Descubra quais tarefas da sua empresa podem ser automatizadas. Busque por software, setor ou palavra-chave e veja, em cada automação, o fluxo de análise, os critérios para avaliar e o passo a passo para Microsoft e Google.
Contratos com parcelas geradas sozinhas e o atraso corrigido com multa e juros
O contrato é cadastrado uma vez, com início, prazo, valor, multa e juros; um botão gera as parcelas de todos os contratos ativos, o status vira Pago, Pendente ou Atrasado pela data e a parcela atrasada já mostra o valor corrigido.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Um contrato novo é fechado: cliente, bem, data de início, prazo, valor da parcela, multa e jurosInício do fluxo
2Combinar com o cliente as condições do contratoNão automatizável (decisão humana)
3Cadastrar o contrato uma vez, escolhendo o cliente e o bem numa listaAutomatiza em parte (decisão humana)
4Gerar com um botão as parcelas de todos os contratos ativos, cada uma com o seu vencimentoPode ser automatizada
5Dar baixa no pagamento confirmado, com a data em que entrouAutomatiza em parte (decisão humana)
6Marcar cada parcela como Pago, Pendente ou Atrasado pela dataPode ser automatizada
7Calcular o valor corrigido da parcela atrasada: valor + multa + juros por dia de atrasoPode ser automatizada
8Filtrar por cliente, bem e status para ver quem está devendo e quantoPode ser automatizada
9Negociar ou perdoar multa e juros e decidir o que fazer com quem não pagaNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos contratos ativos vocês cobram, e a cobrança é semanal, quinzenal ou mensal?
Hoje alguém digita a parcela de cada contrato a cada vencimento, ou as parcelas já existem desde a assinatura?
Multa e juros de atraso estão escritos no contrato? A conta da parcela atrasada é feita na calculadora, e por quem?
Dá para responder agora, sem procurar, quem está em atraso e quanto há para receber?
Quem pode negociar ou perdoar multa e juros, e quem decide o que fazer com o contrato inadimplente? Essas decisões continuam humanas: a planilha gera, marca e calcula.
Excel + VBA
Excel: três tabelas de cadastro, tbClientes, tbBens (veículo, equipamento, sala, o que você aluga ou vende parcelado) e tbContratos (IdContrato, Cliente, Bem, Inicio, Periodicidade, NumParcelas, ValorParcela, Multa, JurosDia, Ativo), com lista suspensa (Validação de Dados) para o cliente e o bem.
VBA: botão Gerar cobranças que, para cada contrato ativo, cria uma linha por parcela com vencimento = início + 7 × nº da parcela (ou um mês a mais por parcela, no contrato mensal), pulando o contrato que já tem parcelas.
Excel: fórmulas do status pela data (pagou: Pago; venceu e não pagou: Atrasado; senão: Pendente), dos dias de atraso e do valor corrigido = valor + multa + juros por dia × dias de atraso.
Excel: proteger as colunas de fórmula (Revisão > Proteger Planilha) e filtrar por cliente, bem e status com a segmentação de dados.
Google Sheets + Apps Script
Google Sheets: abas Clientes, Bens e Contratos com as mesmas colunas, e menu suspenso (Dados > Validação de dados) para o cliente, o bem, a periodicidade e o campo Ativo.
Google Sheets: aba Parcelas com as mesmas colunas da versão Microsoft.
Apps Script: função gerarCobrancas, ligada a um desenho que serve de botão, que cria as parcelas de cada contrato ativo e pula o contrato que já tem parcelas.
Google Sheets: status, dias de atraso e valor corrigido por ARRAYFORMULA na linha do cabeçalho, para cada parcela nova já sair calculada.
Google Sheets: proteger as colunas de fórmula (Dados > Proteger páginas e intervalos) e filtrar por cliente, bem e status com a segmentação de dados.
Opcional: quando o controle cresce
Lembrete de pagamento automático antes do vencimento e no atraso: Power Automate com o Outlook (as parcelas precisam estar num arquivo .xlsx no OneDrive ou SharePoint, porque o conector do Excel não lê .xlsm) ou, na versão Google, uma função do Apps Script com acionador diário e o Gmail.
Painel de recebimentos e inadimplência no Power BI, lendo a tabela de parcelas.
Boleto ou Pix com multa e juros já embutidos: o banco ou um emissor de cobrança integrado. Se a empresa já usa um sistema de gestão de contratos ou de locação, use o controle de parcelas dele antes de montar uma planilha paralela.
Saída de funcionário com tarefas e avisos para cada área
O gestor comunica a saída num formulário curto, cada área (TI, administrativo, DP) recebe no Teams só o que é dela fechar ou receber, marca o que já fez e, no último dia, o fluxo cobra o que falta e avisa o DP.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Alguém da equipe vai sair da empresa e o gestor fica sabendoInício do fluxo
2Conversar com quem sai e combinar o último diaNão automatizável (decisão humana)
3Comunicar a saída no formulário, no mesmo dia: matrícula, cargo e último dia, sem o motivoAutomatiza em parte (decisão humana)
4Montar a lista do que fechar e receber daquele cargo, uma linha por item, com a área e o prazo no último diaPode ser automatizada
5Avisar cada área, no Teams, só dos itens delaPode ser automatizada
6Fechar os acessos, receber notebook, crachá e uniforme, tratar plano de saúde e valeNão automatizável (decisão humana)
7Marcar cada item como feito, com a dataAutomatiza em parte (decisão humana)
8No último dia, cobrar no Teams o que ainda não está feito e avisar o DPPode ser automatizada
9Com todos os itens marcados, concluir a saída e registrar a dataPode ser automatizada
10Fazer a rescisão no sistema de folha ou com o contador e decidir as exceçõesNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quando alguém sai, quem avisa a TI, o administrativo e o DP? Se o aviso depende de alguém lembrar de mandar adiante, ele falha justamente na correria da saída.
Já aconteceu de o e-mail ou um acesso de quem saiu continuar ativo, de um notebook, crachá ou uniforme não voltar, ou de uma fatura chegar com o nome de quem já saiu?
Existe uma lista, por cargo, do que cada pessoa recebe da empresa (acessos, equipamentos, benefícios) e de qual área cuida de cada item? Sem ela, a automação não tem o que mandar: montar essa lista é o primeiro passo.
Cada área tem uma pessoa (ou um e-mail) que responde pelos itens dela? Se a TI é um prestador de fora, ela recebe o aviso por e-mail.
A troca de quem cuida das saídas mudou alguma coisa? Se os mesmos itens escapam com pessoas diferentes, o problema está no caminho, e é o caminho que esta automação desenha.
A empresa já usa Microsoft 365 (Teams, Forms, Lists) ou Google Workspace (Gmail, Drive)? Isso define o caminho.
Microsoft Lists + Forms + Power Automate + Teams
Microsoft Lists: criar a tabela Itens por cargo, com, para cada cargo, os acessos e os itens (e-mail, sistemas, notebook, crachá, uniforme, plano de saúde, vale) e a área que cuida de cada um (TI, administrativo, DP); e a lista Áreas, com quem responde por cada área e se o aviso vai pelo Teams ou por e-mail.
Forms: criar o formulário Comunicar saída, que o gestor preenche no mesmo dia: quem sai (pela matrícula), o cargo e o último dia. Sem o motivo da saída.
Power Automate: cada resposta registra a saída na lista Saídas e cria, na lista Saídas em andamento, uma linha por item daquele cargo, com a área e o prazo do último dia; depois manda para cada área, no Teams, só os itens dela.
Microsoft Lists: cada área marca Feito, com a data, na própria lista (ou Não se aplica, com uma observação).
Power Automate: um fluxo diário, a partir do último dia, cobra no Teams o que ainda não está feito e avisa o DP.
Power Automate: quando o último item é marcado, a saída fica Concluída, com a data, e o gestor e o DP são avisados.
Google Forms + Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: abas ItensPorCargo (item, cargo, área e orientação), Areas (área e e-mail de quem responde), Saidas e Andamento.
Google Forms: o mesmo formulário Comunicar saída (matrícula, cargo e último dia), coletando o e-mail verificado do gestor, vinculado à planilha.
Apps Script: a cada resposta, registrar a saída, criar uma linha por item daquele cargo na aba Andamento e mandar a cada área, pelo Gmail, só os itens dela.
Google Sheets: cada área marca Feito na aba Andamento; a data entra sozinha.
Apps Script: um acionador diário cobra cada área, a partir do último dia, do que falta, avisa o DP e conclui a saída que já tem todos os itens marcados.
A equipe registra num formulário de dez segundos cada vez que faz ou refaz uma rotina, a planilha transforma os minutos em horas e reais pelo valor da hora de cada área, e toda sexta o gestor recebe as rotinas mais caras da semana com a parte que foi refeita.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Ao terminar uma rotina, a pessoa responde o formulário: qual rotina, se foi feita ou refeita e quantos minutos levouInício do fluxo
2Gravar a resposta numa linha da tabela de registrosPode ser automatizada
3Buscar o valor da hora da área da rotina e calcular horas e reais: minutos ÷ 60 × valor da horaPode ser automatizada
4Somar por rotina as horas, os reais e a parte refeita, e projetar o mês e o anoPode ser automatizada
5Toda sexta à tarde, enviar ao gestor as rotinas mais caras da semana e a parte que foi refeitaPode ser automatizada
6Combinar com o financeiro o valor da hora de cada área: custo total da pessoa ÷ 176 horasNão automatizável (decisão humana)
7Lançar à mão o custo do erro que chegou no cliente (desconto, multa)Não automatizável (decisão humana)
8Decidir qual rotina atacar e tirar ela da mão, como um projeto à parteNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Você sabe quanto custa por mês, em reais, a rotina que mais toma tempo da equipe, ou só sabe que ela 'toma tempo'?
Já estimou as horas de cabeça e ficou na dúvida se o número é real? Duas ou três semanas de registro trocam a estimativa por medida.
Quanto do trabalho da equipe é refazer o que saiu errado? Se ninguém sabe, a coluna do retrabalho costuma ser a que mais surpreende.
O financeiro consegue dizer quanto uma pessoa de cada área custa por mês, com encargos e benefícios? Sem esse número, as horas não viram reais.
A equipe aceita registrar cada rotina por algumas semanas, sabendo que o registro mede a rotina e não quem faz? Se soar como fiscalização, os minutos encolhem.
Alguém vai ler o resumo de sexta e decidir? Sem um dono, ele vira mais um e-mail sem resposta.
A empresa já usa Microsoft 365 (Outlook, Teams) ou Google Workspace (Gmail)? Isso define o caminho.
Forms + Excel + Power Automate + Outlook (ou Teams)
Forms: criar um formulário de dez segundos, que abre no celular ou no computador: qual rotina (lista), se foi feita ou refeita (correção) e quantos minutos levou.
Excel: num arquivo no OneDrive ou no SharePoint, criar a tabela de registros (tbRegistros) e uma aba de regras com o valor da hora de cada área (custo total da pessoa ÷ 176 horas, ou seja, 8 horas × 22 dias úteis) e a lista das rotinas com a área de cada uma.
Power Automate: criar um fluxo com o gatilho 'Quando uma nova resposta é enviada' que grava cada resposta numa linha de tbRegistros.
Excel: as colunas fazem a conta minutos ÷ 60 × valor da hora; o resumo mostra, por rotina, as horas, os reais e quanto disso foi retrabalho, mais a projeção do mês e do ano.
Power Automate: criar um fluxo agendado que, toda sexta à tarde, manda ao gestor, no Outlook ou no Teams, as rotinas mais caras da semana e a parte que foi refeita.
Excel: o gestor lança à mão, numa tabela à parte, o custo do erro que chegou no cliente (desconto, multa), e ele entra no resumo da rotina.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Forms: criar o mesmo formulário (rotina em lista, feita ou refeita, minutos) e vinculá-lo a uma planilha.
Google Sheets: criar a aba Regras com o valor da hora de cada área e a lista das rotinas com a área de cada uma.
Google Sheets: na aba de respostas, criar as colunas ValorHora, Horas e Custo com fórmulas que se estendem sozinhas a cada resposta, e uma aba Resumo com horas, reais e retrabalho por rotina.
Apps Script: escrever a função que soma a semana por rotina, ordena pelo custo e envia ao gestor pelo Gmail as mais caras, com a parte refeita.
Apps Script: criar um acionador semanal, toda sexta à tarde, para a função rodar sozinha.
Simulação de pagamento parcelado que se refaz com a amortização
Digite o valor, a entrada e o número de parcelas; a planilha monta a tabela mês a mês, aplica a regra de correção de cada fase, encaixa as parcelas extras e, quando o cliente adianta um valor, refaz o saldo e as parcelas seguintes, com o resumo pronto em PDF.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O cliente pede uma simulação ou muda uma condição: mais entrada, outro prazo, uma parcela extra, um adiantamentoInício do fluxo
2Negociar a condição com o clienteNão automatizável (decisão humana)
3Lançar o valor da venda, a entrada, o número de parcelas e as datas; lançar cada parcela extra (balão) e cada adiantamento com data e valorAutomatiza em parte (decisão humana)
4Lançar o índice de correção de cada mês; o mês que ainda não tem índice usa a taxa estimadaAutomatiza em parte (decisão humana)
5Ver se cada mês é antes ou depois da entrega e aplicar a regra de correção daquela fasePode ser automatizada
6Somar o balão do mês, abater o adiantamento do saldo e recalcular as parcelas seguintesPode ser automatizada
7Montar o resumo: entrada, juros totais, valor final com juros e saldo a pagarPode ser automatizada
8Salvar o resumo em PDF, com a marca da empresa, e mandar ao clienteAutomatiza em parte (decisão humana)
9Decidir se uma condição especial pode ser dadaNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas simulações de pagamento o time monta por semana, e quantas vezes cada uma é refeita na mesma negociação?
O cliente costuma mudar a entrada, o prazo ou pedir para adiantar um valor no meio da conversa? Hoje existe lugar na planilha para esse adiantamento?
A parcela é corrigida por um índice? A regra muda depois de uma data, como a entrega do imóvel ou o fim da obra?
Existem parcelas extras (balões), parcelas de valores diferentes ou intermediárias combinadas no contrato?
Quem negocia e quem pode aprovar uma condição especial? Essas decisões continuam humanas: a planilha faz a conta e mostra o resultado.
Excel
Excel: aba Parametros com o valor da venda, a entrada, o número de parcelas, a data da primeira parcela e a data da entrega; as duas regras de correção, uma para antes e outra para depois da entrega, ficam na tabela tbIndices (o índice de cada mês) e em duas taxas estimadas para os meses que ainda não têm índice.
Excel: tabela tbCondicoes, onde se lança, com data e valor, cada parcela extra (Balão) e cada adiantamento (Adiantamento, a amortização).
Excel: aba Parcelas com uma linha por mês: a fórmula vê se o mês é antes ou depois da entrega, aplica a regra de correção daquela fase, soma o balão do mês e abate o adiantamento do saldo; mudou a entrada ou entrou um adiantamento, o saldo e as parcelas seguintes se recalculam sozinhos.
Excel: aba Resumo com a entrada, os juros totais, o valor final com juros e o saldo a pagar, no formato de impressão, com a marca da empresa, salva em PDF para mandar ao cliente.
Google Sheets + Apps Script + Google Drive
Google Sheets: abas Parametros e Indices, com os mesmos campos e intervalos nomeados da versão Microsoft.
Google Sheets: aba Condicoes com Data, Tipo (Balão ou Adiantamento, em menu suspenso) e Valor.
Google Sheets: aba Parcelas com as mesmas fórmulas, uma linha por mês, que se recalculam a cada mudança.
Google Sheets: aba Resumo com a entrada, os juros totais, o valor final com juros e o saldo a pagar.
Apps Script: função gerarPdfResumo, ligada a um botão, que salva a aba Resumo em PDF numa pasta do Google Drive com o nome do cliente e a data.
Opcional: quando o processo cresce
Com parcelas de valores diferentes por regra, intermediárias, a projeção do fluxo de caixa de todas as vendas juntas e muita gente simulando ao mesmo tempo, vale uma programação por trás da planilha (VBA no Excel) para quem usa só preencher os campos, ou um sistema com banco de dados.
Se a empresa já usa um sistema de gestão de vendas ou de contratos com simulador de parcelas, use o dele antes de montar uma planilha paralela.
Controle de locação de equipamentos, com dias excedentes, situação do pagamento e histórico
Cada locação é lançada uma vez, com a saída e os dias combinados; dela saem sozinhos os dias no cliente e os excedentes, se o equipamento está Locado ou Disponível, o e-mail do que vence e do que atrasou e, com um clique, o histórico.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O cliente pede um equipamento para um períodoInício do fluxo
2Ver o que está disponível e combinar os dias e o valorAutomatiza em parte (decisão humana)
3Registrar a saída uma vez: equipamento, cliente, data, dias combinados, valor e pagamentoAutomatiza em parte (decisão humana)
4Contar todo dia os dias no cliente, os dias excedentes e os dias restantesPode ser automatizada
5Marcar o equipamento como Locado ou Disponível e a locação como Em andamento ou ConcluídaPode ser automatizada
6Avisar por e-mail as locações que vencem amanhã, as que passaram do combinado e os pagamentos atrasadosPode ser automatizada
7Decidir a cobrança do excedente e o que fazer com a locação atrasadaNão automatizável (decisão humana)
8Registrar a devolução e confirmar que o pagamento entrouAutomatiza em parte (decisão humana)
9Encerrar com um clique: a locação devolvida e paga vai para o históricoPode ser automatizada
10Atualizar o painel: disponíveis e locados, média de dias, valor a receber e faturamento do períodoPode ser automatizada
Como avaliar se vale automatizar
Quantos itens vocês alugam ao mesmo tempo, e quantas locações começam e terminam por semana?
Hoje, para dizer se um item está disponível, alguém precisa ligar, perguntar ou procurar anotação?
Alguém sabe, sem fazer conta, quais locações já passaram dos dias combinados?
O pagamento de cada locação é acompanhado na mesma linha da locação ou num controle separado?
Quem decide cobrar o excedente e o que fazer com a locação atrasada? Essa decisão continua humana: a planilha conta, mostra e avisa.
Excel + Office Scripts + Power Automate + Outlook
Excel: criar as tabelas de cadastro tbEquip (CodEquip, Equipamento, Tipo) e tbClientes (CodCliente, Cliente, Telefone), num arquivo .xlsx no OneDrive ou SharePoint.
Excel: criar a tabela tbLoc, uma linha por locação (IdLoc, CodEquip, CodCliente, Saida, DiasCombinados, Devolucao vazia enquanto o item está na rua, Valor e Pagamento numa lista: Pago, Pendente, Atrasado), com validação puxando os cadastros.
Excel: os dias por fórmula: DiasNoCliente = hoje (ou a devolução) menos a saída; DiasExcedentes = DiasNoCliente menos DiasCombinados, zero se der negativo; DiasRestantes e Vencimento; formatação condicional pintando o excedente e o pagamento atrasado.
Excel: a situação sai das locações: em tbEquip, o equipamento com locação sem devolução está Locado, o resto Disponível; em tbLoc, Em andamento ou Concluída; aba Painel com disponíveis e locados, média de dias, a receber e faturamento entre duas datas.
Office Scripts: script Encerrar, ligado a um botão, que manda para a tabela tbHist a locação com devolução preenchida e pagamento Pago e tira a linha de tbLoc.
Power Automate: fluxo agendado toda manhã que lê tbLoc e manda por e-mail as locações que vencem amanhã, as que já passaram do combinado e os pagamentos atrasados.
Google Sheets + Formulários Google + Apps Script + Gmail
Google Sheets: abas Equipamentos (CodEquip, Equipamento, Situacao) e Clientes (CodCliente, Cliente, Telefone).
Formulários Google: formulário de saída (equipamento, cliente, data de saída, dias combinados, valor) ligado à planilha; a aba de respostas vira a aba Locacoes, com as colunas Devolucao e Pagamento acrescentadas à direita.
Google Sheets: dias no cliente, dias excedentes, vencimento e situação por ARRAYFORMULA na linha do cabeçalho, para cada resposta nova já sair calculada; formatação condicional no excedente e no atrasado.
Google Sheets: na aba Equipamentos, Locado ou Disponível por fórmula; aba Painel com as mesmas contas do Excel.
Apps Script: função encerrarLocacoes, atribuída a um desenho que serve de botão, que copia para a aba Historico a locação devolvida e paga e apaga a linha da aba Locacoes.
Apps Script: função avisarLocacoes com acionador diário, que manda pelo Gmail as locações que vencem amanhã, as que passaram do combinado e os pagamentos atrasados.
Opcional: quando o controle cresce
Power BI lendo tbLoc e tbHist para comparar vários períodos, equipamentos e clientes, com a atualização agendada a partir do arquivo no SharePoint.
Com várias pessoas lançando ao mesmo tempo, telas de cadastro para quem não abre a planilha e centenas de locações por mês, o caminho é um projeto sob medida: um aplicativo com banco de dados, como Power Apps com SharePoint ou Dataverse.
Se a empresa já usa um sistema de gestão de locação, use o controle dele antes de montar uma planilha paralela.
