Automação do processo de importação: case de 528 horas por ano

Resumo do projeto

O ramo marítimo lida com leis internas, leis de outros países e margens pequenas, numa lógica parecida com a da aviação. Por isso, cada hora e cada erro de cálculo pesam no resultado. O cliente soma três grandes projetos com a nossa equipe, e este tratou do fluxo interno.

Por que o processo de importação travava em três planilhas e 40 abas?

O fluxo vivia em três planilhas: escopo, follow-up e uma consolidada. Juntas, elas tinham cerca de 40 abas, ou no mínimo 13 por planilha, em média. Várias pessoas mexiam nos mesmos arquivos.

Só havia um elo entre tudo isso: o número do processo. Era ele que ligava abas, planilhas e pessoas. Assim, um erro nesse número podia desligar o processo de todo o resto.

O diagnóstico mostrou outros quatro pontos fracos:

• Cálculos à mão. A equipe conhecia bem as contas, mas fazia tudo manualmente, inclusive a consulta à base de códigos e ao câmbio.
• Macros sem dono. Desenvolvedores de fora da área escreveram as macros e não deixaram documentação. Ninguém da equipe sabia mantê-las.
• Motor de cálculo exposto. As regras de negócio estavam lá, porém o motor de cálculo ficava aberto para qualquer edição. Com isso, a confiança nos números caía.
• Retrabalho. Como os dados não eram confiáveis, a equipe conferia e redigitava informações.

Um detalhe chamou a nossa atenção. Para o cliente, aquilo não parecia trabalho manual. Era só o ritmo frenético do dia a dia. Quem está dentro do processo raramente enxerga o atrito, e por isso o diagnóstico começa olhando de fora.

Macros sem documentação aparecem também na nossa lista de erros comuns na implantação de Excel corporativo. O risco é simples: o processo fica na mão de uma única pessoa, e ninguém sabe como agir quando surge um erro.

Como redesenhamos a automação do processo de importação com DMAIC

Na definição, mapeamos as três planilhas modelo, todos os campos e as listas fechadas. Ou seja, os valores que não se discutem e os que nem precisam ser digitados. Depois, vieram as regras de cálculo. Essa base pede cuidado: se uma lista fechada tiver um valor a mais ou a menos, o processo inteiro volta para trás.

Na análise, o número do processo virou a chave primária. Em seguida, separamos cadastro geral, documentos, follow-up, cotação de fretes, custos e dashboard em estruturas próprias. As planilhas ficaram mais leves, e cada estrutura passou a cuidar de uma parte do fluxo.

O que mudou na melhoria

• VBA no lugar das fórmulas, com documentação nova e validações automáticas.
• Listas com camada de acesso. A equipe escolhe os valores, mas só quem tem permissão inclui um item novo.
• Linhas dinâmicas no cadastro geral. Elas tratam cada processo conforme o status e isolam a cotação de frete escolhida entre vários fornecedores.
• Custos com variáveis isoladas. FOB, frete e seguro, que formam o CIF, ficam separados dos tributos e taxas. Algumas operações envolvem quatro ou cinco países.

O PDF final continuou, porque a equipe já trabalhava com ele. No entanto, ficou mais rápido, mais confiável e ganhou um novo visual. O Excel tem um método próprio para isso, o ExportAsFixedFormat, que publica a pasta de trabalho em PDF. Agora o documento também sai a cada mudança de status e já vai para a pasta certa.

Quanto a automação do processo de importação economizou?

Medimos três coisas: tempo de ciclo, redigitações e volume mensal. Contamos as horas de forma nominal e, para o volume, adotamos uma premissa conservadora: um processo por dia.

Se entrarem dois clientes no mesmo dia, o volume dobra. Mesmo assim, preferimos um número que se sustenta a um número que impressiona. Se você quer fazer essa conta no seu caso, veja como calcular o ROI de automação antes de fechar o projeto.

A automação do processo de importação de uma empresa líder do ramo marítimo liberou 528 horas por ano, segundo a Sapphire Business Technology Brasil, numa conta conservadora de 20 processos por mês.

