Planilha de controle de contratos é o arquivo que reúne todos os contratos da empresa com as datas de início e de fim, o responsável por cada um, os valores e os eventos que pedem atenção. Com ela, o gestor sabe o que vence nos próximos meses e quem precisa agir antes do prazo.
Este post acompanha um vídeo do nosso canal no YouTube. Nele, a equipe da Safira Consultoria apresenta a nossa ferramenta de controle de contratos e renovações, dos relatórios até as listas de apoio que você ajusta à sua realidade.
A seguir, mostramos o que uma boa planilha desse tipo precisa ter, como calcular os vencimentos e como usar a nossa na rotina. Mesmo que você prefira montar a sua, a lógica é a mesma.
Principais conclusões
- Segundo o vídeo, um contrato pode decidir ganhos ou perdas de centenas, milhares ou até milhões; por isso o controle precisa cobrir valores, prazos e termos.
- No cadastro da ferramenta, a vigência em dias e os dias a vencer saem de cálculos automáticos a partir das datas de início e de fim.
- A ferramenta tem dois relatórios: um operacional, com contratos a vencer, concentração contratual, top 5 e responsáveis, e um painel financeiro, com valor, renovados, ticket médio e contratos ativos.
- Alertas automáticos para avisar o responsável entram como melhoria: no vídeo, a equipe se oferece para acrescentar esse acompanhamento.
Por que controlar contratos vai além de guardar o documento assinado?
O vídeo abre com uma ideia simples. Gestão de contratos não é cuidar de um papel assinado. Cada contrato define se a empresa vai ganhar ou perder dinheiro, e o valor em jogo pode chegar a centenas, milhares ou até milhões.
Navegue neste artigo
- Por que controlar contratos vai além de guardar o documento assinado?
- O que uma planilha de controle de contratos precisa ter?
- Como fazer o controle de vencimento de contratos sem conferir um por um?
- Como a nossa planilha de controle de contratos mostra prazos e valores?
- Como usar a ferramenta no dia a dia
- Quando a planilha de controle de contratos precisa de alertas automáticos?
- Perguntas frequentes
Além do dinheiro, o controle envolve prazos e termos. Quem cuida dos contratos precisa ter tudo isso na ponta da língua, seja para responder ao gerente, seja para decidir sozinho quando o gerente é você.
Na prática, o problema raramente aparece no dia da assinatura. Ele surge meses depois, em situações como estas:
- o contrato renova sozinho porque ninguém viu o prazo de aviso;
- o reajuste chega e ninguém confere o índice combinado;
- a diretoria pergunta quanto vence no trimestre e a resposta leva dias;
- ninguém sabe ao certo quem responde por cada contrato.
Todos esses sinais têm a mesma origem. As informações existem, mas estão espalhadas em pastas, e-mails e na memória de quem assinou. Quando essa pessoa sai de férias, o controle sai junto.
Por isso, antes de pensar em sistema, vale organizar a carteira numa planilha com campos fixos, seja um modelo pronto ou uma planilha personalizada para a sua empresa. Assim, cada contrato passa a ter dono, data e valor visíveis para quem precisa decidir. Na nossa experiência, esse passo já muda a conversa com a diretoria, porque a resposta deixa de depender de uma busca manual.
O que uma planilha de controle de contratos precisa ter?
Uma boa estrutura separa o que muda pouco (as listas) do que você lança no dia a dia (os contratos e seus eventos). Depois, junta tudo em relatórios. A tabela abaixo resume as partes que não podem faltar.
| Aba | O que registrar | Por que importa |
|---|---|---|
| Instruções | Objetivo, como inserir, alertas de uso, precauções e mapa do arquivo | Evita uso errado desde o primeiro lançamento |
| Listas de apoio | Tipo de parte, categoria, status, renovação, índices | Padroniza a digitação e alimenta os filtros |
| Cadastro de contratos | Parte, responsável, área, status, início, fim, valor e periodicidade | Base de todos os cálculos e relatórios |
| Eventos do contrato | Cláusulas e marcos que você precisa revisitar | Lembra o que o contrato exige além do vencimento |
| Relatório | Contratos a vencer, por tipo e categoria, concentração e responsáveis | Mostra onde está o risco |
| Painel financeiro | Valor, renovados, ticket médio e contratos ativos | Mostra o peso da carteira no caixa |
Dois campos merecem atenção especial: a regra de renovação e o índice de reajuste. São eles que mais pegam a empresa de surpresa, porque o contrato continua valendo enquanto ninguém olha.