Procedimento que se atualiza com as exceções da equipe
Quem encontra um caso que o procedimento não cobre registra pelo celular, o dono do processo decide no Teams se vira regra ou é caso único, a equipe fica sabendo da regra nova e, no dia da revisão, o dono junta as regras no documento e sobe a versão.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Alguém da equipe encontra um caso que o procedimento não cobre e resolve na horaInício do fluxo
2Registrar pelo celular, no formulário, qual processo, o que aconteceu e o que foi feitoAutomatiza em parte (decisão humana)
3Guardar o registro e achar o dono do processo na biblioteca de procedimentosPode ser automatizada
4Enviar ao dono uma aprovação no Teams com duas respostas: vira regra ou caso únicoPode ser automatizada
5Decidir se o caso vira regra e escrever a regra no formato se… então…Não automatizável (decisão humana)
6Gravar a regra na lista de regras novas, pendente de entrar no procedimento, e avisar a equipe no canal do TeamsPode ser automatizada
7Na data da revisão, lembrar o dono das regras novas pendentes daquele procedimentoPode ser automatizada
8Juntar as regras no documento, revisar o procedimento, subir a versão e marcar as regras como incorporadasNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Os procedimentos já estão escritos, ou o processo ainda mora na cabeça de quem faz? Esta automação mantém vivo o que já está escrito; escrever o primeiro procedimento é o passo anterior.
Quando aparece um caso que o procedimento não cobre, alguém anota, ou a solução fica só na memória de quem resolveu?
Cada procedimento tem um dono, a pessoa que decide se um caso novo vira regra? Sem dono, a decisão não tem para quem ir.
A equipe consegue registrar o caso na hora, pelo celular? Registro deixado para o fim do dia costuma não acontecer.
Cada procedimento tem uma data de revisão? Sem ela, as regras novas ficam na lista e nunca entram no documento.
A empresa já usa Microsoft 365 (Teams, SharePoint) ou Google Workspace (Gmail, Drive)? Isso define o caminho.
SharePoint + Forms + Power Automate + Teams
SharePoint: criar a biblioteca Procedimentos com o procedimento (POP) de cada processo em Word e as colunas Processo, Dono, Versao e ProximaRevisao; o histórico de versões o SharePoint guarda sozinho.
SharePoint: criar a lista Registros (todo caso registrado, com a decisão do dono) e a lista Regras novas (processo, regra, data, origem e situação).
Forms: criar um formulário curto, para abrir no celular, com qual processo, o que aconteceu e o que foi feito, só para pessoas da organização e registrando o nome.
Power Automate + Teams: a cada resposta, gravar o registro, achar o dono do processo na biblioteca e enviar a ele uma aprovação com duas respostas, Vira regra ou Caso único; no comentário, ele escreve a regra no formato se… então….
Power Automate: gravar a decisão no registro; em Vira regra, criar a regra em Regras novas como Pendente e postar no canal do Teams da equipe: regra nova no procedimento de <processo>: <regra>.
Power Automate: um fluxo agendado toda segunda procura os procedimentos com a revisão vencida ou nos próximos 7 dias e lembra o dono, no Outlook ou no Teams, das regras pendentes, com o link do documento.
SharePoint: o dono junta as regras no Word, atualiza Versao e ProximaRevisao e marca as regras como Incorporada.
Google Forms + Sheets + Docs + Apps Script + Gmail
Google Docs: um documento por procedimento, numa pasta compartilhada do Drive, que guarda o histórico de versões.
Google Sheets: abas Procedimentos (processo, e-mail do dono, link do documento, versão e próxima revisão), Registros (as respostas do formulário com a decisão) e Regras.
Google Forms: o mesmo formulário curto, coletando o e-mail verificado de quem responde, vinculado à planilha.
Apps Script: a cada resposta, achar o dono e enviar a ele um e-mail com os links Vira regra e Caso único; a página do Vira regra pede a regra no formato se… então….
Apps Script: gravar a decisão no registro; em Vira regra, criar a regra na aba Regras como Pendente e avisar a equipe pelo Google Chat ou pelo Gmail.
Apps Script: um acionador semanal, toda segunda, lembra cada dono das regras pendentes dos procedimentos com a revisão vencida ou nos próximos 7 dias.
Google Docs e Sheets: o dono junta as regras no documento, nomeia a versão, atualiza versão e próxima revisão e marca as regras como Incorporada.
O extrato baixado do banco entra numa pasta e, com um clique em Atualizar, cada lançamento ganha a categoria pela regra e o mês de referência, e o resultado do mês (receita, custo, despesa, imposto, lucro, margem e retirada) se monta sozinho.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Uma entrada ou uma saída acontece na conta da empresa, ou em dinheiroInício do fluxo
2Baixar o extrato no internet banking (OFX ou CSV) e salvar na pasta dos extratos; lançar à mão só o que não passa pelo bancoAutomatiza em parte (decisão humana)
3Juntar os extratos da pasta numa tabela só, sem repetir o lançamento que aparece em dois arquivosPode ser automatizada
4Dar a categoria pela regra "palavra na descrição → categoria"; o que não bate fica "A classificar"Pode ser automatizada
5Pôr cada lançamento no mês de referência: a conta de luz de setembro paga em outubro conta em setembroPode ser automatizada
6Classificar o que ficou "A classificar" e criar uma regra nova quando o caso se repeteNão automatizável (decisão humana)
7Somar por grupo e por mês: receita, custo, despesa, imposto, lucro do mês, margem e retiradaPode ser automatizada
8Conferir com o extrato e decidir o mês com o número na mãoNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Em que dia do mês você fica sabendo se o mês anterior deu lucro? E quanta coisa já foi decidida antes disso?
O banco da empresa deixa baixar o extrato em OFX ou em CSV pelo internet banking? É por ele que os lançamentos entram sem digitar.
A conta da empresa é separada da conta do dono? A retirada do dono misturada com despesa distorce o lucro.
Quantas contas bancárias e quantos lançamentos por mês a empresa tem? Com várias contas, cartões e sistema de vendas, o projeto cresce.
Quem vai olhar o "A classificar" toda semana? Essa parte continua humana.
O contador continua fechando a contabilidade e o imposto? Este resultado é gerencial, para decidir o mês; não substitui o fechamento contábil e fiscal.
Excel + Power Query
Excel: a tabela de lançamentos tbLancamentos, com Data, Descricao, Valor, Categoria e MesRef (o mês de referência), montada pelo Power Query a partir dos extratos, mais a tabela tbManuais para o que não passa pelo banco (venda em dinheiro, ajuste).
Excel: a tabela tbCategorias, em que cada categoria está ligada a um grupo do resultado: Receita, Custo, Despesa, Imposto, Retirada ou Fora do resultado (transferência entre contas).
Power Query: a consulta Extrato lê da pasta todos os extratos baixados do banco (CSV ou OFX), junta numa tabela só e não repete o lançamento que aparece em dois arquivos.
Excel: a tabela tbRegras, "palavra na descrição → categoria" (posto → Transporte), com a opção de jogar a conta para o mês anterior; o que não bate com nenhuma regra fica "A classificar" e é decidido na tabela tbAjustes.
Excel: a aba Resultado soma por grupo e por mês de referência e mostra o lucro do mês, a margem, a retirada e o que ficou na empresa, além de quanto ainda está "A classificar".
Excel: a cada extrato novo salvo na pasta, Dados > Atualizar Tudo; a tabela e o resultado se refazem.
Google Sheets + Apps Script + Google Drive
Google Drive: criar a pasta dos extratos e salvar ali o CSV de cada conta, com o nome conta_período.csv, sem converter para planilha.
Google Sheets: criar as abas Categorias, Regras, Ajustes e Manuais, com as mesmas colunas da versão Microsoft, e a aba Lancamentos (ID, Data, Descricao, Valor, Conta, Categoria, Grupo, MesRef).
Apps Script: colar a função atualizarResultado, que lê os CSV da pasta, não repete o lançamento que aparece em dois arquivos, aplica as regras, os ajustes e o mês de referência e grava a aba Lancamentos.
Google Sheets: montar a aba Resultado com SUMIFS por grupo e por mês: receita, custo, despesa, imposto, lucro do mês, margem e retirada.
Google Sheets: ligar a função a um botão (desenho com script atribuído) e clicar a cada extrato novo.
Cada pessoa da equipe lista as próprias rotinas num formulário, a planilha calcula as horas no mês e a facilidade de cada uma, e toda segunda o gestor recebe os ganhos rápidos em ordem.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Cada pessoa da equipe responde o formulário, uma vez por rotinaInício do fluxo
2Gravar a resposta numa linha da tabela de rotinasPode ser automatizada
3Calcular as horas no mês: minutos × vezes por dia × 22 dias úteis ÷ 60Pode ser automatizada
4Dar a nota de facilidade pela resposta da regra e classificar: ganho rápido, projeto pra depois ou pouco tempo no mêsPode ser automatizada
5Toda segunda de manhã, enviar ao gestor os ganhos rápidos ordenados pelas horas no mêsPode ser automatizada
6Conferir com quem faz a rotina se a resposta faz sentido e juntar rotinas repetidasNão automatizável (decisão humana)
7Escolher qual rotina atacar e registrar a decisão na tabelaNão automatizável (decisão humana)
8Tirar a rotina escolhida da mão, como um projeto à parteNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Você sabe hoje quanto tempo por mês a equipe gasta em cada rotina repetida, ou só sabe o que reclama mais alto?
Já tentou levantar as rotinas perguntando de mesa em mesa, e a lista ficou pela metade ou desatualizada?
Cada pessoa consegue dizer quantos minutos uma rotina leva e quantas vezes por dia ela acontece? Uma estimativa honesta já serve.
Alguém vai olhar a lista toda semana e decidir? Sem um dono, o resumo de segunda vira mais um e-mail sem resposta.
Com uma equipe muito pequena, uma conversa resolve sem formulário. O ganho aparece quando são várias pessoas e várias áreas.
A empresa já usa Microsoft 365 (Outlook, Teams) ou Google Workspace (Gmail)? Isso define o caminho.
Forms + Excel + Power Automate + Outlook (ou Teams)
Forms: criar um formulário curto que cada pessoa responde por rotina: nome, área, o que é a rotina, minutos por vez, vezes por dia e se ela segue sempre a mesma regra ou toda hora tem exceção.
Excel: criar a tabela tbRotinas (Data, Pessoa, Area, Rotina, MinutosPorVez, VezesPorDia, Regra, HorasMes, Facilidade, Classe, Ordem, Decisao) num arquivo guardado no OneDrive ou no SharePoint.
Power Automate: criar um fluxo com o gatilho 'Quando uma nova resposta é enviada' que grava cada resposta numa linha de tbRotinas.
Excel: a coluna HorasMes faz a conta minutos × vezes por dia × 22 dias úteis ÷ 60 (a tarefa de 3 minutos, 20 vezes por dia, dá 22 horas).
Excel: a coluna Facilidade dá a nota pela resposta da regra, e a coluna Classe separa cada rotina em ganho rápido (muito tempo e fácil) ou projeto pra depois (muito tempo e difícil).
Power Automate: criar um fluxo agendado que, toda segunda de manhã, manda ao gestor, no Outlook ou no Teams, a lista dos ganhos rápidos ordenada pelas horas no mês.
Excel: o gestor preenche a coluna Decisao da rotina escolhida ou descartada, e ela sai da lista da semana seguinte.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Forms: criar o mesmo formulário (nome, área, rotina, minutos por vez, vezes por dia e a pergunta da regra) e vinculá-lo a uma planilha.
Google Sheets: na aba de respostas, criar as colunas HorasMes, Facilidade e Classe com fórmulas que se estendem sozinhas a cada nova resposta, e a coluna Decisao para o gestor.
Apps Script: escrever a função que lê os ganhos rápidos ainda sem decisão, ordena pelas horas no mês e envia a lista ao gestor pelo Gmail.
Apps Script: criar um acionador semanal, toda segunda de manhã, para a função rodar sozinha.
Google Sheets: o gestor preenche a coluna Decisao da rotina escolhida ou descartada.
Controle de alocação de equipe por obra ou projeto, com aviso das próximas movimentações
Cada movimentação (quem, para onde, em que função, de quando a quando) é lançada uma vez numa tabela; dela saem sozinhos quem está em cada obra ou projeto agora, o histórico de cada pessoa e o e-mail com as entradas e saídas dos próximos dias.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Surge a necessidade de mover alguém (obra ou projeto novo, fim de etapa, troca de função)Início do fluxo
2Decidir quem vai para onde, em que função e a partir de quandoNão automatizável (decisão humana)
3Lançar a movimentação uma vez: pessoa, destino, função, entrada e saídaAutomatiza em parte (decisão humana)
4Conferir lançamento duplicado ou período que se sobrepõe a outroPode ser automatizada
5Atualizar a situação da movimentação (programada, ativa ou encerrada) e onde cada pessoa estáPode ser automatizada
6Mostrar quem está em cada obra ou projeto agoraPode ser automatizada
7Avisar por e-mail o responsável de cada lugar e o RH das entradas e saídas dos próximos diasPode ser automatizada
8Confirmar, adiar ou trocar a movimentação avisadaNão automatizável (decisão humana)
9Tirar o histórico de cada pessoa ou de cada lugar para relatórioPode ser automatizada
Como avaliar se vale automatizar
Quantas pessoas circulam entre obras, clientes ou projetos, e quantas mudanças de lugar acontecem por semana?
Hoje, para saber quem está em cada lugar, alguém precisa perguntar ou juntar planilha, e-mail e anotação?
Dá para dizer, sem procurar, por onde uma pessoa passou, em que função e por quanto tempo?
Quem precisa saber de uma transferência antes de ela acontecer (responsável do lugar, RH, segurança, transporte)?
Quem decide a alocação? Essa decisão continua humana: a planilha registra, mostra e avisa.
Excel + Power Automate + Outlook
Excel: criar as tabelas de cadastro tbObras (CodObra, Obra, Responsavel, EmailResponsavel) e tbPessoas (CodPessoa, Nome), num arquivo no OneDrive ou SharePoint.
Excel: criar a tabela tbMov, uma linha por movimentação (IdMov, CodPessoa, Nome, CodObra, Funcao, Entrada, Saida), com validação de dados puxando as listas dos cadastros e uma coluna que avisa lançamento duplicado ou período sobreposto.
Excel: a coluna Situacao de tbMov diz se a movimentação está Programada, Ativa ou Encerrada pela data de hoje; em tbPessoas, a obra e a função atuais saem da movimentação ativa, por fórmula.
Excel: aba Painel com a contagem de pessoas por obra, a lista de quem está na obra escolhida e a lista das entradas e saídas dos próximos 7 dias.
Power Automate: fluxo agendado toda manhã que lê tbMov, separa as entradas e saídas dos próximos 7 dias e manda um e-mail ao responsável de cada obra, com cópia para o RH.
Excel: filtrar tbMov por pessoa ou por obra dá o histórico, ordenado pela data de entrada, pronto para virar relatório.
Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar as abas Obras (CodObra, Obra, Responsavel, EmailResponsavel) e Pessoas (CodPessoa, Nome).
Google Sheets: aba Movimentacoes, uma linha por movimentação, com validação puxando as listas dos cadastros e a coluna que avisa lançamento duplicado ou período sobreposto.
Google Sheets: coluna Situacao (Programada, Ativa, Encerrada) e, na aba Pessoas, a obra e a função atuais, por fórmula.
Google Sheets: aba Painel com pessoas por obra, quem está na obra escolhida e as movimentações dos próximos 7 dias.
Apps Script: função com acionador diário que separa as entradas e saídas dos próximos 7 dias e manda pelo Gmail um e-mail ao responsável de cada obra, com cópia para o RH.
Google Sheets: o histórico de uma pessoa ou de uma obra sai de um filtro ordenado pela data de entrada.
Opcional: quando o controle cresce
Com telas de cadastro para quem não abre a planilha, várias pessoas lançando ao mesmo tempo e relatórios com a identidade visual da empresa, o caminho é um projeto sob medida: macros (VBA) no Excel desktop ou um aplicativo com banco de dados, como Power Apps com Dataverse.
Se a empresa já usa um sistema de RH, de ponto ou de gestão de obras com alocação por centro de custo, use o dele antes de montar uma planilha paralela.
SoftwareExcelPower QueryPower BIGoogle SheetsGoogle DriveApps ScriptLooker Studio
SetorComercialComércioFinanceiroGestãoLogística
Painel de vendas atualizado a partir do relatório exportado
Os relatórios de vendas exportados do sistema caem numa pasta e, com um clique, entram numa base única sem venda repetida, com total vendido, quantidade, frete e vendas por origem e campanha prontos para filtrar.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O relatório de vendas é exportado do sistema e salvo na pasta dos relatóriosInício do fluxo
2Juntar todos os arquivos da pasta numa tabela únicaPode ser automatizada
3Acertar o tipo das colunas: data como data, valor e frete como númeroPode ser automatizada
4Tirar a venda repetida pelo número único da venda ou do pedidoPode ser automatizada
5Atualizar os totais, os gráficos e os filtros do painelPode ser automatizada
6Conferir se o total do dia bate com o relatório do sistemaAutomatiza em parte (decisão humana)
7Ler os números e decidir campanha, frete e cidadeNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas vezes por dia alguém exporta o relatório de vendas e refaz o filtro à mão para responder uma pergunta?
O sistema exporta sempre as mesmas colunas, com o mesmo nome? Se o layout muda, a junção dos arquivos quebra.
Cada venda tem um número único no arquivo (pedido, transação)? É ele que impede contar a mesma venda duas vezes.
A mesma venda pode mudar de status entre uma exportação e outra (pendente, pago, cancelado)? Então é preciso escolher qual versão vale, e o guia mostra como.
Quem decide campanha, frete e cidade a partir dos números? Essa parte continua humana: a automação entrega o número limpo, não a decisão.
Excel + Power Query
Pasta: criar uma pasta só para os relatórios exportados do sistema de vendas, sempre no mesmo formato, um arquivo por exportação, com a data e a hora no nome.
Excel: Dados > Obter Dados > De Arquivo > Da Pasta, escolher a pasta e clicar em Combinar > Combinar e Transformar Dados para juntar os arquivos numa tabela única.
Power Query: acertar o tipo das colunas (data como Data, valor e frete como Número Decimal) e Remover Duplicatas pela coluna do número da venda (ou do pedido).
Excel: carregar a tabela e montar a tabela dinâmica e os gráficos dinâmicos com total vendido, quantidade e frete, vendas por origem e por campanha, e segmentações por tipo de frete, status, período e cidade.
Excel: a cada arquivo novo salvo na pasta, Dados > Atualizar Tudo; o painel inteiro se refaz.
Google Sheets + Apps Script + Google Drive
Google Drive: criar uma pasta só para os relatórios exportados, de preferência em CSV, sempre com as mesmas colunas.
Google Sheets: criar a aba Base com o mesmo cabeçalho do relatório exportado e a aba Importados, que registra cada arquivo já lido.
Apps Script: escrever a função que lê os arquivos novos da pasta, acrescenta as linhas à aba Base e descarta as vendas cujo número já existe.
Google Sheets: montar a tabela dinâmica e os gráficos (total vendido, quantidade, frete, vendas por origem e por campanha) e os controles de filtro por tipo de frete, status, período e cidade.
Google Sheets: ligar a função a um botão (desenho com script atribuído) ou a um acionador por tempo.
Opcional: painel fora da planilha (Power BI ou Looker Studio)
Power BI Desktop: Obter dados > Pasta (ou Pasta do SharePoint), com os mesmos passos de combinar, acertar tipos e remover duplicatas no Power Query, e o painel montado com cartões, gráficos e segmentações.
Pasta no computador: para a atualização agendada no Power BI Service é preciso um gateway de dados local. Com a pasta no SharePoint, o gateway não é necessário.
Looker Studio: conectar à aba Base do Google Sheets e montar o mesmo painel. Confira no site de cada fabricante a licença exigida para compartilhar o painel.
Lembrete de retorno ao cliente que pediu para pensar
O cliente que recebeu a proposta e disse "vou pensar" volta para o vendedor no dia combinado, com a mensagem pronta e o link que abre o WhatsApp, sem depender da memória de ninguém.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O cliente recebe a proposta, diz que vai pensar e o vendedor combina com ele uma data de retornoInício do fluxo
2Registrar na tabela o cliente, o telefone, a proposta, a data combinada e a mensagem do retornoAutomatiza em parte (decisão humana)
3Todo dia de manhã, procurar os retornos pendentes com a data de hoje ou já vencidaPode ser automatizada
4Montar o link do WhatsApp com o telefone e a mensagem prontaPode ser automatizada
5Avisar o vendedor por e-mail com o cliente, a proposta, a mensagem e o link, e marcar a linha como avisadaPode ser automatizada
6Conferir e ajustar a mensagem, enviar pelo WhatsApp e conduzir a conversaNão automatizável (decisão humana)
7Registrar como ficou: retornado, fechou, perdeu ou nova dataAutomatiza em parte (decisão humana)
8Contar os retornos de hoje, os vencidos sem resposta e as propostas fechadasPode ser automatizada
Como avaliar se vale automatizar
Hoje alguém sabe dizer, sem procurar no WhatsApp, quais clientes estavam esperando retorno esta semana?