O objetivo nunca foi substituir pessoas. Pelo contrário, a ideia é tirar da cabeça da equipe o passo a passo que não admite erro e devolver tempo para analisar cada processo.

A adoção também pesou. O treinamento durou no mínimo dois dias completos, ou 16 horas. Quase todo aconteceu online, porque havia vários times, e um deles teve aula presencial. Depois, a equipe recebeu um vídeo de usabilidade com as possibilidades de erro. Até a gravação do vídeo, não houve nenhuma reclamação técnica sobre o desenvolvimento.

Passo a passo para começar a automação do processo de importação

Você pode preparar o terreno sem escrever uma linha de código. Os passos seguem a mesma ordem do projeto.

1. Liste tudo o que toca um processo. Anote cada planilha, cada aba e quem mexe em cada uma.
2. Defina a chave única. Em geral, é o número do processo. Confira se ele aparece igual em todas as abas.
3. Mapeie os campos e as listas fechadas. Separe o que é parâmetro fixo, como status, fornecedores e moedas, do que a equipe digita.
4. Escreva as regras de custo. Deixe FOB, frete, seguro, tributos e taxas em campos separados, por país.
5. Meça antes de mudar. Cronometre um ciclo completo e conte quantas vezes alguém redigita o mesmo dado.
6. Decida o destino das macros. Se elas têm documentação e alguém da equipe sabe mantê-las, aproveite e organize. Se não têm, trate como caixa-preta e reescreva com documentação antes de automatizar mais. Para essa decisão, vale ler quando contratar consultoria em VBA.
7. Separe as estruturas por função. Cadastro, cotação de frete, custos, documentos e follow-up ficam cada um no seu lugar, ligados pela chave.
8. Treine com folga e meça de novo. Grave um vídeo curto de uso e compare o tempo de ciclo com o da etapa 5.

O que este case ensina sobre automação de processos logísticos

O ramo marítimo parece difícil de automatizar, porque tem muitas variáveis. Na prática, acontece o contrário. As regras desse setor são maduras e bem definidas, e regra madura é justamente a que mais rende automação.

O ponto fraco quase nunca está na regra. Ele aparece na forma como a equipe digita os dados. Por isso, as listas fechadas vieram antes de qualquer macro. A validação de dados do Excel já restringe o que alguém pode digitar numa célula, por exemplo com uma lista suspensa.

Na nossa experiência, porém, a validação sozinha não segura o processo. Se qualquer pessoa pode editar a lista de origem, a regra muda sem ninguém perceber. Foi por isso que criamos a camada de acesso: a lista protege a célula, e a permissão protege a lista.

Outra lição vale para quem conduz projetos assim. O diagnóstico não começa perguntando aonde o cliente quer chegar. Ele começa pelo problema visto de fora, e só depois entra a visão da equipe. Então, a nova arquitetura nasce dessa mistura, desenhada junto com quem vai usar.

Quer mapear o seu fluxo antes de automatizar?

Este projeto tratou só do começo: o fluxo interno de cotação, PO, invoice e packing list. O monitoramento, próxima etapa com o mesmo cliente, já terminou. A captura em campo está em desenvolvimento. Depois, vêm orquestração e alertas e, por fim, uma solução dedicada.

Esse último passo segue uma regra que usamos sempre: um software dedicado se justifica por escala, tempo e nicho. Aqui, o cliente prefere avançar passo a passo, e a evolução para desenvolvimento de software fica para quando fizer sentido.

Se o seu processo ainda passa por várias planilhas, comece pelo passo a passo acima. Quando houver muitas regras, países e pessoas envolvidas, conte com nossos especialistas em Excel e VBA para mapear, medir e automatizar o fluxo inteiro.

Perguntas frequentes

Este artigo foi escrito pela Sapphire Business Technology Brasil a partir do vídeo “Como uma líder de mercado economizou 500+ horas” do nosso canal no YouTube, com a experiência de mais de 500 clientes e 2.000 projetos em Excel, VBA e automação de processos.