puxando a cotação vencedora e o painel que resulta disso, tela por tela.
Quais indicadores mostram se o setor de compras está dando resultado?
O painel principal reúne os números que um gestor de compras olha primeiro. No topo, aparecem os indicadores totalizadores:
- solicitações, para saber o volume de pedidos;
- economia obtida, que mostra o ganho da negociação;
- pagamentos pendentes, ou seja, o que ainda vai sair do caixa;
- OTD, sigla em inglês para entrega no prazo, que mede a pontualidade dos fornecedores;
- percentual pago, que compara o valor já pago com o total.
Abaixo deles, os gráficos mostram o total comprado por categoria, por fornecedor e por centro de custo. Também aparecem a evolução mensal de preço e as solicitações em aberto. Os filtros na parte inferior permitem recortar tudo isso sem montar outro relatório.
A segunda tela, de análise detalhada, aprofunda três pontos. Primeiro, o comparador de cotações dentro de cada solicitação, que funciona como uma planilha de cotação de preços ligada ao resto do processo. Depois, o controle de contas a pagar, com a situação de cada conta e uma visão geral. Por fim, a curva ABC de itens, que ordena os itens pela concentração de gasto.
Essa curva responde a uma pergunta que muita empresa nem sabe fazer: quais itens mais afetam a despesa? Quando você sabe disso, concentra a negociação onde o ganho é maior. Do mesmo modo, o gasto por centro de custo conversa direto com o orçamento empresarial no Excel, porque mostra quem está consumindo a verba.
Seu setor de compras ainda não sabe quanto economiza nem quais fornecedores atrasam? Conte como vocês cotam hoje e mostramos o que medir primeiro.
Como implantar a planilha de controle de compras na rotina
A ferramenta só entrega bons números se a rotina de lançamento for constante. Siga esta ordem na primeira semana:
- Leia a aba Instruções. Ela mostra o mapa do arquivo e os alertas antes de você lançar qualquer dado.
- Revise os Parâmetros. Confira cada lista padrão e troque ou acrescente o que a sua empresa usa.
- Cadastre os fornecedores. Inclua as condições de pagamento de cada um; sem elas, o controle de contas a pagar perde a base.
- Cadastre os itens. Comece pelos que você compra com mais frequência e complete a lista aos poucos.
- Abra uma solicitação para cada necessidade. Não junte pedidos diferentes numa linha só, senão o comparador perde o sentido.
- Registre as cotações dentro da solicitação. Se só um fornecedor responder, lance a proposta mesmo assim e anote o motivo. Se vários responderem, lance todos para o comparador mostrar a diferença.
- Feche a compra. Na aba Compras, escolha a solicitação na lista suspensa e indique o vencedor.
- Olhe o painel toda semana. Comece pelos pagamentos pendentes e pelo OTD, que pedem ação rápida.
Quando o volume de pedidos de preço por e-mail crescer demais, o próximo passo é automatizar essa troca de mensagens. Explicamos esse caminho no post sobre como automatizar a cotação de fornecedores.
Quer essa estrutura pronta, com painel, comparador de cotações e contas a pagar? Conheça a versão completa da ferramenta na Loja Sapphire.
Quando vale personalizar a ferramenta para a sua empresa?
O próprio vídeo deixa claro o limite. Trata-se de uma ferramenta de entrada, que não entrega sozinha a otimização e a automação completas do processo. Ainda assim, ela dá uma boa base para quem precisa de controle rápido sobre solicitações, cotações e compras.
O foco está no setor de compras de micro e pequenas empresas, com rotina dinâmica e pouca gente. Nesse cenário, a planilha costuma atender bem desde o primeiro dia.
Por outro lado, alguns sinais mostram que é hora de ir além do modelo padrão:
- a compra precisa de aprovação em mais de um nível antes de sair;
- vários compradores lançam ao mesmo tempo no mesmo arquivo;
- os dados de compras precisam conversar com outro sistema da empresa;
- o painel não responde às perguntas específicas do seu nicho.
Nesses casos, uma planilha de controle de compras para empresa feita sob medida resolve melhor do que adaptar o modelo por conta própria. Se ainda estiver em dúvida, compare as opções no post planilha personalizada ou sistema pronto. Vale também ver como automatizar tarefas no Excel para entender o que pode rodar sozinho.
No vídeo, a equipe se coloca à disposição para melhorar a ferramenta ou criar outra do zero. Conheça as nossas planilhas personalizadas para empresas ou o nosso serviço de especialista em Excel e conte como o seu setor de compras trabalha hoje.
Viu no vídeo e quer o mesmo controle ajustado ao fluxo de compras da sua empresa? Conte como funciona hoje e indicamos o caminho.
Perguntas frequentes
Como fazer uma planilha de controle de compras?
O que é uma planilha de cotação de preços?
O que significa OTD em compras?
Como fazer o controle de contas a pagar junto com as compras?
Para que serve a curva ABC em compras?
Este artigo foi escrito pela Sapphire Business Technology Brasil a partir do vídeo “Controle compras, contas e cotações com a ferramenta completa” do nosso canal no YouTube, com a experiência de mais de 500 clientes e 2.000 projetos em Excel, Power BI e Power Platform.
Douglas dos Reis Silva Junior
Especialista em Negócios & Tecnologia
Passei mais de 15.000 horas resolvendo o mesmo problema: empresas que pagam caro por ferramentas que usam mal. Sou Douglas dos Reis Silva Junior. Formação em Mecatrônica, Administração de Empresas e Ciências Econômicas pela Faculdade Metodista. Especialista certificado em Desenvolvimento Tecnológico no Ambiente Microsoft (2015) e na metodologia Six Sigma / DMAIC (2020). Atuo no ecossistema Microsoft 365 e Google Workspace desde 2015.
Comecei em 2012, dentro das áreas de qualidade e processos da General Electric, Vestas Energia, Aliansce Sonae, Festo e G4S. Foi ali que entendi a regra que carrego até hoje: o problema raramente é a ferramenta, é o desenho do processo em volta dela. Quando migrei para controladoria e finanças, levei essa leitura comigo. E foi ali que comecei a desenvolver soluções que pagam o próprio investimento ainda no primeiro trimestre.
Hoje, na Sapphire Business Technology, gerencio projetos de diversos tamanhos e escopos variados, com uma promessa simples: a planilha, relatório/dashboard ou sistema em que você perde horas em trabalhos manuais não precisa continuar sendo um problema. Isso pode virar a solução do seu fluxo de trabalho e poupar 90% das suas horas com um bom time técnico.