Quando o cliente diz "vou pensar", o vendedor combina com ele uma data para voltar a falar, ou a conversa fica em aberto?
Os retornos ficam anotados num lugar só, ou cada vendedor guarda os seus na memória, num caderno ou numa planilha própria?
Existe um texto padrão para o retorno, que o vendedor só ajusta para cada cliente?
Cada vendedor usa o próprio e-mail da empresa? É por ele que o aviso chega.
Excel + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbRetornos (ID, Cliente, Telefone, Proposta, Vendedor, EmailVendedor, DataRetorno, Mensagem, Situacao, Aviso, Observacao) num arquivo salvo no OneDrive ou no SharePoint, com lista suspensa em Situacao.
Excel: criar a aba Resumo com os retornos de hoje, os vencidos sem resposta, as propostas fechadas e perdidas e a lista dos clientes esperando retorno.
Power Automate: criar um fluxo agendado todo dia de manhã que lista as linhas Pendente de tbRetornos e calcula quantos dias faltam para a data combinada.
Power Automate: para cada retorno com a data de hoje ou já vencida e ainda sem aviso, montar o link do WhatsApp com o telefone e a mensagem (encodeUriComponent).
Outlook: enviar ao vendedor um e-mail com o cliente, a proposta, a data, a mensagem pronta e o link, e gravar Avisado na linha para o aviso não se repetir.
Excel: o vendedor confere, envia pelo WhatsApp e registra a Situacao (Retornado, Fechou, Perdeu) ou uma nova data, apagando o Aviso; o Resumo se atualiza sozinho.
Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Retornos com ID, Cliente, Telefone, Proposta, Vendedor, EmailVendedor, DataRetorno, Mensagem, Situacao, Aviso e Observacao, com lista suspensa em Situacao.
Google Sheets: criar a aba Resumo com COUNTIFS para os retornos de hoje, os vencidos e as propostas fechadas e perdidas, e a lista dos vencidos com FILTER.
Apps Script: escrever a função avisarRetornos, que percorre a aba e pega os retornos Pendente com a data de hoje ou já vencida e sem aviso.
Apps Script: montar o link do WhatsApp com encodeURIComponent e enviar ao vendedor, pelo Gmail, a mensagem pronta e o link.
Apps Script: gravar Avisado na coluna Aviso depois de cada envio e criar um acionador diário de manhã para a função.
Google Sheets: o vendedor confere, envia pelo WhatsApp e registra a Situacao ou uma nova data, apagando o Aviso.
Divisão de um valor por regra, com comparação ao que já existe
Digite o valor novo e cada categoria recebe a parte dela pelo percentual-alvo da regra; a planilha soma com o que já existe em cada lugar, marca o que passou do limite e manda a proposta para aprovação.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Chega um valor novo para dividir (investimento, verba, orçamento ou compra)Início do fluxo
2Definir as categorias e os percentuais mínimo, alvo e máximo de cada umaNão automatizável (decisão humana)
3Registrar o que já existe em cada lugar, por categoriaAutomatiza em parte (decisão humana)
4Dividir o valor novo pelo percentual-alvo de cada categoriaPode ser automatizada
5Somar o que já existe com a sugestão, por lugar e no total, e comparar com o alvoPode ser automatizada
6Marcar o que passou da tolerância de desvio ou do máximoPode ser automatizada
7Bloquear o que passou do máximo e mandar o resto para aprovaçãoPode ser automatizada
8Aprovar ou recusar a propostaNão automatizável (decisão humana)
9Gerar a proposta em PDF e guardar com a decisãoAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas propostas de divisão de um valor o time monta por semana, e quanto tempo cada uma leva?
Cada pessoa usa as mesmas categorias e os mesmos percentuais, ou cada uma tem a própria planilha?
A proposta é comparada com o que o cliente (ou a área) já tem em cada lugar, ou olha só o valor novo?
Existe um limite por categoria que não pode ser passado sem alguém aprovar?
Quem define os percentuais e quem aprova? Essas decisões continuam humanas: a planilha faz a conta, compara e avisa.
Excel + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbRegras (Categoria, Minimo, Alvo, Maximo) e uma célula que confere se a soma dos alvos dá 100%.
Excel: criar a tabela tbPosicoes (Local, Categoria, Valor) com o que já existe hoje em cada banco, conta ou unidade.
Excel: na aba Simulacao, digitar o valor novo e a tolerância; cada categoria recebe valor × percentual-alvo.
Excel: na mesma aba, somar o que já existe com a sugestão, comparar o percentual de cada categoria com o alvo e marcar Acima do máximo, Abaixo do mínimo ou Fora da tolerância; uma tabela dinâmica mostra o mesmo por lugar.
Power Automate: fluxo agendado que pega as propostas marcadas como Pronta para aprovação, bloqueia as que têm categoria acima do máximo e manda as outras para o aprovador, registrando a decisão.
Excel: aba Proposta no formato de impressão, exportada em PDF com o número da proposta.
Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar as abas Regras (Categoria, Minimo, Alvo, Maximo) e Posicoes (Local, Categoria, Valor), com a conferência da soma dos alvos.
Google Sheets: na aba Simulacao, as categorias aparecem sozinhas e cada uma recebe valor × percentual-alvo.
Google Sheets: somar o que já existe com a sugestão, comparar com o alvo e marcar o que passou da tolerância ou do máximo; uma tabela dinâmica mostra o mesmo por lugar.
Google Sheets: aba Propostas com uma linha por proposta, o número de alertas e o status.
Apps Script: acionador de hora em hora que bloqueia a proposta com categoria acima do máximo, manda as outras ao aprovador pelo Gmail e grava a data da decisão.
Google Sheets: aba Proposta no formato de impressão, baixada em PDF.
Opcional: quando o processo cresce
Com muitas pessoas montando propostas, papéis de acesso (quem vê quais clientes), histórico de quem mudou cada regra e importação automática dos extratos, a planilha compartilhada fica difícil de controlar. Aí o caminho é um aplicativo com banco de dados, como Power Apps com Dataverse.
Se a empresa já usa um sistema de gestão de carteiras, orçamento ou CRM com regra de alocação, use o dele antes de montar uma planilha paralela.
Triagem de e-mails com encaminhamento e respostas padrão
A caixa de entrada chega organizada por assunto, cada e-mail vai para quem cuida dele e as perguntas repetidas já têm a resposta pronta para revisar.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1E-mail novo chega na caixa de entradaInício do fluxo
2Classificar por remetente, assunto ou palavra-chavePode ser automatizada
3Aplicar a pasta, o marcador ou a categoria do assuntoPode ser automatizada
4Encaminhar para a pessoa responsável pelo assuntoPode ser automatizada
5Preparar a resposta padrão como rascunhoPode ser automatizada
6Ler e decidir o que exige resposta pessoalNão automatizável (decisão humana)
7Revisar o rascunho e enviarNão automatizável (decisão humana)
8Registrar o e-mail tratado (opcional)Pode ser automatizada
Como avaliar se vale automatizar
Quantos e-mails por dia chegam e quantos são perguntas que se repetem?
Alguém lê tudo só para decidir o que é urgente e para quem encaminhar?
Os assuntos mais comuns são poucos e dá para listá-los em palavras-chave?
Quem revisa a resposta antes de sair? Essa decisão continua humana: a automação só prepara o rascunho.
Existe uma caixa compartilhada (contato@, atendimento@) ou cada pessoa recebe a sua?
Outlook + Power Automate (+ Excel)
Outlook: criar regras da caixa de entrada para mover cada assunto fixo para a sua pasta e aplicar uma categoria.
Excel: montar a tabela tbRegras (palavra-chave, responsável, texto sugerido de resposta), guardada no OneDrive ou SharePoint.
Power Automate: criar um fluxo disparado por novo e-mail que procura a palavra-chave do assunto na tabela de regras.
Power Automate: quando houver regra, encaminhar o e-mail ao responsável com o texto sugerido de resposta no comentário.
Excel: registrar cada e-mail tratado na tabela tbRegistro (opcional).
Gmail + Apps Script (+ Google Sheets)
Gmail: criar filtros para os assuntos fixos, com marcador e saída da caixa de entrada, e ativar os Modelos (respostas prontas).
Google Sheets: montar a aba Regras (palavra-chave, marcador, responsável, texto de resposta).
Apps Script: escrever a função que lê os e-mails novos, procura a palavra-chave, aplica o marcador, encaminha e cria o rascunho de resposta.
Apps Script: criar um acionador de tempo para a função rodar a cada poucos minutos.
Google Sheets: registrar cada e-mail tratado na aba Registro (opcional).
Opcional: central de atendimento (helpdesk) para volume alto
Quando o volume é grande ou várias pessoas respondem a mesma caixa, uma ferramenta de atendimento com fila e responsável por chamado atende melhor que regras de e-mail.
Antes de trocar, use este fluxo para descobrir quais são os assuntos mais frequentes.
Os candidatos entram por um formulário padronizado, os requisitos objetivos da vaga são conferidos sozinhos e quem atende já recebe o convite com o link para escolher o horário da entrevista.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Candidato preenche o formulário padronizado da vagaInício do fluxo
2Registrar a candidatura na tabela e confirmar o recebimento por e-mail, sem informar o resultadoPode ser automatizada
3Conferir os requisitos objetivos da vaga e calcular a pontuaçãoPode ser automatizada
4Enviar o convite com o link da agenda a quem atende aos requisitosPode ser automatizada
5Revisar quem não atendeu aos requisitos: a pessoa do RH confirma antes de qualquer respostaAutomatiza em parte (decisão humana)
6Candidato escolhe o horário e o evento entra nas agendas do entrevistador e do candidatoPode ser automatizada
7Avaliar o perfil, a experiência e o currículoNão automatizável (decisão humana)
8Conduzir a entrevistaNão automatizável (decisão humana)
9Decidir a contratação e responder a todos os candidatosNão automatizável (decisão humana)
10Atualizar a etapa de cada candidato na tabelaAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas candidaturas por vaga a empresa recebe e quanto tempo o RH gasta lendo e respondendo cada uma?
Os candidatos chegam por canais diferentes (e-mail, site, mensagem, indicação) ou por um único formulário?
Quais requisitos da vaga são objetivos e verificáveis (disponibilidade, formação mínima, tempo de experiência, localidade)?
Combinar o horário da entrevista consome mensagens de ida e volta com cada candidato?
Existe uma pessoa definida para revisar quem não atendeu aos requisitos antes de responder?
Forms + Excel + Power Automate + Outlook + Bookings
Forms: criar o formulário de candidatura com dados de contato, a vaga, o link do currículo, perguntas objetivas de triagem e o consentimento para uso dos dados.
Excel: criar a tabela tbCandidatos com as respostas e as colunas calculadas Pontos, Triagem e Convidar, e as abas Vagas e Listas com os requisitos mínimos.
Power Automate: criar o fluxo que, a cada nova resposta, adiciona a linha na tabela e envia ao candidato a confirmação de recebimento.
Bookings: criar a página de agendamento das entrevistas, com o entrevistador e os horários disponíveis, e colar o link de cada vaga na aba Vagas.
Power Automate: criar o fluxo agendado que lista as linhas com Convidar igual a Sim, envia o convite com o link da agenda pelo Outlook e atualiza a etapa para Convite enviado.
Excel: acompanhar a etapa de cada candidato, a pontuação e a posição no ranking da vaga.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail + Google Calendar
Google Forms: criar o formulário de candidatura com dados de contato, a vaga, o link do currículo, perguntas objetivas de triagem e o consentimento para uso dos dados.
Google Sheets: na planilha de respostas, adicionar as colunas Pontos, Triagem, Etapa e ConviteEm, e as abas Vagas e Listas com os requisitos mínimos.
Google Calendar: criar a página de agendamento das entrevistas (agenda de compromissos) e colar o link de cada vaga na aba Vagas.
Apps Script: escrever a função que roda a cada nova resposta, confere os requisitos, calcula a pontuação e grava o resultado na linha.
Gmail: enviar a confirmação de recebimento a todos e o convite com o link da agenda a quem atende aos requisitos, pelo próprio script.
Google Sheets: acompanhar a etapa de cada candidato; criar o acionador de envio de formulário e o acionador de tempo para convites liberados à mão.
Solicitação e aprovação de férias e ausências com calendário da equipe
O pedido sai do WhatsApp e do corredor e vira um fluxo com histórico: o colaborador pede por formulário, o gestor aprova com um clique, e a planilha, o calendário da equipe e o RH se atualizam sozinhos.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O colaborador preenche o formulário de pedido de ausênciaInício do fluxo
2Registrar o pedido na tabela com status PendentePode ser automatizada
3Enviar o pedido ao gestor para aprovar ou recusarPode ser automatizada
4Conferir o saldo e o período aquisitivoNão automatizável (decisão humana)
5Decidir considerando a equipe e o calendárioNão automatizável (decisão humana)
6Atualizar a tabela e criar o evento no calendário da equipePode ser automatizada
7Avisar o colaborador e o RH da decisãoPode ser automatizada
8Validar atestados conforme a política da empresaNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos pedidos de férias e ausências chegam por mês, e por quantos canais (conversa, e-mail, papel)?
Já aconteceu de dois colaboradores da mesma equipe saírem ao mesmo tempo sem ninguém perceber?
Dá para achar, sem perguntar a ninguém, quem aprovou o quê e quando?
Quem confere o saldo de férias e o período aquisitivo? Essa conferência continua humana: a automação só organiza o pedido e o aviso.
A empresa já usa Microsoft 365 ou Google Workspace? Isso define o caminho.
Forms + Excel + Power Automate (Aprovações) + Outlook
Excel: criar as tabelas tbPedidos (IdPedido, Colaborador, Email, EmailGestor, Tipo, Inicio, Fim, Dias, Observacao, Status, Comentario), tbColaboradores (Nome, Email, EmailGestor) e tbFeriados (Data), num arquivo no OneDrive ou SharePoint. A coluna Dias conta os dias úteis.
Forms: criar o formulário com Tipo de ausência, Primeiro dia, Último dia e Observação, restrito a pessoas da organização.
Power Automate: criar o fluxo que recebe a resposta, acha o gestor em tbColaboradores e grava o pedido em tbPedidos com o status Pendente.
Power Automate: enviar o pedido ao gestor com a ação 'Iniciar e aguardar uma aprovação' e esperar a decisão.
Power Automate: gravar a decisão e o comentário em tbPedidos, criar o evento no calendário compartilhado da equipe quando aprovado e avisar o colaborador e o RH por e-mail.
Calendário: o evento mostra só 'Férias' ou 'Ausente', nunca o motivo de saúde.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail + Google Calendar
Google Sheets: criar as abas Pedidos, Equipe (Nome, Email, EmailGestor) e Feriados (datas).
Google Forms: criar o formulário com Tipo de ausência, Primeiro dia, Último dia e Observação, coletando o e-mail de quem responde, e vinculá-lo à planilha.
Apps Script: escrever a função que, a cada resposta, acha o gestor, calcula os dias úteis, grava o pedido como Pendente e envia ao gestor um e-mail com os botões Aprovar e Recusar.
Apps Script: publicar um aplicativo da web que recebe o clique do gestor, pede a confirmação, grava a decisão, cria o evento no calendário compartilhado e avisa o colaborador e o RH.
Apps Script: criar o acionador 'Ao enviar o formulário' para a primeira função.
Opcional: integrar com o sistema de folha ou de RH
Se a empresa já usa um sistema de RH ou de folha, a decisão aprovada pode ser exportada ou enviada para lá, em vez de digitada de novo.
O cálculo oficial de saldo, períodos de férias e pagamento continua no sistema de folha ou com o contador; a tabela só registra o pedido e a decisão.
Toda mudança de escopo, prazo ou custo entra por um formulário com motivo e impacto, vai ao aprovador do projeto, e a decisão, o comentário e a data ficam registrados, com o impacto aprovado somado por projeto.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Alguém pede a mudança pelo formulário, com motivo e impacto estimadoInício do fluxo
2Registrar o pedido com status Pendente e achar o aprovador do projetoPode ser automatizada
3Enviar o pedido ao aprovador com um clique para aprovar ou recusarPode ser automatizada
4Avaliar o impacto real em escopo, prazo e custo, ouvindo quem executaNão automatizável (decisão humana)
5Decidir aprovar ou recusar e escrever o motivoNão automatizável (decisão humana)
6Guardar decisão, comentário e data, e avisar quem pediuPode ser automatizada
7Somar o impacto aprovado em prazo e custo por projetoPode ser automatizada
8Ajustar o cronograma e o orçamento e comunicar ao clienteNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas mudanças aparecem por projeto e por quais canais (conversa, e-mail, reunião)?
Já aconteceu de discordar, mais tarde, sobre o que foi combinado e quem autorizou?
Dá para achar, sem perguntar a ninguém, o motivo e a data de cada mudança aprovada?
Quem avalia o impacto e quem aprova? Essas decisões continuam humanas: a automação só leva o pedido ao lugar certo e guarda o registro.
O pedido vem do cliente ou do próprio time? Se vem do cliente, alguém do time preenche o formulário e a comunicação com ele continua humana.
Forms + Power Automate (Aprovações) + SharePoint Lists + Outlook
SharePoint: criar a lista Projetos (nome do projeto e e-mail do aprovador) e a lista Mudancas (título, projeto, solicitante, tipo, descrição, motivo, impacto em dias, impacto em reais, status, aprovador, comentário e data da decisão).
Forms: criar o formulário com projeto, título, tipo, descrição, motivo e os impactos estimados, restrito a pessoas da organização e registrando o nome.
Power Automate: criar o fluxo que recebe a resposta, acha o aprovador do projeto na lista Projetos e cria o item na lista Mudancas com o status Pendente.
Power Automate: enviar o pedido ao aprovador com a ação 'Iniciar e aguardar uma aprovação' e esperar a decisão.
Power Automate: gravar a decisão, o comentário e a data no item e avisar quem pediu por e-mail.
SharePoint: criar a exibição das mudanças aprovadas, agrupada por projeto, com a soma do impacto em dias e em reais.
Google Forms + Apps Script + Google Sheets + Gmail
Google Sheets: criar a aba Projetos (nome do projeto e e-mail do aprovador, com o impacto aprovado somado por SUMIFS) e deixar a aba de respostas do formulário, renomeada para Mudancas, com as colunas de controle à direita.
Google Forms: criar o formulário com projeto, título, tipo, descrição, motivo e os impactos estimados, coletando o e-mail verificado de quem responde, e vinculá-lo à planilha.
Apps Script: escrever a função que, a cada resposta, acha o aprovador do projeto, grava o pedido como Pendente e envia a ele um e-mail com os botões Aprovar e Recusar.
Apps Script: publicar um aplicativo da web que recebe o clique, pede a confirmação e um comentário, grava a decisão e a data e avisa quem pediu.
Apps Script: criar o acionador 'Ao enviar o formulário' para a primeira função.
Revisão periódica de permissões de pastas compartilhadas
Cada pasta sensível tem um dono e um prazo de revisão. Na data, o dono recebe a lista de quem tem acesso, confirma ou pede ajuste, e a decisão fica registrada.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Pasta sensível é cadastrada com dono, local e periodicidade de revisãoInício do fluxo
2Na data de revisão, listar quem tem acesso à pasta e em qual nívelPode ser automatizada
3Montar o relatório da pasta e enviar ao dono, com o jeito de responderPode ser automatizada
4Conferir a lista e decidir quem mantém o acessoNão automatizável (decisão humana)
5Registrar a decisão, o comentário e a data da revisãoPode ser automatizada
6Remover ou ajustar os acessos que o dono pediuNão automatizável (decisão humana)
7Definir a política: quais pastas entram, de quanto em quanto tempo e quem é o donoNão automatizável (decisão humana)
8Manter a tabela de pastas atualizada quando uma pasta nasce, muda de dono ou sai de usoAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas pastas guardam informação que nem todos devem ver (financeiro, RH, contratos, clientes)?
Cada uma dessas pastas tem um dono identificado, que sabe dizer quem deveria ter acesso?
Alguém já descobriu, por acaso, que um ex-colaborador, um prestador ou um parceiro ainda tinha acesso?
Hoje a revisão é feita? Com que frequência, e quem leva o resultado até o dono da pasta?
Existe uma política escrita de acesso, ou cada pasta foi liberada por pedido avulso?
SharePoint + Power Automate + Excel + Outlook
Excel: criar a tabela tbPastas (ID, Pasta, UrlRelativa, DonoEmail, PeriodoMeses, UltimaRevisao, Vencida) e a tabela tbRevisoes (Data, Pasta, Dono, Decisao, Comentario), no mesmo arquivo, guardado em uma biblioteca do SharePoint.
Excel: preencher a coluna Vencida com a fórmula que diz se a pasta está na data de revisão.
Power Automate: criar um fluxo agendado (Recorrência) que roda uma vez por semana, de manhã.
Power Automate: listar as linhas de tbPastas e, para cada pasta com Vencida igual a Sim, consultar as permissões pela ação 'Enviar uma solicitação HTTP para o SharePoint'.