As listas de apoio parecem detalhe, mas sustentam o resto. Se a mesma parte aparece com duas grafias, o top 5 se divide em dois e o relatório mostra um retrato falso. Do mesmo modo, um status digitado livremente quebra qualquer filtro.
Se boa parte dos seus contratos é com fornecedores, vale também ligar este controle à planilha de controle de compras, em que o comprador registra cotações e pedidos.
Como fazer o controle de vencimento de contratos sem conferir um por um?
O segredo está em deixar o Excel fazer a conta de datas. Com o início na coluna B e o fim na coluna C, a vigência em dias é só =C2-B2. Já os dias a vencer saem de =C2-HOJE(), que muda sozinho a cada dia.
A página da Microsoft sobre a função HOJE explica que ela devolve a data atual sempre que a pasta de trabalho é aberta. A mesma página aponta que ela serve para calcular intervalos, que é exatamente o caso dos vencimentos. Se quiser ver outras funções de data na prática, temos um guia de funções de data do Excel para calcular vencimentos.
Com os dias a vencer calculados, a cor faz o resto. No artigo sobre formatação condicional no Excel, a própria Microsoft dá um exemplo parecido. Itens que vencem em até 60 dias ganham fundo amarelo e os vencidos ficam em vermelho.
Em contratos, porém, o prazo que importa nem sempre é a data final. Muitas vezes, o que vale é a data limite para avisar que você não quer renovar. Por isso, ajuste a faixa amarela ao aviso prévio de cada contrato, e não a um número fixo para a carteira inteira.
Outro ponto é que nem todo prazo está no vencimento. Cláusulas de reajuste, entregas e revisões acontecem no meio da vigência. É para isso que serve a aba de eventos do contrato.
Sua empresa descobre o vencimento do contrato quando ele já passou? Conte como vocês controlam hoje e mostramos o que acompanhar primeiro.
Como a nossa planilha de controle de contratos mostra prazos e valores?
No vídeo, a demonstração começa pelos relatórios, e o motivo é claro. Para o apresentador, lançar dados é uma etapa anterior, uma pré-ação. O resultado vem da análise que você faz em cima deles. Além do mais, os relatórios mostram de saída tudo o que a ferramenta consegue entregar.
Relatório de vencimentos e responsáveis
O primeiro relatório, que o vídeo chama de “mais burocrático”, traz os valores a vencer e os vencimentos por tipo de contrato e por categoria. Também mostra os contratos a vencer, um semáforo, a concentração contratual e os contratos por tipo.
Logo abaixo, aparecem os top 5 por parte e por categoria, em quantidade. Assim, você enxerga as prioridades da empresa sem montar outro filtro. Por fim, o relatório lista os responsáveis por cada contrato, ou seja, quem vai ter que agir.
Painel financeiro
A segunda tela trata só de finanças. Ela mostra o valor dos contratos, os renovados e o ticket médio de cada contrato. Em seguida, traz a quantidade por periodicidade, a distribuição por valor e os contratos ativos, com o quanto eles representam no dia a dia.
Juntas, as duas telas respondem às perguntas que a diretoria costuma fazer. O que vence logo? Quem cuida? Quanto isso pesa no caixa?
No vídeo, mostramos o relatório de vencimentos e o painel financeiro funcionando, tela por tela.
Como usar a ferramenta no dia a dia
Segundo o vídeo, a aba Instruções talvez seja a mais importante. O mercado oferece muitas ferramentas, mas poucas trazem suporte. Por isso, essa aba mostra os objetivos da planilha, como inserir os dados, os alertas, as precauções e o mapa do arquivo.
Siga esta ordem na primeira semana:
- Leia a aba Instruções. Ela mostra o mapa do arquivo antes de você lançar qualquer dado.
- Revise as listas de apoio. Tipo de parte, categoria, status, cadastro, renovação e índices são só exemplos. Você pode trocar os itens e incluir novos, e há mais listas à direita.
- Cadastre cada contrato. Preencha responsável, área, status, data de início e data de fim. A vigência em dias e os dias a vencer aparecem sozinhos.
- Registre os eventos. Lance na aba de eventos as cláusulas que você precisa revisitar com frequência.
- Trate a renovação. Se o contrato renova automaticamente, lance como evento a data limite do aviso prévio. Se não renova, lance a data em que a renegociação precisa começar.