Power Automate: transformar a resposta em uma lista de linhas legíveis (quem, tipo, nível) e abri-la em 'Iniciar e aguardar uma aprovação' para o dono da pasta.
Excel: gravar a decisão e o comentário em tbRevisoes e a data em UltimaRevisao; se o dono pediu ajuste, o Outlook avisa o responsável de TI.
Google Drive + Apps Script + Google Sheets + Google Forms + Gmail
Google Sheets: criar a aba Pastas (Pasta, IdPasta, DonoEmail, PeriodoMeses, UltimoEnvio, Situacao) com uma linha por pasta do Drive.
Google Forms: criar o formulário de decisão, com a pergunta 'Pasta' em primeiro lugar, e ligar as respostas a uma planilha.
Apps Script: escrever a função que lê as pastas na data de revisão e lista editores, leitores e o compartilhamento por link de cada uma.
Gmail: enviar o relatório ao dono, com o link do formulário já preenchido com o nome da pasta.
Google Sheets: gravar a data do envio e criar a aba Relatorios com o histórico do que foi enviado.
Apps Script: criar um acionador semanal para a função rodar sozinha.
Todas as tarefas ficam numa tabela com responsável e prazo, e cada pessoa recebe de manhã a sua lista, com as atrasadas em destaque, sem o gestor reunir nada.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Tarefa é cadastrada na tabela com responsável, e-mail, prazo e prioridadeInício do fluxo
2Todo dia útil, no horário combinado, ler a tabela e separar as tarefas abertasPode ser automatizada
3Agrupar por responsável e marcar o que está atrasado, o que vence hoje e o que vem depoisPode ser automatizada
4Enviar a cada pessoa o resumo com as suas tarefas, as atrasadas primeiroPode ser automatizada
5Priorizar e executar as tarefasNão automatizável (decisão humana)
6Atualizar o status da tarefa na tabela quando avançar ou concluirNão automatizável (decisão humana)
7Renegociar prazo ou redistribuir a tarefa quando não der para cumprirNão automatizável (decisão humana)
8Mostrar ao gestor o total de pendentes e de atrasadas por pessoaPode ser automatizada
Como avaliar se vale automatizar
As tarefas da equipe estão em um único lugar, ou em e-mails, mensagens e cadernos de cada um?
O gestor passa tempo, todo dia ou toda semana, reunindo o que está atrasado e cobrando por mensagem?
Cada tarefa tem um responsável e um prazo, ou muita coisa fica sem dono e sem data?
A equipe já usa uma ferramenta de tarefas (Planner, Trello, Asana, Jira)? Se usa, ela pode já ter esse resumo.
As pessoas atualizam o status quando terminam, ou a lista fica desatualizada?
Excel + Power Automate + Outlook (ou Teams)
Excel: criar a tabela tbTarefas (ID, Tarefa, Responsavel, Email, Prazo, Prioridade, Status, Observacao), com lista suspensa em Prioridade e em Status, e guardar o arquivo no SharePoint ou no OneDrive.
Excel: montar a aba Resumo com os totais de pendentes e atrasadas e a lista por responsável.
Power Automate: criar um fluxo agendado (Recorrência) que roda de segunda a sexta, de manhã.
Power Automate: listar as linhas, filtrar as tarefas abertas com e-mail e prazo e separar a lista de e-mails sem repetição.
Power Automate: para cada e-mail, montar a lista de tarefas da pessoa, com a situação de cada uma, e transformá-la em tabela.
Outlook: enviar o resumo à pessoa; o assunto já diz quantas tarefas estão abertas e quantas atrasadas. O Teams pode ser a entrega, no lugar do e-mail.
Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Tarefas com as colunas Tarefa, Responsavel, Email, Prazo, Prioridade, Status e Observacao, com lista suspensa em Prioridade e em Status.
Google Sheets: montar a aba Resumo com os totais de pendentes e atrasadas e a lista por responsável.
Apps Script: escrever a função que lê as tarefas abertas, agrupa por e-mail e separa atrasadas, as que vencem hoje e as dos próximos dias.
Gmail: enviar a cada pessoa o seu resumo, pelo próprio script.
Apps Script: criar um acionador diário para a função rodar sozinha; a função não envia aos sábados e domingos.
A diretoria recebe todo começo de semana o mesmo painel atualizado, com o comentário de quem analisou, sem ninguém juntar planilhas nem refazer gráficos.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1A semana fecha e cada área registra os seus númerosInício do fluxo
2Juntar os números das áreas numa tabela únicaPode ser automatizada
3Atualizar o painel com os indicadores e os gráficosPode ser automatizada
4Escolher quais indicadores importam para a diretoriaNão automatizável (decisão humana)
5Interpretar os números e escrever o comentário da semanaNão automatizável (decisão humana)
6Conferir se o comentário está pronto antes do envioPode ser automatizada
7Enviar o link do painel e o comentário para a lista da diretoriaPode ser automatizada
8Decidir as ações a partir do relatórioNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
O relatório é refeito do zero toda semana, colando números de planilhas diferentes?
Quantas áreas alimentam o relatório, e cada uma entrega os números no mesmo formato?
A diretoria já usa Power BI ou Looker Studio, ou prefere receber algo mais simples?
Quem escreve o comentário e interpreta os números? Essa parte continua humana: a automação entrega o painel e o texto, não a análise.
Os indicadores são somáveis (vendas, despesas) ou são taxas (margem, conversão)? Taxas pedem um cálculo próprio.
Excel + Power Query + Power BI + Power Automate + Outlook
Excel: cada área mantém uma tabela padronizada tbIndicadores (Data, Area, Indicador, Valor), em arquivos guardados numa mesma pasta do SharePoint.
Power BI Desktop: obter dados de uma pasta do SharePoint e combinar os arquivos numa tabela única, tratando os tipos das colunas.
Power BI Desktop: criar as medidas da semana, da semana anterior e da variação, e montar os cartões, a tabela por indicador e o gráfico por semana.
Power BI Service: publicar, configurar as credenciais e agendar a atualização do modelo para antes do envio.
Excel: criar a tabela tbComentario (Semana, Comentario, Enviado), onde a pessoa responsável escreve o comentário da semana.
Power Automate: criar um fluxo semanal que confere se o comentário está pronto, envia o link do painel e o comentário à diretoria pelo Outlook e marca a linha como enviada.
Power Automate: se o comentário não estiver pronto, o fluxo não envia e avisa a pessoa responsável.
Google Sheets + Apps Script + Looker Studio + Gmail
Google Sheets: cada área mantém uma planilha com a aba Indicadores padronizada (Data, Area, Indicador, Valor).
Google Sheets: criar a planilha Consolidado, que junta as abas das áreas com IMPORTRANGE (autorizando o acesso na primeira vez).
Looker Studio: conectar à aba Consolidado e montar os cartões, a tabela por indicador e o gráfico por semana.
Google Sheets: criar a aba Comentario (Semana, Comentario, Enviado), onde a pessoa responsável escreve o comentário da semana.
Apps Script: escrever a função que confere se o comentário está pronto, envia o link do painel e o comentário à diretoria pelo Gmail e marca a linha como enviada.
Apps Script: criar o acionador semanal; se o comentário não estiver pronto, o script avisa a pessoa responsável em vez de enviar.
Opcional: relatório em PDF anexado ao e-mail
Se a diretoria prefere PDF a um link, o Power BI e o Looker Studio têm envio agendado do painel por e-mail. Confira no site de cada fabricante a licença exigida antes de contar com isso.
Esse envio nativo não leva o comentário da semana. Se o comentário for essencial, mantenha o fluxo deste guia e envie o link.
Relacionamento pós-venda e aviso de renovação de clientes
Cada cliente recebe contato depois da compra, o vendedor é avisado 30 dias antes da renovação e quem ficou muito tempo sem comprar aparece numa lista, sem depender da memória do time.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Venda é registrada na tabela de clientes, com data da compra, e-mail do cliente e vendedorInício do fluxo
2Enviar a mensagem de pós-venda 7 dias depois da compraPode ser automatizada
3Enviar o contato de acompanhamento 60 dias depois da compraPode ser automatizada
4Avisar o vendedor quando faltarem 30 dias ou menos para a renovaçãoPode ser automatizada
5Avisar o vendedor de cliente sem compra e sem renovação marcada há mais de 180 diasPode ser automatizada
6Conversar com o cliente e oferecer condiçõesNão automatizável (decisão humana)
7Registrar o resultado: renovou, perdeu ou pediu para pausarAutomatiza em parte (decisão humana)
8Contar renovações a vencer, vencidas sem baixa e clientes paradosPode ser automatizada
9Decidir quem priorizarNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Hoje alguém sabe dizer, sem montar planilha, quais clientes renovam nos próximos 30 dias?
Já aconteceu de descobrir uma renovação depois da data, ou de perder um cliente sem ninguém ter falado com ele?
As mensagens de pós-venda são escritas uma a uma, ou existe um texto padrão que o time aprovou?
A data da compra e a data da renovação ficam registradas num só lugar, com o e-mail do cliente e o vendedor responsável?
O cliente aceita receber esses contatos? Existe um jeito de pedir para não receber, e a política de dados pessoais da empresa está definida?
Excel + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbClientes (ID, Cliente, Email, Vendedor, EmailVendedor, Produto, Compra, Renovacao, Status, PosVenda, CheckIn, AvisoRenov, Reativar, Contato, Observacao) em um arquivo salvo no SharePoint ou no OneDrive, com lista suspensa em Status.
Excel: criar a aba Resumo com os clientes ativos, as renovações a vencer em 30 dias, as vencidas sem baixa, os clientes sem compra há mais de 180 dias e a taxa de renovação.
Power Automate: criar um fluxo agendado diário que lista as linhas de tbClientes e calcula, para cada cliente Ativo, os dias desde a compra e os dias até a renovação.
Power Automate: enviar a mensagem de pós-venda entre 7 e 30 dias depois da compra e o acompanhamento entre 60 e 90 dias, gravando Enviado na coluna da etapa para nunca repetir.
Power Automate: avisar o vendedor por e-mail quando faltarem até 30 dias para a renovação, e quando o cliente ficar mais de 180 dias sem comprar e sem renovação marcada, gravando Avisado na linha.
Excel: quando o cliente renova, marcar a linha como Renovado e cadastrar a nova compra como uma linha nova; o resumo e a taxa de renovação se atualizam sozinhos.
Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Clientes com ID, Cliente, Email, Vendedor, EmailVendedor, Produto, Compra, Renovacao, Status, PosVenda, CheckIn, AvisoRenov, Reativar, Contato e Observacao, com lista suspensa em Status.
Google Sheets: criar a aba Resumo com COUNTIFS para clientes ativos, renovações a vencer, vencidas sem baixa e sem compra há mais de 180 dias, e uma lista dos clientes parados com FILTER.
Apps Script: escrever a função acompanharClientes, que percorre a aba, calcula os dias desde a compra e até a renovação e envia as mensagens pelo Gmail só para clientes Ativo.
Apps Script: gravar Enviado ou Avisado na coluna da etapa depois de cada envio, para a mesma mensagem nunca sair duas vezes.
Apps Script: criar um acionador diário para a função e autorizar o envio de e-mails com a conta que será a remetente.
Google Sheets: quando o cliente renova, marcar a linha como Renovado e cadastrar a nova compra como uma linha nova.
SoftwareFormsSharePoint ListsPower AutomatePower BIGoogle FormsGoogle SheetsApps ScriptLooker Studio
SetorAtendimentoComercial
Registro de solicitações de clientes com prazo de resposta
Cada pedido de cliente entra num registro único, com responsável e prazo definidos pelo tipo, e o atraso é avisado antes de virar reclamação.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Cliente faz um pedido por telefone, e-mail, WhatsApp ou pessoalmenteInício do fluxo
2Quem recebeu registra a solicitação no formulário (cliente, contato, tipo e descrição)Automatiza em parte (decisão humana)
3Definir o prazo e o responsável pelo tipo da solicitaçãoPode ser automatizada
4Gravar a solicitação na lista e avisar o responsável por e-mailPode ser automatizada
5Avisar o responsável quando faltarem menos de 24 horas para o prazoPode ser automatizada
6Avisar o responsável e o gestor quando o prazo vencer sem respostaPode ser automatizada
7Resolver o problema e responder ao clienteNão automatizável (decisão humana)
8Marcar como respondida e guardar a data e a hora da respostaAutomatiza em parte (decisão humana)
9Decidir exceções ao prazo e prorrogar quando necessárioNão automatizável (decisão humana)
10Calcular tempo médio de resposta, respostas no prazo e atrasos por tipoPode ser automatizada
11Revisar as regras de atendimento com base nos númerosNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Os pedidos chegam por mais de um canal, e cada pessoa anota no seu próprio caderno, planilha ou mensagem?
Já houve cliente que cobrou uma resposta que ninguém lembrava de ter prometido?
Existe um prazo combinado para cada tipo de pedido, ou o prazo é o que cada um acha razoável?
Dá para saber hoje, sem montar planilha, quantas solicitações estão abertas e quais estão atrasadas?
O gestor consegue dizer em quanto tempo, em média, o time responde cada tipo de pedido?
Forms + SharePoint Lists + Power Automate + Power BI
SharePoint Lists: criar a lista Solicitacoes (Título, Cliente, Contato, Tipo, Descricao, Responsavel, Prazo, Status, RespondidaEm, Alerta) e a lista Regras com o prazo em dias e o responsável de cada tipo.
Forms: criar o formulário de registro com Assunto, Cliente, Contato, Tipo e Descrição, para quem recebe o pedido preencher em menos de um minuto.
Power Automate, fluxo 1: a cada resposta do formulário, buscar a regra do tipo, criar o item na lista com o prazo e o responsável e avisar o responsável por e-mail.
Power Automate, fluxo 2: de hora em hora, avisar o responsável quando faltarem menos de 24 horas e avisar o responsável e o gestor quando o prazo vencer, marcando o aviso na linha para não repetir.
Power Automate, fluxo 3: quando o status mudar para Respondida, gravar a data e a hora da resposta.
Power BI: conectar à lista, criar as medidas de solicitações, tempo médio de resposta e percentual no prazo, e montar os visuais por tipo e por responsável.
Google Forms + Sheets + Apps Script + Looker Studio
Google Forms: criar o formulário de registro com Assunto, Cliente, Contato, Tipo e Descrição e vincular as respostas à planilha, na aba Solicitacoes.
Google Sheets: criar a aba Regras com o prazo em dias e o responsável de cada tipo, e a aba Resumo com os indicadores.
Apps Script: função disparada a cada resposta do formulário, que grava o código, o responsável, o prazo e o status Aberta e avisa o responsável por e-mail.
Apps Script: função que roda de hora em hora, avisa quando faltarem menos de 24 horas e quando o prazo vencer, marcando o aviso na linha para não repetir.
Apps Script: função simples ao editar, que guarda a data e a hora da resposta quando o status vira Respondida.
Looker Studio: conectar à planilha e montar o painel de abertas, atrasadas e respostas por tipo.
O time registra as horas por formulário, no dia em que trabalha, e a planilha soma as horas aprovadas por projeto e por pessoa, calcula o valor a faturar pela tarifa e lembra quem esqueceu de registrar.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1A pessoa registra as horas do dia no formulário (projeto, horas, o que fez)Início do fluxo
2Gravar o apontamento na tabela, com o mês de referênciaPode ser automatizada
3Lembrar por e-mail quem não registrou no diaPode ser automatizada
4Revisar as horas: aprovar, ou marcar para ajustar o que está errado ou esquecidoNão automatizável (decisão humana)
5Somar as horas aprovadas do mês por projeto e por pessoaPode ser automatizada
6Calcular o valor a faturar pela tarifa de cada projetoPode ser automatizada
7Negociar com o cliente o que será cobradoNão automatizável (decisão humana)
8Aprovar e emitir a faturaNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
As horas são pedidas só no fim do mês? Quanto tempo se perde correndo atrás de quem não entregou?
Quantos projetos cobram por hora, e quantas pessoas registram horas?
Já aconteceu de faturar menos do que foi trabalhado por falta de registro?
Quem revisa as horas antes do faturamento? Essa revisão continua humana: a automação só soma o que foi aprovado.
A tarifa é a mesma para todo o projeto ou muda por pessoa ou função? Este guia usa uma tarifa por projeto.
Forms + Excel + Power Automate + Outlook
Excel: criar as tabelas tbApontamentos (IdApontamento, Data, Email, Projeto, Horas, Descricao, Status, Mes), tbProjetos (Projeto, Cliente, Tarifa, HorasAprovadas, HorasEmRevisao, ValorAFaturar) e tbPessoas (Nome, Email, Ativo), num arquivo no OneDrive ou SharePoint.
Excel: definir o mês do fechamento numa célula com nome e calcular as horas aprovadas, as horas em revisão e o valor a faturar de cada projeto com SOMASES.
Forms: criar o formulário com Data, Projeto (lista), Horas (número) e Descrição, restrito a pessoas da organização e registrando o nome.
Power Automate: criar o fluxo que, a cada resposta, grava uma linha em tbApontamentos.
Power Automate: criar o fluxo agendado de dias úteis que lista quem está ativo e não registrou horas no dia.
Outlook: enviar o lembrete a cada pessoa que não registrou.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Forms: criar o formulário com Data, Projeto (lista), Horas (número) e Descrição, coletando o e-mail verificado de quem responde, e vinculá-lo à planilha.
Google Sheets: na aba de respostas, renomeada para Apontamentos, acrescentar a coluna Status com validação de dados e a coluna Mes calculada por ARRAYFORMULA.
Google Sheets: criar as abas Projetos (com horas aprovadas, horas em revisão e valor a faturar por SUMIFS), Pessoas e Fechamento (com o mês a faturar).
Apps Script: escrever a função que, nos dias úteis, procura quem está ativo e não registrou horas no dia e envia o lembrete pelo Gmail.
Apps Script: criar um acionador diário, no fim do expediente, para a função rodar sozinha.
Recebimento e conferência de notas fiscais de fornecedores
A nota que chega por e-mail é lida, salva na pasta do fornecedor e do mês, registrada numa tabela com número, valor e data e marcada para conferência, sem baixar anexo nem digitar nada.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O fornecedor envia a nota fiscal por e-mail, com o XML anexoInício do fluxo
2Detectar o e-mail com a nota anexaPode ser automatizada
3Ler número, fornecedor, valor, data de emissão e chave de acesso do XMLPode ser automatizada
4Salvar o arquivo na pasta do fornecedor e do mêsPode ser automatizada
5Registrar a nota na tabela e marcá-la como Para conferirPode ser automatizada
6Conferir a nota com o pedido de compra e o recebimentoNão automatizável (decisão humana)
7Tratar divergências com o fornecedorNão automatizável (decisão humana)
8Aprovar a nota para pagamentoNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas notas fiscais chegam por mês por e-mail, e quantas pessoas recebem essas notas?
Os fornecedores mandam o XML ou só o PDF? A leitura automática depende do XML.
Já aconteceu de uma nota ficar esquecida numa caixa de e-mail e só aparecer no fechamento?
Dá para saber, sem procurar, se a nota de um fornecedor já foi recebida e conferida?
Quem confere com o pedido e quem aprova o pagamento? Essas decisões continuam humanas: a automação só recebe, guarda e registra.
Outlook + Power Automate + SharePoint + Excel
Excel: criar a tabela tbNotas (Chave, Numero, Fornecedor, CNPJ, Emissao, Valor, Recebida, Arquivo, Status, Pedido, Observacao) com a coluna Chave em formato Texto e um alerta calculado para a nota parada.
SharePoint: criar a pasta Notas fiscais na biblioteca de documentos e salvar o arquivo do Excel nela.
Outlook: usar uma caixa exclusiva para notas (de preferência compartilhada) e pedir aos fornecedores que enviem para ela.
Power Automate: fluxo disparado por novo e-mail com anexo, que lê o XML de cada anexo com xpath, confere se a nota já foi registrada pela chave de acesso e cria o arquivo em Notas fiscais/fornecedor/ano-mês.
Power Automate: adicionar a linha em tbNotas com o status Para conferir e o link do arquivo; guardar o PDF da nota na mesma pasta.
Power Automate: o anexo que não for uma nota legível vai para a pasta Sem leitura e entra na tabela com o status Ler à mão.
Excel: o resumo por status e o alerta mostram o que está esperando conferência.
Gmail + Google Drive + Apps Script + Google Sheets
Google Sheets: criar a aba Notas com as mesmas colunas, a coluna Chave em Texto simples, lista suspensa em Status e formatação condicional para a nota parada.
Drive: criar a pasta Notas fiscais e anotar o ID dela.
Gmail: criar um filtro que põe o marcador NF-PROCESSAR em todo e-mail com anexo XML recebido no endereço das notas.
Apps Script: escrever a função que lê o XML de cada e-mail marcado, confere a chave na tabela, salva os anexos em Notas fiscais/fornecedor/ano-mês e registra a linha com o status Para conferir.
Apps Script: o anexo ilegível vai para Sem leitura e entra na tabela com o status Ler à mão; criar um acionador a cada hora.
Google Sheets: o resumo por status mostra o que está esperando conferência.
Opcional: integrar com ERP ou sistema de gestão fiscal
Se a empresa já usa um ERP com importação de XML ou um serviço de manifestação, use o dele para receber a nota; a tabela deste guia serve como painel de conferência.
A consulta da chave de acesso no portal da NF-e e o lançamento contábil continuam fora da planilha.
Recebimento de mercadorias com conferência do pedido
Cada item que chega é registrado num formulário e comparado com o pedido na hora; o estoque recebe o que está conforme e compras é avisada de falta, excesso, item fora do pedido ou problema.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Mercadoria chega com a nota fiscal, e o pedido de compra está cadastrado na planilhaInício do fluxo
2Conferir fisicamente os itens, as quantidades e o estado da embalagemNão automatizável (decisão humana)
3Registrar cada item recebido no formulário (pedido, código, quantidade, nota e estado)Automatiza em parte (decisão humana)
4Comparar o recebido com o pedido e classificar: completo, parcial, excesso ou fora do pedidoPode ser automatizada
5Somar ao estoque os itens recebidos em bom estadoPode ser automatizada
6Avisar compras de falta, excesso, item fora do pedido ou problema no materialPode ser automatizada
7Aceitar ou recusar a mercadoria e decidir o destino do materialNão automatizável (decisão humana)
8Negociar com o fornecedor a falta, o excesso ou a devoluçãoNão automatizável (decisão humana)
9Registrar a decisão na linha do recebimentoAutomatiza em parte (decisão humana)
10Mostrar pedidos aguardando, parciais, com excesso e divergências sem decisãoPode ser automatizada
Como avaliar se vale automatizar
A conferência da entrega ainda é feita com a nota e o pedido em papel, ou na memória de quem recebeu?
Quando falta ou sobra mercadoria, compras descobre no dia da entrega ou semanas depois?
O pedido de compra existe num lugar único, com código, item e quantidade, que o recebimento consegue consultar?
O estoque é atualizado na hora ou só depois, quando alguém lembra de lançar a nota de entrada?
Quem tem autoridade para aceitar ou recusar uma entrega com divergência, e isso fica registrado?
Forms + Excel + Power Automate + SharePoint
Excel: criar a pasta de trabalho com as tabelas tbPedidos (itens pedidos, com fórmulas de recebido, saldo e situação), tbRecebimentos (um registro por item recebido) e tbEstoque, salva no SharePoint.
Forms: criar o formulário de recebimento com Pedido, Código do item, Quantidade recebida, Nota fiscal, Estado e Observação.
Power Automate: a cada resposta, montar a chave pedido|código, buscar o item no pedido e somar o recebido anteriormente à quantidade informada.
Power Automate: classificar o resultado (Completo, Parcial, Excesso ou Fora do pedido), registrar a linha em tbRecebimentos e, se o estado for Conforme, somar a quantidade ao saldo de tbEstoque.
Power Automate: avisar compras por e-mail quando houver falta, excesso, item fora do pedido ou material com problema.
Excel: montar a aba Resumo com pedidos aguardando, parciais, com excesso, itens fora do pedido e divergências sem decisão registrada.
Google Forms + Sheets + Apps Script + Drive
Google Sheets: criar a planilha na pasta compartilhada do Drive, com as abas Pedidos (itens pedidos, com fórmulas de recebido, saldo e situação), Estoque e Recebimentos.
Google Forms: criar o formulário de recebimento com Pedido, Código do item, Quantidade recebida, Nota fiscal, Estado e Observação e vincular as respostas à aba Recebimentos.
Apps Script: função disparada a cada resposta, que busca o item no pedido, soma o recebido anteriormente à quantidade informada e classifica o resultado.
Apps Script: se o estado for Conforme, somar a quantidade ao saldo da aba Estoque; se o resultado não for Completo ou houver problema, avisar compras por e-mail pelo Gmail.
Google Sheets: montar a aba Resumo com pedidos aguardando, parciais, com excesso, itens fora do pedido e divergências sem decisão registrada.
Pesquisa de satisfação automática após o atendimento, com follow-up
Quando o atendimento é encerrado, o cliente recebe a pesquisa sozinho; quem não responde ganha um lembrete, e nota baixa abre um retorno cobrado até ter desfecho registrado.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Atendimento é encerrado e registrado na tabela com o e-mail do clienteInício do fluxo
2Enviar a pesquisa por e-mail, com o link já identificando o atendimentoPode ser automatizada
3Guardar nota e comentário na linha do atendimento quando o cliente respondePode ser automatizada
4Lembrar uma única vez quem não respondeu em 3 dias e marcar sem resposta após 7Pode ser automatizada
5Nota baixa: marcar retorno pendente e avisar o gestorPode ser automatizada
6Cobrar o gestor enquanto o retorno estiver pendente há mais de 2 diasPode ser automatizada
7Contatar o cliente insatisfeito e tentar resolverNão automatizável (decisão humana)
8Registrar o desfecho do retorno (resolvido, em acompanhamento ou sem contato) e dar baixaAutomatiza em parte (decisão humana)
9Calcular nota média, taxa de resposta e retornos pendentesPode ser automatizada
10Transformar o resultado em melhoria do atendimentoNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Hoje a empresa pede feedback depois de todo atendimento ou só quando alguém lembra?
Existe um lugar único onde se registra o encerramento do atendimento, com o e-mail do cliente?
Quando um cliente dá nota baixa, quem fica responsável por ligar ou escrever de volta, e isso fica registrado?
Dá para saber, sem montar planilha, a nota média do mês e quantos clientes nem responderam?
Os clientes aceitam receber um e-mail de pesquisa e um único lembrete? Há política de contato e de dados pessoais definida?
Forms + Power Automate + Excel + Outlook
Forms: criar a pesquisa com 3 perguntas (Código do atendimento, Nota de 1 a 5 e Comentário), permitir que qualquer pessoa responda e gerar o link preenchido previamente com o código.
Excel: criar a tabela tbAtend (ID, Cliente, Email, Atendente, Encerrado, Status, Situacao, Nota, Comentario, Retorno, Desfecho, RetornoEm) em um arquivo salvo no SharePoint ou no OneDrive.
Power Automate, fluxo 1 (agendado, de hora em hora): para cada atendimento Encerrado sem Situacao, enviar o e-mail com o link da pesquisa e gravar Situacao = Enviada.
Power Automate, fluxo 2 (quando uma nova resposta é enviada no Forms): achar o atendimento pelo código, gravar Nota e Comentario, Situacao = Respondida; se a nota for baixa, gravar Retorno = Pendente e avisar o gestor.
Power Automate, fluxo 3 (diário): enviar um único lembrete a quem não respondeu em 3 dias, marcar Sem resposta após 7 dias e cobrar o gestor pelos retornos pendentes.
Excel: montar a aba Resumo com taxa de resposta, nota média, nota média por atendente e retornos pendentes; opcionalmente ligar o Power BI à tabela.
Google Forms + Sheets + Apps Script + Gmail
Google Forms: criar a pesquisa com 3 perguntas (Código do atendimento, Nota em escala de 1 a 5 e Comentário) e vincular as respostas à planilha.
Google Sheets: criar a aba Atendimentos com ID, Cliente, Email, Atendente, Encerrado, Status, Situacao, Nota, Comentario, Retorno, Desfecho e RetornoEm.
Apps Script: função de envio (a cada hora) que manda a pesquisa com o link preenchido previamente e grava Situacao = Enviada.
Apps Script: função disparada a cada resposta enviada, que grava Nota e Comentario na linha do atendimento e, se a nota for baixa, marca Retorno = Pendente e avisa o gestor.
Apps Script: função diária com o lembrete único, a marcação de Sem resposta e a cobrança dos retornos pendentes.
Google Sheets: montar a aba Resumo com AVERAGEIFS, COUNTIFS e a taxa de resposta; opcionalmente ligar o Looker Studio à planilha.
Pedido de compras com cotação de fornecedores e aprovação por valor
A requisição entra por formulário, os fornecedores da categoria recebem o pedido de cotação, as respostas caem num mapa com o menor preço destacado e a compra segue para o aprovador certo, tudo registrado.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O colaborador envia a requisição pelo formulárioInício do fluxo
2Registrar a requisição com um númeroPode ser automatizada
3Enviar o pedido de cotação aos fornecedores da categoriaPode ser automatizada
4Fornecedores respondem preço e prazo pelo formulário de cotaçãoAutomatiza em parte (decisão humana)
5Reunir as respostas no mapa e destacar o menor preçoPode ser automatizada
6Negociar preço e prazo e escolher o fornecedorNão automatizável (decisão humana)
7Enviar a compra para aprovação conforme o valorAutomatiza em parte (decisão humana)
8Aprovar ou recusar conforme a alçadaNão automatizável (decisão humana)
9Registrar a decisão e avisar o comprador e o solicitantePode ser automatizada
10Fazer o pedido ao fornecedor escolhidoNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas compras por mês passam por cotação, e quantos fornecedores costumam ser consultados em cada uma?
Hoje o comparativo de preços é montado à mão a partir de e-mails e mensagens?
Já aconteceu de uma compra ser feita sem aprovação ou sem ficar registrada?
Quem escolhe o fornecedor e quem aprova? Essas decisões continuam humanas: a automação só envia, reúne e registra.
Os fornecedores respondem por formulário? Se não, o comprador digita as respostas no mapa.
Forms + Excel + Power Automate (Aprovações) + Outlook
Excel: criar as tabelas tbReq (requisições), tbFornecedores (Nome, Email, Categoria) e tbCotacoes (respostas dos fornecedores, com total e marca de menor preço), num arquivo no OneDrive ou SharePoint.
Forms: criar o formulário de requisição (item, quantidade, categoria, justificativa) e o formulário de cotação que o fornecedor preenche (número da requisição, preço unitário, prazo, condições).
Power Automate: fluxo que recebe a requisição, grava em tbReq, acha os fornecedores da categoria em tbFornecedores e envia a cada um o pedido de cotação com o link do formulário.
Power Automate: fluxo que recebe cada cotação e grava em tbCotacoes.
Excel: o comprador filtra tbCotacoes pela requisição, vê o menor preço destacado, negocia, escolhe o fornecedor e preenche o valor total em tbReq.
Power Automate: fluxo disparado pela linha selecionada em tbReq, que escolhe o aprovador pelo valor, pede a aprovação, grava a decisão e avisa comprador e solicitante.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar as abas Requisicoes, Fornecedores (Nome, Email, Categoria) e Mapa, ligadas aos formulários.
Google Forms: criar o formulário de requisição (item, quantidade, categoria, justificativa) e o formulário de cotação do fornecedor (número da requisição, preço unitário, prazo, condições), cada um vinculado à planilha.
Apps Script: a cada requisição, gravar a linha, achar os fornecedores da categoria e enviar a cada um o pedido de cotação com o link do formulário já preenchido com o número da requisição.
Google Sheets: aba Mapa que mostra as cotações da requisição escolhida, com o menor preço destacado.
Apps Script: menu 'Compras' para enviar a linha selecionada à aprovação; um aplicativo da web recebe o clique do aprovador, grava a decisão e avisa comprador e solicitante.
Opcional: integrar com o ERP ou o sistema de compras
Se o ERP já tem módulo de compras com cotação e alçada, use o dele em vez de montar este fluxo.
Se a empresa já usa um ERP só para o financeiro, a compra aprovada pode ser lançada nele a partir da tabela, sem digitar de novo.
Cada documento enviado ganha o nome padrão e cai sozinho na pasta do cliente e do ano, e o que a regra não reconhece aparece numa lista para alguém resolver.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Arquivo novo é enviado para a pasta de entradaInício do fluxo
2Informar o cliente e o tipo do documentoNão automatizável (decisão humana)
3Montar o nome no padrão (data, cliente, tipo)Pode ser automatizada
4Criar a pasta do cliente e do ano, se ainda não existirPode ser automatizada
5Mover o arquivo renomeado para a pasta certaPode ser automatizada
6Registrar o arquivo tratado num logPode ser automatizada
7Listar e avisar os arquivos que ficaram fora do padrãoPode ser automatizada
8Resolver os arquivos que a regra não reconheceuNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos arquivos novos chegam por semana, e quanto tempo se perde renomeando e arrastando?
Já aconteceu de procurar um documento e não saber em qual pasta ou com qual nome ele está?
Existe um padrão de nomes e uma árvore de pastas combinados, ou cada pessoa organiza do seu jeito? Definir o padrão continua humano; a automação só o aplica.
Os clientes e os tipos de documento são poucos e estáveis (uma lista curta)?
Quem resolve o que a regra não reconheceu?
SharePoint + Power Automate (+ Excel)
SharePoint: numa biblioteca de documentos, criar a pasta Entrada e as colunas Cliente e Tipo (escolha), com nomes simples e sem acento.
Excel: criar um arquivo com a tabela tbLog (Data, Original, Novo, Cliente, Tipo) para registrar o que o fluxo tratar.
Power Automate: criar um fluxo com o gatilho 'Quando um arquivo é criado ou modificado (somente propriedades)' na pasta Entrada.
Power Automate: seguir só se Cliente e Tipo estiverem preenchidos; compor a data, o ano e o novo nome.
Power Automate: criar a pasta Clientes/cliente/ano e mover o arquivo renomeado numa só chamada ao SharePoint.
Power Automate: registrar a linha em tbLog.
Power Automate: criar um segundo fluxo, semanal, que lista o que ainda está na pasta Entrada e envia a lista por e-mail.
Google Drive + Apps Script + Google Sheets
Google Drive: criar a pasta Entrada e a pasta de cada cliente, e anotar o ID de cada uma (o trecho final do endereço).
Google Sheets: criar as abas Clientes (Codigo, Cliente, IdPasta), Tipos (Palavra, Tipo) e Log.
Combinar com a equipe que todo arquivo sobe para a Entrada com o nome começando pelo código do cliente, seguido de sublinhado e uma palavra do tipo.
Apps Script: escrever a função que lê os arquivos da Entrada, identifica cliente e tipo, renomeia, move para a pasta do cliente e do ano e registra no Log.
Apps Script: criar um acionador de tempo para essa função.
Apps Script: escrever a função semanal que lista o que ficou na Entrada e avisa por e-mail, com o seu acionador.
Opcional: sistema de gestão de documentos
Quando há exigência de controle de versão, aprovação e trilha de auditoria por documento, um sistema de gestão de documentos atende melhor que pastas e nomes.
Antes de adotar um, use este padrão para descobrir quais clientes, tipos e pastas realmente existem.
Geração de recibos a partir de uma planilha, com opção de nota fiscal
O recibo sai em PDF numerado, com os dados da planilha, assim que o pagamento é conferido; a nota fiscal pode seguir pelo mesmo registro, por um emissor fiscal que usa o certificado digital do cliente.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Pagamento é lançado na planilha com cliente, e-mail, descrição e valorInício do fluxo
2Conferir o recebimento no banco e marcar o pagamento como RecebidoNão automatizável (decisão humana)
3Numerar o recibo em sequência e preencher o modelo com os dados da linhaPode ser automatizada
4Gerar o PDF, enviar ao cliente e arquivar a cópiaPode ser automatizada
5Corrigir ou cancelar recibo emitido por enganoNão automatizável (decisão humana)
6Definir com o contador o que deve ser emitido: tipo de nota, código do serviço, alíquota e retençõesNão automatizável (decisão humana)
7Liberar a linha para emissão de nota fiscal (Nota liberada = Sim)Não automatizável (decisão humana)
8Enviar os dados da linha ao emissor fiscal, que assina com o certificado digital guardado pelo clienteAutomatiza em parte (decisão humana)
9Registrar o resultado (número, link ou erro) e avisar quem precisa corrigirAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos recibos a empresa emite por mês e quanto tempo se gasta digitando, salvando em PDF e enviando?
Os recibos têm numeração em sequência, sem repetir e sem pular?
O recebimento é conferido no banco antes de o recibo sair?
A empresa também precisa emitir nota fiscal? De serviço (NFS-e) ou de produto (NF-e)? O contador já definiu os dados de cada serviço?
Quem tem o certificado digital, de que tipo ele é (arquivo ou token/cartão) e quando vence?
Excel + Word + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbPagamentos (ID, Numero, Data, Cliente, Email, Descricao, Valor, Status, EnviadoEm, e as colunas fiscais Documento, Servico, NotaLiberada, NotaStatus, NotaNumero, NotaLink, NotaObs), em arquivo no SharePoint ou no OneDrive.
Word: criar o modelo do recibo com controles de conteúdo de texto simples (Numero, Data, Cliente, Descricao, Valor) e salvá-lo na mesma biblioteca.
Power Automate, fluxo 1 (agendado): para cada pagamento Recebido sem Numero, atribuir o próximo número, preencher o modelo do Word, converter em PDF, enviar pelo Outlook e arquivar.
Excel: gravar na linha o número do recibo e a data do envio.
Power Automate, fluxo 2 (nota fiscal, só com emissor fiscal): para cada linha Recebida e liberada, enviar os dados ao emissor por requisição HTTP e registrar o resultado; a URL e a autorização ficam em variáveis protegidas, nunca na planilha.
Google Sheets + Docs + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Pagamentos com Numero, Data, Cliente, Email, Descricao, Valor, Status, EnviadoEm, LinkRecibo e as colunas fiscais Documento, Servico, NotaLiberada, NotaStatus, NotaNumero, NotaLink e NotaObs.
Google Docs: criar o modelo do recibo com marcadores a substituir (<<NUMERO>>, <<DATA>>, <<CLIENTE>>, <<DESCRICAO>>, <<VALOR>>).
Apps Script: para cada pagamento Recebido sem Numero, atribuir o próximo número, copiar o modelo, trocar os marcadores, exportar em PDF, enviar pelo Gmail e salvar na pasta do Drive.
Google Sheets: gravar na linha o número, a data do envio e o link do PDF.
Apps Script (nota fiscal, só com emissor fiscal): enviar os dados das linhas liberadas ao emissor por requisição HTTP e registrar o resultado; a URL e a autorização ficam nas propriedades do script, nunca na planilha.
Necessário para a nota fiscal: emissor fiscal ou API que use o certificado digital
Recibo não é nota fiscal. Se a empresa precisa emitir NFS-e (serviço) ou NF-e (produto), o contador define o que emitir, o código do serviço, a alíquota e as retenções. Planilha, Word e Docs não emitem nota.
A nota é emitida em um sistema que fala com a prefeitura ou com a SEFAZ e assina o documento com o certificado digital da empresa: o emissor da prefeitura, o Emissor Nacional de NFS-e (gov.br/nfse), um software emissor que a empresa já use ou uma API de emissão fiscal.
Existem provedores de API de emissão fiscal, como a Focus NFe, em que a empresa cadastra o CNPJ e o certificado no painel do provedor e o sistema envia os dados da nota por requisição. Cada provedor tem as próprias regras de campos, municípios atendidos e certificados aceitos: leia a documentação e peça a confirmação por escrito antes de contratar.
O certificado digital (por exemplo, o A2) e a senha são da empresa. Quem instala, guarda, renova e cadastra o certificado no emissor é o cliente ou o contador, nunca a planilha, o fluxo, o script ou quem monta a automação.
Confirme com a certificadora e com o emissor se o seu tipo de certificado pode ser usado por ele: certificado em arquivo costuma ser o que emissores online e APIs aceitam; certificado em token ou cartão exige o dispositivo conectado e nem todo emissor suporta.
Sem emissor com API, o caminho continua válido: a planilha organiza e confere os dados e gera uma lista pronta para a pessoa emitir no portal, com o certificado dela.
Geração de contratos a partir de um modelo e do cadastro
O contrato nasce do modelo aprovado com os dados do cliente já preenchidos, é salvo com nome padrão e segue para o revisor, sem copiar e colar de contratos antigos.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Negócio fechado: o comercial preenche o cadastro do contrato e marca a situação GerarInício do fluxo
2Escolher o modelo e decidir se há cláusulas especiaisNão automatizável (decisão humana)
3Conferir se todos os campos obrigatórios do cadastro estão preenchidosPode ser automatizada
4Preencher o modelo aprovado com os dados do cadastroPode ser automatizada
5Salvar o contrato com nome padrão (número e cliente) na pasta de contratosPode ser automatizada
6Avisar o revisor por e-mail, com o link do arquivoPode ser automatizada
7Revisar juridicamente e ajustar as cláusulas especiaisNão automatizável (decisão humana)
8Coletar a assinatura das partesNão automatizável (decisão humana)
9Atualizar a situação do cadastro (Em revisão, Assinado) e guardar a versão assinadaAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos contratos novos a empresa fecha por mês e quanto tempo se gasta para montar cada um?
Os contratos partem de um modelo aprovado ou do último contrato parecido, copiado e editado?
Já saiu contrato com dado de outro cliente, valor antigo ou campo esquecido no texto?
Os dados do contrato (partes, valor, prazo, objeto) já estão registrados em algum lugar que não seja o próprio documento?
Existe uma pessoa definida para revisar antes de o contrato ir ao cliente?
Excel + Word + SharePoint + Power Automate + Outlook
Word: criar o modelo aprovado com controles de conteúdo (um por dado variável: Cliente, Documento, Endereco, Objeto, Valor, Inicio, Prazo), cada um com o título igual ao nome da coluna do cadastro.