- Abra o relatório toda semana. Comece pelos contratos a vencer e pelos responsáveis, que pedem ação rápida.
- Feche o mês no painel financeiro. Compare os contratos ativos, os renovados e o ticket médio com o mês anterior.
No vídeo, a equipe resume a ideia assim: inserir é simples, e as respostas vêm dos relatórios. Por isso, a disciplina de lançar cada contrato no mesmo dia da assinatura vale mais do que qualquer fórmula.
Quer essa estrutura pronta, com relatório de vencimentos e painel financeiro? Conheça a versão completa da ferramenta na Loja Safira.
Quando a planilha de controle de contratos precisa de alertas automáticos?
A planilha mostra o que vence e quem responde por cada contrato. Mesmo assim, ela depende de alguém abrir o arquivo. No vídeo, a equipe cita os alertas automáticos como uma das melhorias possíveis, por exemplo para avisar o responsável. Nesse caso, o time de atendimento combina com você o tipo de acompanhamento.
Alguns sinais mostram que chegou essa hora:
- a carteira cresceu e o relatório semanal já não dá conta;
- os responsáveis estão em áreas diferentes e quase nunca abrem a planilha;
- a renovação de contratos exige aprovação de mais de uma pessoa;
- os dados de contratos precisam conversar com outro sistema da empresa.
Nesses cenários, um fluxo do Power Automate pode ler a planilha de controle de contratos e enviar um e-mail ao responsável quando o prazo se aproxima. Explicamos como esse tipo de rotina funciona no post sobre alertas e relatórios automáticos com Power Automate. Se ainda estiver em dúvida entre evoluir a planilha ou partir para um sistema, compare as opções em planilha personalizada ou sistema pronto.
Quando a renovação passa por aprovação de mais de uma pessoa, o degrau seguinte não é outra aba na planilha: é um app em Power Apps em que cada responsável aprova pelo celular e o histórico fica registrado. E quando os contratos precisam conversar com o financeiro ou com o ERP, o software sob medida integra as bases sem que ninguém digite o mesmo dado duas vezes.
O vídeo fecha com um convite: esquecer um pouco as inserções manuais, ganhar controle e confiança nos dados e, mais adiante, automatizar o processo. Para isso, conheça o nosso serviço de automação com Power Automate ou o de especialista em Excel.
Viu no vídeo e quer que o responsável receba o aviso antes do vencimento? Conte como sua carteira de contratos funciona e indicamos o caminho.
Perguntas frequentes
Como fazer uma planilha de controle de contratos no Excel?
Como controlar o vencimento de contratos no Excel?
O que é concentração contratual?
Como acompanhar a renovação de contratos?
Qual a diferença entre vigência e dias a vencer?
Este artigo foi escrito pela Safira Consultoria a partir do vídeo “Controlando contratos da forma correta (ferramenta completa)” do nosso canal no YouTube, com a experiência de mais de 500 clientes e 2.000 projetos em Excel, Power BI e Power Platform.
Douglas dos Reis Silva Junior
Especialista em Negócios & Tecnologia
Passei mais de 15.000 horas resolvendo o mesmo problema: empresas que pagam caro por ferramentas que usam mal. Sou Douglas dos Reis Silva Junior. Formação em Mecatrônica, Administração de Empresas e Ciências Econômicas pela Faculdade Metodista. Especialista certificado em Desenvolvimento Tecnológico no Ambiente Microsoft (2015) e na metodologia Six Sigma / DMAIC (2020). Atuo no ecossistema Microsoft 365 e Google Workspace desde 2015.
Comecei em 2012, dentro das áreas de qualidade e processos da General Electric, Vestas Energia, Aliansce Sonae, Festo e G4S. Foi ali que entendi a regra que carrego até hoje: o problema raramente é a ferramenta, é o desenho do processo em volta dela. Quando migrei para controladoria e finanças, levei essa leitura comigo. E foi ali que comecei a desenvolver soluções que pagam o próprio investimento ainda no primeiro trimestre.
Hoje, na Sapphire Business Technology, gerencio projetos de diversos tamanhos e escopos variados, com uma promessa simples: a planilha, relatório/dashboard ou sistema em que você perde horas em trabalhos manuais não precisa continuar sendo um problema. Isso pode virar a solução do seu fluxo de trabalho e poupar 90% das suas horas com um bom time técnico.