SharePoint: guardar o modelo em uma biblioteca e criar a pasta onde os contratos gerados serão salvos.
Excel: criar a tabela tbContratos com os dados de cada contrato e as colunas Situacao, Arquivo e GeradoEm, salva na mesma biblioteca (o Power Automate só enxerga arquivos na nuvem).
Power Automate: criar um fluxo agendado (a cada 15 minutos) que lista as linhas com Situacao igual a Gerar e, para cada uma, usa a ação Preencher um modelo do Word.
SharePoint: criar o arquivo com o conteúdo gerado, com nome padrão (Contrato número - cliente).
Outlook: avisar o revisor com o link do arquivo.
Excel: atualizar a linha com Situacao Em revisão, o link do arquivo e a data e hora da geração.
Google Sheets + Google Docs + Drive + Apps Script + Gmail
Google Docs: criar o modelo aprovado com marcadores no texto, como {{Cliente}}, {{Documento}} e {{Valor}}, cada um com o mesmo nome do cabeçalho da coluna no cadastro.
Google Drive: criar a pasta raiz dos contratos e anotar o ID do modelo e o ID da pasta.
Google Sheets: criar a aba Cadastro com uma linha por contrato e as colunas Situacao, Arquivo e GeradoEm.
Apps Script: escrever a função que lê as linhas com Situacao igual a Gerar, copia o modelo para a pasta do cliente e troca os marcadores pelos dados da linha.
Gmail: enviar ao revisor o aviso com o link do arquivo, pelo próprio script.
Google Sheets: gravar na linha a situação Em revisão, o link e a data; criar um acionador de tempo a cada 15 minutos para o script rodar sozinho.
SoftwareExcelFormsPower AutomatePower QueryPower BIGoogle SheetsGoogle FormsApps ScriptGmailLooker Studio
SetorRH
Folha de ponto e banco de horas com indicadores
Reúne os registros de entrada e saída, calcula horas trabalhadas, extras, saldo do banco, faltas e atrasos por colaborador e por mês, destaca as inconsistências e entrega o resumo mensal para a folha.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O colaborador registra entrada, saída para o almoço, volta e saída por um formulárioInício do fluxo
2Gravar cada registro com o e-mail e o horário do envioPode ser automatizada
3Consolidar os registros do dia por colaboradorPode ser automatizada
4Calcular horas trabalhadas, horas extras e saldo do diaPode ser automatizada
5Marcar faltas, atrasos e registros incompletosPode ser automatizada
6Validar justificativas, atestados e ajustesNão automatizável (decisão humana)
7Contar os indicadores por colaborador e por mêsPode ser automatizada
8Aplicar a política de compensação do banco de horasNão automatizável (decisão humana)
9Aprovar o fechamento e enviar o resumo para a folha de pagamentoNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
O ponto chega em papel, em planilhas diferentes ou em mensagens, e alguém soma tudo no fim do mês?
O saldo do banco de horas é conferido de cabeça ou numa planilha que ninguém atualiza?
Faltas, atrasos e horas extras por colaborador exigem contar linha por linha?
Existe uma regra escrita de jornada, tolerância e compensação, aprovada pela empresa?
Validar justificativas, definir a compensação e aprovar o fechamento continuam sendo decisões do RH: a automação soma, destaca e conta.
Forms + Power Automate + Excel (Power Query) (+ Power BI)
Excel: criar as tabelas tbColaboradores, tbRegistros, tbJustificativas, tbFeriados e tbParametros, com listas suspensas nos campos de escolha.
Forms: criar o formulário de registro (só pessoas da organização, com o nome do respondente registrado) com uma pergunta de escolha: Entrada, Saída almoço, Volta do almoço ou Saída.
Power Automate: criar o fluxo que, a cada resposta do formulário, grava uma linha em tbRegistros com o e-mail do colaborador, o tipo e o horário do envio.
Power Query: criar a consulta que junta registros, calendário, feriados e justificativas e calcula horas trabalhadas, extras, saldo, faltas e atrasos de cada dia.
Excel: montar a aba Indicadores, com as contagens por colaborador no mês escolhido, e uma tabela dinâmica para comparar os meses.
Power BI (opcional): painel de indicadores por colaborador e por período.
Google Forms + Sheets + Apps Script (+ Looker Studio)
Google Sheets: criar as abas Colaboradores, Justificativas, Feriados, Parametros, Dias e Indicadores.
Google Forms: criar o formulário de registro (com coleta verificada de e-mail) com uma pergunta de múltipla escolha: Entrada, Saída almoço, Volta do almoço ou Saída, vinculado à planilha.
Apps Script: escrever a função consolidarPonto, que junta registros, calendário, feriados e justificativas e grava, na aba Dias, horas trabalhadas, extras, saldo, faltas e atrasos de cada dia.
Apps Script: escrever a função rotinaDiaria, que consolida e avisa o RH das ocorrências do dia anterior, e criar o acionador diário.
Google Sheets: montar a aba Indicadores, com as contagens por colaborador no mês escolhido, e uma tabela dinâmica para comparar os meses.
Looker Studio (opcional): painel de indicadores por colaborador e por período.
Opcional: sistema de ponto já existente
Se a empresa já tem relógio de ponto, aplicativo ou sistema de ponto, exportar o relatório de marcações para a tabela de registros em vez de usar o formulário.
O registro de ponto que a lei exige, quando se aplica, segue o sistema que a empresa adotou; a planilha organiza, confere e conta.
Toda solicitação de pagamento entra por um formulário, vai ao aprovador certo conforme o valor, tem a decisão registrada com data e vira a lista dos pagamentos aprovados que o financeiro paga no dia.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Alguém solicita um pagamento pelo formulárioInício do fluxo
2Registrar a solicitação com um número, o solicitante e a dataPode ser automatizada
3Enviar ao aprovador conforme o valorPode ser automatizada
4Aprovar ou recusar o pagamentoNão automatizável (decisão humana)
5Registrar a decisão, a data e o comentárioPode ser automatizada
6Avisar o solicitante e o financeiro da decisãoPode ser automatizada
7Montar a lista dos pagamentos aprovados e ainda não pagosPode ser automatizada
8Realizar o pagamento no banco e marcar como PagaNão automatizável (decisão humana)
9Resolver divergências de valor, vencimento ou fornecedorNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos pagamentos por mês precisam de autorização, e por quantos canais o pedido chega (e-mail, mensagem, papel)?
Já aconteceu de um pagamento sair sem aprovação registrada, ou de ninguém achar a prova dela depois?
O financeiro precisa montar a lista do dia à mão, procurando o que já foi autorizado?
Quem aprova e quem paga? Essas decisões continuam humanas: a automação só leva o pedido, registra a decisão e lista o que foi aprovado.
Existe um limite de valor a partir do qual outra pessoa precisa aprovar?
Forms + Excel + Power Automate (Aprovações) + Teams
Excel: criar a tabela tbPagamentos (Id, Solicitado, Solicitante, Email, Fornecedor, Descricao, Valor, Vencimento, Documento, Status, Aprovador, DecididoEm, Comentario, PagoEm) com lista suspensa em Status e um alerta calculado.
OneDrive ou SharePoint: salvar o arquivo na nuvem, com acesso restrito ao financeiro.
Forms: criar o formulário de solicitação com fornecedor, descrição, valor, vencimento e link do documento.
Power Automate: fluxo disparado pelo formulário que grava a solicitação em tbPagamentos, escolhe o aprovador pelo valor, pede a aprovação, registra a decisão e avisa o solicitante e o financeiro.
Teams: publicar a decisão no canal do financeiro e, todo dia de manhã, a lista dos pagamentos aprovados e ainda não pagos.
Excel: o resumo por status e por vencimento mostra o que falta aprovar e pagar.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Pagamentos com as mesmas colunas, validação de dados em Status e formatação condicional para o que está parado.
Google Forms: criar o formulário de solicitação com fornecedor, descrição, valor, vencimento e link do documento, vinculado à planilha.
Apps Script: a cada solicitação, gravar a linha, escolher o aprovador pelo valor e enviar a ele um e-mail com os botões Aprovar e Recusar.
Apps Script: um aplicativo da web recebe o clique do aprovador, registra a decisão e avisa o solicitante e o financeiro pelo Gmail.
Apps Script: acionador diário que envia ao financeiro a lista dos pagamentos aprovados e ainda não pagos.
Google Sheets: o resumo por status e por vencimento mostra o que falta aprovar e pagar.
Opcional: integrar com o ERP ou o internet banking
Se o ERP já tem contas a pagar com alçada de aprovação, use o dele em vez de montar este fluxo.
O pagamento no banco continua fora da planilha. A tabela só registra o status, a data e quem decidiu.
Cronograma de projeto com alerta de tarefas atrasadas
O cronograma deixa de ser atualizado só em reunião: a planilha calcula o atraso pelo prazo e pelo status, desenha o Gantt, mostra o percentual concluído e avisa cada responsável por e-mail antes e depois do vencimento.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O gerente cadastra as tarefas com responsável, início e prazoInício do fluxo
2Cada responsável atualiza o status e o percentual concluído da sua tarefaNão automatizável (decisão humana)
3Calcular o atraso a partir do prazo e do statusPode ser automatizada
4Destacar as tarefas atrasadas e as que vencem em breve, no cronograma e no GanttPode ser automatizada
5Avisar cada responsável por e-mail, e o gerente com a lista geralPode ser automatizada
6Calcular o percentual concluído do projetoPode ser automatizada
7Decidir o que fazer com o atraso: replanejar, reforçar a equipe ou cortar escopoNão automatizável (decisão humana)
8Registrar o novo prazo e comunicar a equipeAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas tarefas tem o projeto e quantas pessoas atualizam o cronograma? Com mais de uma pessoa, a atualização em reunião começa a custar caro.
Já aconteceu de descobrir um atraso só na reunião, quando já não dava para reagir?
Dá para saber, sem perguntar a ninguém, quantas tarefas estão atrasadas hoje e de quem são?
Quem renegocia prazo e reorganiza prioridades? Essas decisões continuam humanas: a automação só mostra e avisa.
O time já usa uma ferramenta de projetos com aviso próprio? Se usa, avalie se vale manter uma planilha em paralelo.
Excel + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbTarefas (Tarefa, Responsavel, Email, Inicio, Prazo, Status, Concluido, PercFinal, Alerta, DiasAtraso) num arquivo salvo no OneDrive ou SharePoint, com lista suspensa em Status.
Excel: criar as colunas calculadas PercFinal, Alerta e DiasAtraso e a formatação condicional que pinta de vermelho as atrasadas e de amarelo as que vencem em breve.
Excel: criar a aba Resumo com o total de tarefas, as concluídas, as atrasadas, as que vencem em breve e o percentual concluído do projeto.
Excel: montar o Gantt semanal numa aba própria, com formatação condicional pintando as semanas entre o início e o prazo de cada tarefa.
Power Automate: criar um fluxo agendado diário que lista as tarefas, filtra as não concluídas que vencem em até 2 dias ou já venceram e monta uma tabela HTML.
Outlook: enviar ao gerente a lista geral e, em repetição por responsável, enviar a cada pessoa só as suas tarefas, apenas quando houver tarefa na lista.
Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Tarefas com as mesmas colunas, validação de dados em Status e as colunas PercFinal, Alerta e DiasAtraso calculadas por ARRAYFORMULA.
Google Sheets: aplicar a formatação condicional que pinta de vermelho as atrasadas e de amarelo as que vencem em breve.
Google Sheets: criar a aba Resumo com o total de tarefas, as concluídas, as atrasadas, as que vencem em breve e o percentual concluído do projeto.
Google Sheets: montar o Gantt semanal numa aba própria, com formatação condicional pintando as semanas entre o início e o prazo de cada tarefa.
Apps Script: escrever a função que agrupa as tarefas não concluídas e vencidas ou a vencer em até 2 dias por responsável e envia a cada um o seu resumo pelo Gmail, mais a lista geral ao gerente.
Apps Script: criar um acionador diário para a função rodar sozinha.
Controle de treinamentos e certificados com validade
Cada treinamento fica registrado por pessoa, com data, validade e link do certificado, e colaborador e gestor são avisados a tempo de agendar a reciclagem antes de o certificado vencer.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O colaborador conclui um treinamento e entrega o certificadoInício do fluxo
2Conferir se o treinamento é exigido para o cargo e se o certificado é autêntico e atende à exigênciaNão automatizável (decisão humana)
3Cadastrar colaborador, treinamento, data de realização e link do certificadoAutomatiza em parte (decisão humana)
4Calcular o vencimento a partir da validade definida no catálogo de treinamentosPode ser automatizada
5Calcular todo dia quantos dias faltam para o vencimento e escolher a faixa de avisoPode ser automatizada
6Avisar colaborador e gestor nas faixas combinadas (60, 30 e 15 dias) e quando o certificado vencerPode ser automatizada
7Registrar a faixa avisada e a data do aviso, para não repetir o mesmo e-mailPode ser automatizada
8Agendar e realizar a reciclagemNão automatizável (decisão humana)
9Cadastrar o novo certificado em linha nova e marcar o antigo como SubstituídoAutomatiza em parte (decisão humana)
10Mostrar o que vence e a matriz de pessoa por treinamentoPode ser automatizada
Como avaliar se vale automatizar
Quantas pessoas e quantos tipos de treinamento com validade a empresa controla? Quando passam de poucos, conferir vencimento de cabeça deixa de funcionar.
Já houve colaborador trabalhando com certificado vencido, ou reciclagem agendada em cima da hora, porque ninguém viu a data?
A data de vencimento é calculada, ou alguém soma a validade à mão para cada pessoa?
O certificado de cada pessoa se encontra em poucos cliques, ou está em pastas e e-mails diferentes?
Quem decide quais treinamentos são obrigatórios por cargo? Essa regra precisa estar escrita: a automação avisa vencimentos, não define a exigência.
Excel + SharePoint + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbCatalogo (treinamento e validade em meses) e a tabela tbTreinamentos (uma linha por pessoa e treinamento), com Vencimento calculado e Status em lista suspensa.
SharePoint: criar a biblioteca Certificados, guardar o certificado de cada pessoa nela e salvar o arquivo do Excel na mesma biblioteca, porque o Power Automate só enxerga arquivos na nuvem.
Power Automate: criar um fluxo agendado (Recorrência) que roda todo dia útil de manhã.
Power Automate: listar as linhas da tabela e, para cada linha ativa com vencimento, calcular os dias até o vencimento e definir a faixa devida (60, 30, 15 dias ou Vencido).
Outlook: enviar o aviso ao colaborador, com o gestor em cópia e o link do certificado, só quando a faixa devida for diferente da FaixaAvisada.
Excel: gravar a faixa avisada e a data do aviso na linha; montar a aba Resumo com os vencimentos e a matriz de pessoa por treinamento.
Google Sheets + Drive + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Catalogo (treinamento e validade em meses) e a aba Treinamentos (uma linha por pessoa e treinamento), com validade e vencimento calculados pela função MAP.
Google Drive: guardar o certificado de cada pessoa em uma pasta e colar o link na coluna Certificado.
Apps Script: escrever a função que lê as linhas ativas, calcula os dias até o vencimento e escolhe a faixa.
Gmail: enviar o aviso ao colaborador, com o gestor em cópia, pelo próprio script, com o link do certificado.
Google Sheets: gravar a faixa avisada e a data do aviso na própria linha.
Apps Script: criar um acionador diário para a função rodar sozinha; montar a aba Resumo com COUNTIFS, FILTER e a matriz de pessoa por treinamento.
O motorista registra abastecimento, revisão e manutenção por formulário, a planilha calcula quilometragem, consumo e custo por veículo e o responsável é avisado quando a revisão ou um documento do veículo está para vencer.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Motorista ou responsável registra no formulário o abastecimento, a revisão ou a manutenção (placa, tipo, quilometragem, litros, valor)Início do fluxo
2Gravar o registro na tabela do histórico, com a dataPode ser automatizada
3Calcular por veículo a quilometragem atual, o consumo médio, o gasto do mês e o custo por quilômetroPode ser automatizada
4Calcular quanto falta para a próxima revisão (por quilômetro e por data) e quantos dias faltam para o vencimento de licenciamento e seguroPode ser automatizada
5Avisar o responsável quando a revisão ou um documento entra na faixa de aviso ou vence, uma vez por mudança de situaçãoPode ser automatizada
6Decidir a manutenção, a troca de peças ou do veículoNão automatizável (decisão humana)
7Aprovar os gastos e escolher a oficina ou o fornecedorNão automatizável (decisão humana)
8Renovar o licenciamento e o seguroNão automatizável (decisão humana)
9Atualizar o cadastro: novo vencimento de documento e novo veículo na tabela e na lista do formulárioAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos veículos a empresa tem e quem responde por cada um?
Hoje a quilometragem e o abastecimento ficam em papel, em mensagem ou na memória do motorista?
Já aconteceu de uma revisão passar do prazo, ou de um licenciamento ou seguro vencer sem ninguém perceber?
O motorista consegue registrar no celular, no posto ou na oficina, na hora?
A empresa já usa um sistema de gestão de frota ou rastreador que registra quilometragem e abastecimento? Se usa, ele pode já ter esse recurso.
Forms + Excel + SharePoint + Power Automate + Outlook
Microsoft Forms: criar o formulário de registro com placa (lista), tipo (Abastecimento, Revisão, Manutenção ou Outro), quilometragem do odômetro, litros, valor, descrição e quem registrou.
Excel: criar a tabela tbRegistros (histórico) e a tabela tbVeiculos (um veículo por linha, com intervalo de revisão, vencimentos de documento e as fórmulas), mais a aba Parametros com as antecedências de aviso. Salvar o arquivo no SharePoint.
Power Automate, fluxo 1: a cada resposta do formulário, adicionar uma linha em tbRegistros, com a data gravada como número de data do Excel.
Excel: as fórmulas de tbVeiculos calculam quilometragem atual, quanto falta para a revisão, situação da revisão e dos documentos, consumo médio, gasto do mês e custo por quilômetro.
Power Automate, fluxo 2: toda segunda de manhã, ler tbVeiculos e, para o veículo cuja revisão ou documento mudou para a faixa de aviso ou vencido, enviar o aviso pelo Outlook ao responsável.
Excel: gravar na linha do veículo as situações já avisadas e a data do aviso, para o mesmo aviso não se repetir.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Forms: criar o formulário com placa (lista suspensa), tipo (Abastecimento, Revisão, Manutenção ou Outro), quilometragem do odômetro, litros, valor, descrição e quem registrou, sem coletar e-mails.
Google Sheets: vincular o formulário a uma planilha, renomear a aba de respostas para Registros e criar as abas Veiculos e Parametros.
Google Sheets: na aba Veiculos, as fórmulas calculam quilometragem atual, quanto falta para a revisão, situação da revisão e dos documentos, consumo médio, gasto do mês e custo por quilômetro.
Apps Script: escrever a função que lê a aba Veiculos e envia pelo Gmail o aviso do veículo cuja revisão ou documento entrou na faixa de aviso ou venceu.
Apps Script: gravar as situações avisadas e a data na própria linha e criar um acionador semanal para a função rodar sozinha.
SoftwareExcelPower AutomateOutlookSharePointPower BIGoogle SheetsApps ScriptGmailLooker Studio
SetorEstoqueComprasComercial
Controle de estoque com alerta de reposição e cotação por fornecedor
Calcula o saldo a cada entrada e saída, avisa o comprador quando um item chega no mínimo e, se ele quiser, envia a cotação de reposição a cada fornecedor com os itens dele, com as respostas organizadas por fornecedor.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Entrada ou saída é lançada na aba de movimentaçõesInício do fluxo
2Padronizar código do item, tipo e quantidadeAutomatiza em parte (decisão humana)
3Calcular o saldo de cada itemPode ser automatizada
4Comparar o saldo com o estoque mínimo e marcar o item como ReporPode ser automatizada
5Avisar o comprador com a lista de itens a reporPode ser automatizada
6Conferir a contagem física e lançar o ajuste das divergênciasNão automatizável (decisão humana)
7Decidir se vai cotar e escolher o fornecedor de cada itemNão automatizável (decisão humana)
8Enviar um e-mail de cotação por fornecedor, só com os itens deleAutomatiza em parte (decisão humana)
9Organizar as respostas por fornecedorPode ser automatizada
10Comparar as propostas, aprovar e fazer a compraNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Já faltou item que o cliente pediu, sem ninguém ter percebido que o estoque estava no fim?
O saldo é atualizado a cada entrada e saída, ou só quando alguém conta?
Existe um estoque mínimo definido por item, escrito em algum lugar?
Quem compra monta a lista de reposição e as cotações à mão, uma por fornecedor?
Quem define o mínimo, escolhe o fornecedor e aprova a compra continua sendo uma pessoa: a automação só calcula, avisa e envia o que foi escolhido.
Excel + Power Automate + Outlook + SharePoint (+ Power BI)
Excel: criar as tabelas tbMov (movimentações), tbItens (itens, mínimo, saldo e alerta calculados) e tbFornecedores, com listas suspensas em Tipo, Cotar e Fornecedor.
OneDrive ou SharePoint: salvar o arquivo na nuvem e criar a pasta Cotacoes, com uma subpasta por fornecedor.
Power Automate: criar o fluxo agendado diário que lista os itens com alerta Repor, monta uma tabela HTML e envia ao comprador só quando houver item.
Power Automate: criar o fluxo de botão que, depois de o comprador marcar Cotar = Sim e escolher o fornecedor, envia um e-mail por fornecedor com os itens dele e marca a data da cotação.
Power Automate: criar o fluxo que recebe as respostas, registra cada uma na tabela tbRespostas e guarda os anexos na subpasta do fornecedor.
Power BI (opcional): painel com itens críticos, saídas dos últimos 30 dias e cobertura em dias.
Google Sheets + Apps Script + Gmail (+ Looker Studio)
Google Sheets: criar as abas Movimentos, Itens (com saldo, sugestão e alerta calculados), Fornecedores e Respostas, com validação de dados nas colunas de escolha.
Apps Script: escrever a função avisarReposicao, que envia ao comprador a lista dos itens com alerta Repor, e criar o acionador diário.
Apps Script: escrever a função enviarCotacoes e o menu Estoque, para o comprador disparar o envio depois de marcar Cotar e escolher o fornecedor.
Apps Script: escrever a função organizarRespostas, que registra cada resposta na aba Respostas e aplica um marcador do Gmail por fornecedor, e criar o acionador de hora em hora.
Looker Studio (opcional): painel com itens críticos, saídas dos últimos 30 dias e cobertura em dias.
Opcional: ERP ou leitor de código de barras
Se a empresa já usa um ERP com controle de estoque, exportar o relatório de movimentações para a aba de movimentos em vez de digitar de novo.
Controle por lote, validade, número de série ou endereço de prateleira passa do tamanho de uma planilha e pede um sistema próprio.
Controle de documentos com validade (certidões, licenças, alvarás)
Cada certidão, licença e alvará fica numa tabela com órgão, validade e link do arquivo vigente, e o responsável é avisado com antecedência, com um resumo semanal do que vence.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Um documento é emitido ou renovado e chega à empresa (certidão, licença, alvará)Início do fluxo
2Conferir se o documento atende à exigência e está corretoNão automatizável (decisão humana)
3Cadastrar documento, órgão, número, responsável, validade e link; guardar o arquivo vigente na pasta e o anterior na pasta de anterioresAutomatiza em parte (decisão humana)
4Calcular todo dia quantos dias faltam para a validade e escolher a faixa de avisoPode ser automatizada
5Avisar o responsável nas faixas combinadas (60, 30, 15 e 7 dias) e quando o documento vencerPode ser automatizada
6Registrar a faixa avisada e a data do aviso, para não repetir o mesmo e-mailPode ser automatizada
7Enviar toda semana a lista do que vence nos próximos 30 dias, ou já venceuPode ser automatizada
8Decidir a prioridade das renovaçõesNão automatizável (decisão humana)
9Solicitar e emitir a renovação no órgãoNão automatizável (decisão humana)
10Marcar o documento como Em renovação durante o pedido e cadastrar o novo em linha nova, com o antigo como SubstituídoAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos documentos com validade a empresa precisa manter em dia (certidões, licenças, alvarás, seguros, certificados) e quantos órgãos emitem?
Já aconteceu de descobrir o vencimento no meio de uma licitação, de uma fiscalização ou do pedido de um cliente?
Cada documento tem um responsável que recebe o aviso, ou o aviso depende de uma pessoa lembrar?
A versão vigente de cada documento se encontra em poucos cliques, ou está em e-mails e pastas diferentes?
A renovação costuma levar quanto tempo em cada órgão? Quem decide as faixas de aviso precisa saber, para o aviso chegar a tempo.
Excel + SharePoint + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbDocumentos (ID, Documento, Tipo, Orgao, Numero, Responsavel, Email, EmailCopia, Validade, Status, Link, FaixaAvisada, UltimoAviso), com lista suspensa em Tipo e em Status.
SharePoint: criar a biblioteca Documentos com as pastas Vigentes e Anteriores, guardar o arquivo de cada documento nela e salvar o arquivo do Excel na mesma biblioteca, porque o Power Automate só enxerga arquivos na nuvem.
Power Automate: criar um fluxo agendado (Recorrência) que roda todo dia útil de manhã.
Power Automate: listar as linhas da tabela e, para cada documento vigente com validade, calcular os dias até a validade e definir a faixa devida (60, 30, 15, 7 dias ou Vencido).
Outlook: enviar o aviso ao responsável, com a cópia opcional e o link do arquivo, só quando a faixa devida for diferente da FaixaAvisada.
Excel: gravar a faixa avisada e a data do aviso na linha; montar a aba Resumo e criar o fluxo semanal que envia por e-mail o que vence nos próximos 30 dias.
Google Sheets + Drive + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Documentos com as colunas Documento, Tipo, Orgao, Numero, Responsavel, Email, EmailCopia, Validade, Status, Link, Faixa avisada e Ultimo aviso.
Google Drive: criar as pastas Vigentes e Anteriores, guardar o arquivo de cada documento e colar o link na coluna Link.
Apps Script: escrever a função que lê os documentos vigentes, calcula os dias até a validade e escolhe a faixa.
Gmail: enviar o aviso ao responsável pelo próprio script, com a cópia opcional e o link do arquivo.
Google Sheets: gravar a faixa avisada e a data do aviso na própria linha.
Apps Script: criar um acionador diário para os avisos e um semanal para o resumo do que vence em 30 dias; montar a aba Resumo com COUNTIFS e FILTER.
Todo contrato fica numa tabela com vigência, aviso prévio e link do arquivo, e o responsável é avisado a tempo de decidir renovar, renegociar ou encerrar.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Contrato assinado é cadastrado com partes, objeto, valor, vigência, aviso prévio e link do arquivoInício do fluxo
2Calcular todo dia quantos dias faltam para a data limite de decisão (fim da vigência menos o aviso prévio)Pode ser automatizada
3Avisar o responsável nas faixas combinadas (30, 15 e 7 dias) e quando o prazo passarPode ser automatizada
4Registrar a faixa avisada e a data do aviso, para não repetir o mesmo e-mailPode ser automatizada
5Analisar cláusulas, reajuste e desempenho do fornecedor ou do clienteNão automatizável (decisão humana)
6Decidir renovar, renegociar ou encerrarNão automatizável (decisão humana)
7Assinar o aditivo ou formalizar o encerramentoNão automatizável (decisão humana)
8Atualizar a tabela: contrato antigo como Renovado ou Encerrado e a nova vigência em linha novaAutomatiza em parte (decisão humana)
9Mostrar o que vence nos próximos 90 dias e o valor envolvidoPode ser automatizada
Como avaliar se vale automatizar
Quantos contratos ativos a empresa tem e em quantos lugares eles estão guardados (e-mail, pasta de rede, gaveta)?
Já aconteceu de um contrato renovar sozinho, ou de o prazo de aviso prévio passar, sem ninguém ter decidido?
Cada contrato tem um responsável que recebe o aviso, ou o aviso depende de uma pessoa lembrar?
As datas de início, fim e aviso prévio estão registradas em algum lugar que não seja o próprio PDF?
A empresa já usa um sistema de gestão de contratos? Se usa, ele pode já ter esse alerta.
Excel + SharePoint + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbContratos (ID, Contrato, Responsavel, Email, Objeto, Valor, Inicio, Fim, AvisoDias, Renovacao, Status, Link, FaixaAvisada, UltimoAviso), com lista suspensa em Status e em Renovacao.
SharePoint: criar a biblioteca Contratos, guardar o PDF de cada contrato nela e salvar o arquivo do Excel na mesma biblioteca, porque o Power Automate só enxerga arquivos na nuvem.
Power Automate: criar um fluxo agendado (Recorrência) que roda todo dia útil de manhã.
Power Automate: listar as linhas da tabela e, para cada uma, calcular os dias até a data limite de decisão (Fim menos AvisoDias) e definir a faixa devida (30 dias, 15 dias, 7 dias ou Prazo vencido).
Outlook: enviar o aviso ao responsável, com o link do contrato, só quando a faixa devida for diferente da FaixaAvisada.
Excel: gravar a faixa avisada e a data do aviso na linha; montar a aba Resumo com os contratos que vencem em 90 dias e o valor envolvido.
Google Sheets + Drive + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Contratos com as colunas Contrato, Responsavel, Email, Objeto, Valor, Inicio, Fim, AvisoDias, Status, Link, Faixa avisada e Ultimo aviso, e uma coluna Data limite calculada.
Google Drive: guardar o PDF de cada contrato em uma pasta e colar o link na coluna Link.
Apps Script: escrever a função que lê as linhas vigentes, calcula os dias até a data limite de decisão e escolhe a faixa.
Gmail: enviar o aviso ao responsável pelo próprio script, com o link do contrato.
Google Sheets: gravar a faixa avisada e a data do aviso na própria linha.
Apps Script: criar um acionador diário para a função rodar sozinha; montar a aba Resumo com FILTER e COUNTIFS para os vencimentos dos próximos 90 dias.
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Boleto ou nota chega e é lançado na tabela de contasInício do fluxo
2Padronizar fornecedor, valor, vencimento e comprovanteAutomatiza em parte (decisão humana)
3Aprovar o pagamentoNão automatizável (decisão humana)
4Avisar por e-mail o que vence nos próximos diasPode ser automatizada
5Marcar como atrasada a conta vencida sem pagamentoPode ser automatizada
6Escolher o que pagar primeiro quando o caixa apertaNão automatizável (decisão humana)
7Pagar no banco e marcar a conta como pagaNão automatizável (decisão humana)
8Somar o total a pagar por semana e por fornecedorPode ser automatizada
Como avaliar se vale automatizar
Quantas contas vencem por mês e quantas pessoas lançam contas?
Já aconteceu de uma conta vencer sem ninguém perceber?
Dá para saber, sem somar à mão, quanto há para pagar na semana?
Quem aprova e quem paga? Essas decisões continuam humanas: a automação só avisa e soma.
O comprovante é fácil de achar quando o contador pede?
Excel + Power Automate + Outlook (+ Power BI)
Excel: criar a tabela tbContas (ID, Fornecedor, Descrição, Valor, Vencimento, Status, Comprovante) com lista suspensa em Status e um alerta calculado.
OneDrive ou SharePoint: salvar o arquivo e uma pasta de comprovantes na nuvem.
Power Automate: criar um fluxo agendado diário que lista as contas, filtra as não pagas que vencem em até 3 dias ou já venceram e monta uma tabela HTML.
Outlook: enviar o resumo ao responsável do financeiro só quando houver conta na lista.
Excel: criar o resumo por semana com SOMASES e uma tabela dinâmica por fornecedor.
Power BI (opcional): painel com o total a pagar, o total atrasado e a semana de pagamentos.
Google Sheets + Apps Script + Gmail (+ Looker Studio)
Google Sheets: criar a aba Contas com as mesmas colunas, validação de dados em Status e formatação condicional para as vencidas.
Drive: criar a pasta de comprovantes e colar o link de cada um na coluna Comprovante.
Apps Script: escrever a função que lista as contas não pagas que vencem em até 3 dias ou já venceram e envia o resumo pelo Gmail.
Apps Script: criar um acionador diário para a função rodar sozinha.
Google Sheets: criar o resumo por semana com SUMIFS e uma tabela dinâmica por fornecedor.
Looker Studio (opcional): painel com o total a pagar, o total atrasado e a semana de pagamentos.
Opcional: integrar com ERP ou internet banking
Se o ERP já gera o contas a pagar, exportar o relatório para a tabela em vez de digitar de novo.
Pagamento e conciliação no banco continuam fora da planilha: a tabela só registra o status.
Duas listas, como o controle interno e o extrato do banco, são cruzadas pela chave em segundos, e só as divergências de valor, de data ou de ausência chegam para análise.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Fim do período: exportar o controle interno e o extrato do banco e colar nas tabelas de entradaInício do fluxo
2Definir a chave de cruzamento e padronizar sinais, datas e valores das duas listasNão automatizável (decisão humana)
3Cruzar as duas listas pela chavePode ser automatizada
4Marcar cada linha: conciliada, valor diferente, data diferente, só no controle interno ou só no extratoPode ser automatizada
5Separar as divergências em uma aba própria e gerar o resumo da conciliaçãoPode ser automatizada
6Investigar cada divergência (lançamento esquecido, tarifa, duplicidade, erro de digitação)Não automatizável (decisão humana)
7Decidir o ajuste ou o lançamento que corrige cada casoNão automatizável (decisão humana)
8Registrar o que foi resolvido e guardar a conciliação do períodoAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas linhas as duas listas têm por período e quanto tempo se gasta hoje para conferi-las?
Existe uma chave que identifica a mesma operação nas duas listas (número do documento, código, ou data e valor)?
A conciliação é feita todo mês, toda semana ou só quando algo não fecha?
Os valores e as datas vêm sempre no mesmo formato, e com o mesmo sinal (entrada positiva, saída negativa)?
A empresa já usa um sistema financeiro ou um ERP com conciliação bancária? Se usa, ele pode já fazer isso.
Excel + Power Query
Excel: colar o controle interno na tabela tbInterno e o extrato na tabela tbExtrato, com as mesmas colunas (Documento, Data, Descricao, Valor).
Power Query: criar uma consulta para cada tabela, só como conexão, padronizando tipos e limpando espaços do Documento.
Power Query: mesclar as duas consultas pelo Documento com junção externa completa e expandir as colunas do extrato.
Power Query: adicionar a coluna Situacao (Conciliado, Valor diferente, Data diferente, Só no controle interno, Só no extrato) e a coluna Diferenca.
Excel: carregar o resultado em uma tabela, criar a aba Divergencias com as linhas diferentes de Conciliado e a aba Resumo com as contagens e os totais.
Excel: para a próxima conciliação, colar os dados novos nas tabelas de entrada e usar Dados > Atualizar Tudo.
Google Sheets + Apps Script
Google Sheets: criar as abas Interno e Extrato com as colunas Documento, Data, Descricao e Valor.
Google Sheets: na aba Interno, trazer a data e o valor do extrato pelo Documento (PROCV) e classificar cada linha em uma coluna Situacao; na aba Extrato, marcar o que não existe no controle interno.
Google Sheets: criar a aba Divergencias com QUERY, listando só as linhas diferentes de Conciliado nos dois lados.
Google Sheets: criar a aba Resumo com as contagens e os totais por situação.
Google Sheets: aplicar formatação condicional para destacar cada tipo de divergência.
Apps Script (opcional): guardar o resumo e as divergências do período em abas fixas, com a data no nome, antes de colar o período seguinte.
Cobrança automática de contas a receber com régua de lembretes
Quem está perto do vencimento ou em atraso recebe o lembrete certo na data certa, e cada contato fica registrado, sem alguém abrir a planilha todo dia.
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Título a receber é lançado com cliente, e-mail, valor e vencimentoInício do fluxo
2Verificar todo dia quem está perto do vencimento ou em atrasoPode ser automatizada
3Definir o tom e o prazo de cada etapa da réguaNão automatizável (decisão humana)
4Enviar o lembrete da etapa certa (antes, no dia, depois)Pode ser automatizada
5Registrar a etapa enviada e a data do contatoPode ser automatizada
6Negociar prazo ou desconto com quem pediuNão automatizável (decisão humana)
7Dar baixa quando o pagamento é confirmado no bancoNão automatizável (decisão humana)
8Resumir a inadimplência para o financeiroAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos títulos vencem por semana e quanto tempo alguém gasta cobrando um a um?
Hoje dá para saber, sem filtrar planilha, quem já foi cobrado e em qual data?
Existe uma régua combinada (quantos dias antes e depois do vencimento avisar) ou cada pessoa cobra do seu jeito?
Quem negocia e quem dá baixa? Essas decisões continuam humanas: a automação só lembra e registra.
Os dados de contato do cliente estão completos e corretos na planilha?
Excel + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbReceber (ID, Cliente, E-mail, Valor, Vencimento, Status, Etapa enviada, Último contato), com lista suspensa em Status.
OneDrive ou SharePoint: salvar o arquivo na nuvem, porque o Power Automate só enxerga arquivos lá.
Power Automate: criar um fluxo agendado (Recorrência) que roda todo dia útil de manhã.
Power Automate: listar as linhas da tabela, calcular os dias até o vencimento de cada uma e definir a etapa devida (Lembrete, Vencimento, Atraso 1, Atraso 2).
Outlook: enviar o e-mail com o texto da etapa só quando a etapa devida for diferente da Etapa enviada.
Excel: atualizar a linha com a etapa enviada e a data do contato; criar o resumo de inadimplência com SOMASES.
Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Recebiveis com as mesmas colunas e validação de dados (lista de itens) em Status.
Apps Script: escrever a função que lê as linhas em aberto, calcula os dias até o vencimento e escolhe a etapa.
Gmail: enviar o texto da etapa pelo próprio script, ou criar só o rascunho para revisão.
Google Sheets: gravar a etapa enviada e a data do contato na própria linha.
Apps Script: criar um acionador diário para a função rodar sozinha.
Google Sheets: criar o resumo de inadimplência com SUMIFS e destacar as vencidas com formatação condicional.
Opcional: cobrança a partir de ERP ou sistema financeiro
Se os títulos já nascem num ERP, exportar o relatório de contas a receber para a planilha em vez de digitar de novo.
Conferir se o sistema já envia boleto ou aviso próprio, para o cliente não receber a mesma cobrança duas vezes.
Checklist de fechamento mensal com responsáveis e prazos
Gera a lista de etapas do fechamento todo mês, com responsável e prazo em dias úteis, avisa quem tem etapa a vencer ou atrasada e mostra o andamento do mês sem cobrança por mensagem.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Chega o primeiro dia do mês e o fechamento do mês anterior começaInício do fluxo
2Gerar a lista do mês a partir do modelo, com responsável e prazo de cada etapaPode ser automatizada
3Criar a pasta do mês para os comprovantesPode ser automatizada
4Executar a etapa, anexar o comprovante e mudar o statusNão automatizável (decisão humana)
5Avisar cada responsável sobre as etapas que vencem em breve ou estão atrasadasPode ser automatizada
6Calcular o andamento do mês e o número de etapas atrasadasPode ser automatizada
7Resolver as pendências travadas e cobrar quem não entregouNão automatizável (decisão humana)
8Decidir que o fechamento pode ser encerradoNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
O fechamento depende de um roteiro que só uma pessoa sabe de cabeça?
A lista de etapas é reescrita ou copiada de um mês antigo a cada fechamento?
O coordenador cobra cada responsável por mensagem, e só descobre quem não entregou no fim?
Existe um prazo por etapa, ou só o prazo final da contabilidade?
Quem executa, confere e encerra o fechamento continua sendo uma pessoa: a automação monta a lista, avisa e soma o andamento.
Excel + Power Automate + Outlook + SharePoint (+ Teams)
Excel: criar as tabelas tbModelo (etapas fixas), tbFechamento (lista de cada mês, com prazo e alerta calculados), tbFeriados e a aba Resumo.
SharePoint: salvar o arquivo e criar a pasta Fechamento, onde o fluxo cria uma subpasta por mês para os comprovantes.
Power Automate: criar o fluxo mensal que copia as etapas do modelo para o mês, com o prazo em dias úteis, e cria a pasta do mês.
Power Automate: criar o fluxo diário que avisa cada responsável sobre as etapas que vencem até amanhã ou estão atrasadas, e envia a lista de atrasos ao coordenador.
Teams (opcional): trocar o e-mail por uma mensagem do fluxo no chat de cada responsável.
Google Sheets + Apps Script + Gmail + Drive (+ Google Chat)
Google Sheets: criar as abas Modelo, Fechamento, Feriados e Resumo, com validação de dados no status e fórmulas de alerta.
Drive: criar a pasta Fechamento, onde o script cria uma subpasta por mês para os comprovantes.
Apps Script: escrever a função gerarFechamento, que copia as etapas do modelo para o mês com o prazo em dias úteis, e criar o acionador mensal.
Apps Script: escrever a função avisarEtapas, que avisa cada responsável sobre as etapas que vencem até amanhã ou estão atrasadas e envia a lista de atrasos ao coordenador, e criar o acionador diário.
Google Chat (opcional): enviar o aviso a um espaço por webhook, no lugar do e-mail.
Opcional: ferramenta de gestão de tarefas
Se a empresa já usa uma ferramenta de tarefas para o financeiro, o checklist pode virar um quadro nela. A planilha continua útil como modelo das etapas e como resumo.
O encerramento contábil, os lançamentos e a conciliação seguem no sistema que a empresa já usa; a lista só organiza quem entrega o quê e quando.
Cada obrigação fica cadastrada com periodicidade, dia de vencimento e responsável, a planilha calcula sozinha a próxima data, cria o evento na agenda, avisa antes do prazo e guarda o comprovante de cada entrega.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Obrigação é cadastrada com periodicidade, dia de vencimento, responsável e aviso prévioInício do fluxo
2Calcular a próxima data de vencimento de cada obrigação a partir da última entrega registradaPode ser automatizada
3Criar o evento na agenda com o responsável convidadoPode ser automatizada
4Avisar o responsável no aviso prévio, 3 dias antes e quando o prazo passar sem entregaPode ser automatizada
5Preparar e entregar a obrigaçãoNão automatizável (decisão humana)
6Registrar a entrega pelo formulário, com o link do comprovante; a data seguinte passa a valer sozinhaAutomatiza em parte (decisão humana)
7Listar o que está pendente, vencido e a vencer nos próximos 30 diasPode ser automatizada
8Acompanhar mudanças na legislação e atualizar dia e periodicidade no cadastroNão automatizável (decisão humana)
9Decidir quando pedir ajuda externaNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas obrigações a empresa precisa cumprir e quem responde por cada uma?
Hoje os prazos estão em uma lista, na agenda de uma pessoa ou na memória de quem cuida da contabilidade?
Já aconteceu de uma obrigação ser entregue com atraso ou esquecida?
Alguém confere se cada obrigação foi entregue e guarda o comprovante em um lugar único?
A empresa tem contabilidade externa que já controla esses prazos? Se tem, o calendário interno só precisa espelhar o que cabe à empresa entregar.
Excel + SharePoint + Forms + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbObrigacoes (cadastro, com as fórmulas que calculam a próxima data) e a tabela tbEntregas (registro de cada entrega, com o link do comprovante). Salvar o arquivo no SharePoint.
Outlook: criar um calendário compartilhado chamado Obrigações para receber os eventos.
Microsoft Forms: criar o formulário de entrega com a obrigação (lista) e o link do comprovante.
Power Automate, fluxo 1: todo dia de manhã, ler tbObrigacoes, calcular quantos dias faltam, criar o evento do ciclo no calendário e enviar pelo Outlook o aviso ao responsável na faixa certa.
Excel: gravar na linha o ciclo do evento criado, a faixa avisada e a data do aviso, para nada se repetir.
Power Automate, fluxo 2: a cada resposta do formulário de entrega, buscar a próxima data da obrigação e adicionar a entrega em tbEntregas; a tabela passa sozinha para o vencimento seguinte.
Google Sheets + Forms + Calendar + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Obrigacoes (cadastro, com as fórmulas que calculam a próxima data) e vincular o formulário de entrega, cuja aba de respostas se chama Entregas.
Google Calendar: criar um calendário chamado Obrigações para receber os eventos.
Google Forms: criar o formulário de entrega com a obrigação (lista), o link do comprovante e quem entregou.
Apps Script: escrever a função diária que lê Obrigacoes, cria o evento do ciclo no Calendar e envia pelo Gmail o aviso na faixa certa.
Apps Script: gravar na linha o ciclo do evento criado, a faixa avisada e a data do aviso, e criar um acionador diário.
Apps Script: escrever a função que, ao receber uma entrega, grava o vencimento cumprido na aba Entregas, e criar o acionador Ao enviar formulário.
SoftwareExcelPower QueryPower AutomateOutlookPower BIGoogle SheetsApps ScriptGmailLooker Studio
SetorComercialFinanceiro
Cálculo de comissões de vendas
As vendas do período entram numa tabela, as faixas combinadas são aplicadas sozinhas, as vendas fora da regra são destacadas e cada vendedor tem o seu extrato, sem recalcular a planilha à mão.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Definir as regras de comissão, as faixas e as metasNão automatizável (decisão humana)
2As vendas do período chegam por exportação ou lançamentoInício do fluxo
3Consolidar as vendas numa tabela únicaPode ser automatizada
4Aplicar a faixa de comissão sobre o total vendido de cada vendedorPode ser automatizada
5Destacar vendas fora da regra (vendedor desconhecido, valor zerado, fora do período)Pode ser automatizada
6Decidir os casos especiais e lançar os ajustesNão automatizável (decisão humana)
7Gerar o extrato de cada vendedorPode ser automatizada
8Conferir o resultado e autorizar o pagamentoNão automatizável (decisão humana)
9Enviar o extrato ao vendedor depois da autorizaçãoAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos vendedores têm comissão, e de quantas fontes vêm as vendas (sistema, planilhas, pedidos avulsos)?
A regra de comissão tem faixas, metas ou exceções que hoje são aplicadas à mão?
Já aconteceu de a comissão ser paga errada porque uma venda foi esquecida, duplicada ou entrou no mês errado?
O vendedor consegue ver como a comissão dele foi calculada, ou só recebe o total?
Quem define as regras e quem autoriza o pagamento? Essas decisões continuam humanas: a automação só calcula pelas regras combinadas.
Excel + Power Query (+ Power Automate + Power BI)
Excel: criar as tabelas tbVendas (vendas do período), tbVendedores (vendedor, e-mail, meta e as colunas de cálculo), tbFaixas (valor a partir do qual vale cada percentual) e tbAjustes (casos especiais aprovados), mais a aba Parametros com o início e o fim do período.
Power Query: consolidar as exportações de vendas de uma pasta do SharePoint em tbVendas, com datas e valores no formato brasileiro.
Excel: calcular em tbVendedores o total vendido, o percentual da faixa, a comissão base, os ajustes e a comissão final.
Excel: criar a lista de vendas fora da regra com FILTRO.
Excel: montar a aba Extrato, em que se escolhe o vendedor e aparecem os números e as vendas dele.
Power Automate (opcional): fluxo disparado por linha selecionada que envia o extrato por e-mail só depois da autorização.
Power BI (opcional): painel de vendido, meta e comissão por vendedor.
Google Sheets + Apps Script (+ Looker Studio)
Google Sheets: criar as abas Vendas, Comissao (um vendedor por linha), Faixas, Ajustes e Parametros com o início e o fim do período.
Google Sheets: colar ou importar as vendas do período na aba Vendas.
Google Sheets: calcular na aba Comissao o total vendido, o percentual da faixa, a comissão base, os ajustes e a comissão final.
Google Sheets: criar a lista de vendas fora da regra com FILTER.
Google Sheets: montar a aba Extrato, em que se escolhe o vendedor e aparecem os números e as vendas dele.
Apps Script (opcional): menu Comissões que envia o extrato de cada vendedor por e-mail, com confirmação, só depois da autorização.
Looker Studio (opcional): painel de vendido, meta e comissão por vendedor.
Opcional: puxar as vendas do CRM ou do ERP
Se o CRM ou o ERP já exporta as vendas faturadas por período, use a exportação como fonte da tabela de vendas em vez de digitar de novo.
A regra de comissão, a aprovação dos casos especiais e a folha de pagamento continuam fora desta planilha.
Cada entrega recebida é avaliada em um formulário curto, a planilha calcula a nota de prazo, qualidade e documentação de cada fornecedor e o responsável é avisado quando um deles cai abaixo do mínimo combinado.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1Entrega recebida: quem recebeu preenche o formulário (fornecedor, pedido, prazo, qualidade, documentação, ocorrência)Início do fluxo
2Registrar a avaliação na tabela, com a dataPode ser automatizada
3Calcular por fornecedor o percentual no prazo, a nota de qualidade, o percentual de documentação correta e a nota final com os pesos combinadosPode ser automatizada
4Classificar cada fornecedor (Aprovado, Em observação, Abaixo do mínimo ou Poucos dados) e mostrar ranking e tendência de prazoPode ser automatizada
5Avisar o responsável quando o fornecedor passa a Abaixo do mínimo, uma vez por mudança de situaçãoPode ser automatizada
6Definir os critérios, os pesos e a nota mínimaNão automatizável (decisão humana)
7Analisar as ocorrências e decidir manter, colocar em observação ou trocar o fornecedorNão automatizável (decisão humana)
8Negociar melhorias com o fornecedorNão automatizável (decisão humana)
9Manter o cadastro: fornecedor novo entra na tabela e na lista do formulárioAutomatiza em parte (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos fornecedores recorrentes a empresa tem, e quantos concentram a maior parte das compras?
Hoje a avaliação de um fornecedor sai de dados registrados ou da lembrança de quem compra?
Quem recebe a mercadoria ou o serviço consegue registrar a avaliação logo depois da entrega?
Existem critérios combinados (prazo, qualidade, documentação) e uma nota mínima aceita pela empresa?
A empresa já usa ERP ou sistema de qualidade que avalia fornecedor? Se usa, ele pode já ter esse recurso.
Forms + Excel + SharePoint + Power Automate + Outlook
Microsoft Forms: criar o formulário de avaliação com fornecedor (lista), pedido ou nota fiscal, entregue no prazo (Sim ou Não), qualidade (nota de 1 a 5), documentação correta (Sim ou Não), ocorrência e nome de quem avalia.
Excel: criar a tabela tbAvaliacoes (uma linha por avaliação), a tabela tbFornecedores (uma linha por fornecedor, com as fórmulas de nota) e a aba Parametros com pesos, nota mínima e mínimo de avaliações. Salvar o arquivo no SharePoint.
Power Automate, fluxo 1: a cada resposta do formulário, adicionar uma linha em tbAvaliacoes, com a data gravada como número de data do Excel.
Excel: as fórmulas de tbFornecedores calculam percentual no prazo, qualidade média, documentação, nota final, situação e tendência; a aba Ranking ordena os fornecedores pela nota.
Power Automate, fluxo 2: toda segunda de manhã, ler tbFornecedores e, para o fornecedor que mudou de situação para Abaixo do mínimo, enviar o aviso pelo Outlook ao responsável.
Excel: gravar a situação avisada e a data do aviso na linha, para o mesmo aviso não se repetir.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Forms: criar o formulário com fornecedor (lista), pedido ou nota fiscal, entregue no prazo (Sim ou Não), qualidade (escala de 1 a 5), documentação correta (Sim ou Não), ocorrência e nome de quem avalia, sem coletar e-mails.
Google Sheets: vincular o formulário a uma planilha, renomear a aba de respostas para Respostas e criar as abas Fornecedores e Parametros.
Google Sheets: na aba Fornecedores, as fórmulas calculam percentual no prazo, qualidade média, documentação, nota final, situação e tendência de cada fornecedor.
Google Sheets: montar a aba Ranking com SORT e FILTER, ordenando por nota final.
Apps Script: escrever a função que lê a aba Fornecedores e envia pelo Gmail o aviso do fornecedor que passou a Abaixo do mínimo.
Apps Script: gravar a situação avisada e a data na própria linha e criar um acionador semanal para a função rodar sozinha.
O RH define quem avalia quem e o prazo, a automação envia o formulário, lembra quem não respondeu e consolida as notas por pessoa e por área, e a conversa de feedback continua com o gestor.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O RH abre o ciclo: define as competências, quem avalia quem e o prazo, e cadastra as designações na tabelaInício do fluxo
2Enviar o convite com o link do formulário a cada avaliadorPode ser automatizada
3O avaliador responde ao formulário, dando nota por competência e um comentárioNão automatizável (decisão humana)
4Gravar cada resposta na tabela com o e-mail de quem respondeu e o nome de quem foi avaliadoPode ser automatizada
5Marcar quem já respondeu e quem ainda faltaPode ser automatizada
6Lembrar quem falta a cada 3 dias quando o prazo se aproxima ou passaPode ser automatizada
7Calcular as médias por competência, por pessoa e por áreaPode ser automatizada
8Ler os resultados e os comentários, conferir se há avaliações suficientes e preparar a conversaNão automatizável (decisão humana)
9Conduzir a conversa de feedback com cada pessoaNão automatizável (decisão humana)
10Decidir promoções e planos de desenvolvimentoNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas pessoas são avaliadas por ciclo e por quantos avaliadores cada uma? Com 20 pessoas e 4 avaliadores cada, são 80 formulários para enviar, cobrar e juntar.
Hoje alguém cobra quem não respondeu, um por um, por mensagem?
O resumo individual é montado copiando respostas de planilhas ou e-mails?
As competências e a escala de notas estão definidas e aprovadas pela empresa, ou mudam a cada ciclo?
Existe regra sobre quem pode ver os resultados e os comentários? A automação guarda quem avaliou quem, então esse acesso precisa ser restrito.
Forms + Excel + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbAvaliacoes (quem avalia quem, relação, área, prazo) e a tabela tbRespostas (onde cada resposta do formulário é gravada), com Relacao em lista suspensa.
Forms: criar o formulário com a pergunta de escolha "Quem você está avaliando?", uma pergunta de classificação de 1 a 5 por competência e um campo de comentário, limitado a pessoas da organização e registrando o nome.
Power Automate: criar o fluxo "Quando uma nova resposta é enviada" que grava cada resposta em tbRespostas com o e-mail de quem respondeu.
Excel: criar em tbAvaliacoes a coluna Respondida, que confere se existe resposta daquele avaliador sobre aquela pessoa, e em tbRespostas as colunas Relacao e Area, buscadas na designação.
Power Automate: criar um fluxo manual para enviar o convite e um fluxo agendado diário para lembrar, pelo Outlook, só quem ainda não respondeu.
Excel: montar a aba Resumo com adesão do ciclo, quem está pendente e as médias por competência, por pessoa e por área.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a aba Designacoes (quem avalia quem, relação, área, prazo) e vincular o Google Forms à planilha para as respostas caírem na aba Respostas.
Google Forms: criar o formulário com a pergunta "Quem você está avaliando?", uma escala linear de 1 a 5 por competência e um campo de comentário, coletando o e-mail verificado.
Google Sheets: criar em Designacoes as colunas que mostram se a pessoa já respondeu e a nota de cada competência dada naquela avaliação, com a função MAP.
Apps Script: escrever a função que envia o convite a cada avaliador e criar o menu Avaliação para disparar o envio.
Apps Script: escrever a função de lembrete e criar um acionador diário, que cobra só quem ainda não respondeu.
Google Sheets: montar a aba Resumo com adesão, pendentes e as médias por competência, por pessoa e por área.
Ata de reunião com tarefas, responsáveis e lembretes de prazo
Toda reunião termina com decisões e tarefas registradas, cada pessoa recebe as suas e quem está perto do prazo ou atrasado é avisado sem ninguém cobrar à mão.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1A reunião termina com decisões e tarefas combinadasInício do fluxo
2Registrar as decisões e definir responsável e prazo realistasNão automatizável (decisão humana)
3Lançar cada tarefa no formulário padronizado da ataAutomatiza em parte (decisão humana)
4Gravar a tarefa na tabela de acompanhamentoPode ser automatizada
5Avisar o responsável por e-mail com a tarefa e o prazoPode ser automatizada
6Lembrar quem tem tarefa perto do prazo ou atrasadaPode ser automatizada
7Fazer a tarefa e marcar como concluídaNão automatizável (decisão humana)
8Conferir na reunião seguinte se foi mesmo cumpridaNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantas reuniões por semana geram tarefas, e quantas tarefas por reunião? Poucas tarefas por mês cabem num e-mail; o ganho aparece com volume.
Hoje alguém consegue dizer, sem abrir a ata antiga, o que está atrasado?
As tarefas saem da reunião com responsável e prazo, ou ficam como 'alguém vê isso'?
Quem avalia se a tarefa foi cumprida? Essa decisão continua humana: a automação só avisa e registra.
As pessoas já usam Microsoft 365 ou Google Workspace? Isso define o caminho.
Forms + Excel + Power Automate + Outlook
Excel: criar a tabela tbTarefas (Reuniao, Data, Decisao, Tarefa, Responsavel, Email, Prazo, Status, Situacao) e a tabela tbPessoas (Nome, Email), num arquivo guardado no OneDrive ou no SharePoint.
Forms: criar o formulário da ata com os campos Reunião, Data, Decisão, Tarefa, Responsável (escolha, com os nomes de tbPessoas) e Prazo (data). Cada resposta é uma tarefa.
Power Automate: criar um fluxo com o gatilho 'Quando uma nova resposta é enviada', 'Obter detalhes da resposta' e 'Obter uma linha' em tbPessoas para achar o e-mail do responsável.
Power Automate: 'Adicionar uma linha a uma tabela' em tbTarefas, convertendo as datas para o formato que o Excel entende, com o Status 'Aberta'.
Power Automate: 'Enviar um email (V2)' ao responsável com a tarefa, a decisão e o prazo.
Power Automate: criar um segundo fluxo agendado, todo dia de manhã, que lista as tarefas atrasadas ou que vencem em até 2 dias e avisa cada responsável.
Excel: a pessoa responsável muda o Status para 'Concluída' quando termina, e a coluna Situacao deixa de cobrar.
Google Forms + Google Sheets + Apps Script + Gmail
Google Sheets: criar a planilha com a aba Pessoas (Nome, Email) e a aba Tarefas (Carimbo, Reuniao, Data, Decisao, Tarefa, Responsavel, Prazo, Status, Email).
Google Forms: criar o formulário da ata com Reunião, Data, Decisão, Tarefa, Responsável (menu suspenso com os nomes) e Prazo (data), e vinculá-lo à planilha. Cada resposta é uma tarefa.
Apps Script: escrever a função que, a cada resposta, grava a tarefa na aba Tarefas com o Status 'Aberta' e envia o e-mail ao responsável.
Apps Script: criar o acionador 'Ao enviar o formulário' para essa função.
Apps Script: escrever a função que percorre as tarefas abertas e avisa quem está atrasado ou a até 2 dias do prazo, e criar um acionador diário para ela.
Google Sheets: a pessoa responsável muda o Status para 'Concluída' quando termina.
Opcional: criar a tarefa na ferramenta de projetos que o time já usa
Se o time já acompanha trabalho no Planner, Trello, Asana ou similar, o mesmo fluxo pode criar a tarefa lá em vez de (ou além de) gravar na planilha.
Só vale a pena se as pessoas realmente olham essa ferramenta todo dia; senão, o e-mail de lembrete resolve.
Agenda com confirmação e lembrete automáticos de compromissos
O cliente marca o horário sozinho numa página de agendamento, recebe a confirmação e o lembrete, e a agenda registra quem compareceu, quem faltou e quem precisa remarcar, sem mensagem manual.
Fluxo de análise
Início do fluxoPode ser automatizadaAutomatiza em parte (decisão humana)Não automatizável (decisão humana)
1O cliente escolhe um horário livre na página de agendamentoInício do fluxo
2Criar o evento na agenda e enviar a confirmaçãoPode ser automatizada
3Mandar o lembrete na vésperaPode ser automatizada
4Registrar o compromisso na tabela de acompanhamentoPode ser automatizada
5Atender o cliente no horário combinadoNão automatizável (decisão humana)
6Marcar se o cliente compareceu, faltou ou cancelouAutomatiza em parte (decisão humana)
7Oferecer nova data a quem faltouAutomatiza em parte (decisão humana)
8Decidir exceções de encaixe e contatos sensíveisNão automatizável (decisão humana)
Como avaliar se vale automatizar
Quantos compromissos por semana são marcados, e quantos viram mensagens de ida e volta para combinar o horário?
Quantos clientes faltam sem avisar? Se a falta é rara, o lembrete já resolve; se é comum, vale também o registro e o convite para remarcar.
Quem define os horários livres e as regras (duração, intervalo, antecedência mínima)?
Há casos sensíveis que exigem contato pessoal? Esses ficam fora da automação.
A equipe já usa Outlook ou Google Agenda? Isso define o caminho.
Bookings + Outlook + Power Automate + Excel
Bookings: criar a página de reservas com os serviços, a duração, o intervalo entre atendimentos, a antecedência mínima e os horários de cada pessoa. O Bookings cria o evento no Outlook e envia a confirmação.
Excel: criar a tabela tbAgenda (EventoId, Data, Cliente, Compromisso, Status, AvisoFalta), com lista suspensa em Status.
Power Automate: criar um fluxo agendado, no fim da tarde, que lista os eventos do dia seguinte no calendário, envia o lembrete a quem está no convite e grava cada compromisso em tbAgenda.
Excel: depois do atendimento, a pessoa marca o Status (Compareceu, Faltou ou Cancelado) e o resumo mostra o índice de comparecimento.
Power Automate: criar um fluxo agendado, de manhã, que envia a quem faltou um convite para remarcar e marca o aviso como enviado.
Google Agenda + Apps Script + Gmail + Google Sheets
Google Agenda: criar a agenda de agendamentos, com duração, disponibilidade, intervalo e antecedência mínima. A página tem um link para o cliente marcar, e o evento aparece na agenda com o cliente como convidado.
Google Sheets: criar a aba Agenda (Chave, Data, Cliente, Compromisso, Status, AvisoFalta), com lista suspensa em Status.
Apps Script: escrever a função que lê os eventos do dia seguinte, envia o lembrete a cada convidado e grava o compromisso na aba Agenda, sem repetir os que já estão lá.
Apps Script: escrever a função que envia o convite para remarcar a quem foi marcado como Faltou, e criar os acionadores diários das duas funções.
Google Sheets: depois do atendimento, a pessoa marca o Status, e o resumo mostra o índice de comparecimento.
Opcional: sistema de agendamento ou CRM
Se a empresa já usa um CRM ou sistema de agendamento com lembretes próprios, use o dele em vez de montar este fluxo, para não duplicar mensagens.
Só vale trocar se a necessidade passar de agenda e lembrete, por exemplo cobrança antecipada, histórico do cliente e relatórios por atendente.
