Follow up de compras é o acompanhamento do pedido depois que ele sai para o fornecedor. Na prática, a equipe confirma quanto ele vai entregar e quando, guarda a data prometida e confere se ele cumpriu essa data. Para automatizar esse trabalho, a regra é trocar a palavra do fornecedor por dado. Assim, a equipe só entra em cena quando algo sai do previsto.
Este post acompanha um vídeo da série “Como automatizar”, do canal da Safira Consultoria no YouTube. Nele, mostramos a linha de raciocínio que usamos com clientes, que junta o olhar do Six Sigma Black Belt e o do desenvolvimento tecnológico.
A cotação vem antes do pedido e tem post próprio, sobre como automatizar a cotação de fornecedores. Aqui, o foco é o que acontece depois do envio.
Principais conclusões
- O follow up de compras tem quatro pilares: pedido enviado, confirmação do fornecedor, data prometida e entrega. Os três primeiros dependem de um agente externo, o fornecedor.
- A confirmação do fornecedor precisa dizer quanto e quando, não só que há disponibilidade. A data prometida, por sua vez, precisa ficar ao lado da data executada.
- Se alguém da equipe ainda faz trabalho manual em qualquer um dos três primeiros pilares depois do gatilho, o processo está errado e tem tudo para virar automação.
- Com o histórico de prometido contra cumprido, o processo passa a rodar por exceção e alimenta o tender recorrente, a concorrência que reavalia os fornecedores.
Por que o follow up de compras ainda toma o dia da equipe?
Todo pedido de compra nasce de uma necessidade. Na leitura do vídeo, a grande maioria vem de dentro da empresa e já estava prevista: reposição de estoque, uma prestação de serviço, um pedido de cliente que já entrou no planejamento. Uma parte menor é esporádica.
Navegue neste artigo
- Por que o follow up de compras ainda toma o dia da equipe?
- Quais são os pilares do pedido de compra depois do envio?
- Data prometida ou data cumprida: o que vale no follow up de compras?
- Excel ou Power Apps: qual ferramenta sustenta o acompanhamento?
- Como automatizar o follow up de compras: passo a passo
- Como usar o histórico do fornecedor no próximo tender?
- Quais erros evitar e quando chamar um especialista?
- Perguntas frequentes
Esse processo pesa porque mexe direto com o financeiro. Cada pedido envolve margem e a qualidade do produto ou serviço que a empresa vai entregar depois.
No modelo manual, porém, o pedido sai e a equipe passa a correr atrás dele:
- liga ou escreve para confirmar se o fornecedor tem o item;
- pergunta de novo a quantidade e o prazo;
- aceita a data que o fornecedor promete, sem saber se ele costuma cumprir;
- acompanha a entrega com contatos que, em muitos casos, nem precisavam existir.
No vídeo, chamamos isso de colocar o colaborador numa posição de louco. Ele passa o dia falando com fornecedores e, mesmo assim, não tem lastro para afirmar um prazo. Sem esse lastro, a empresa também não consegue programar a produção nem a prestação de serviço.
Existe ainda um custo menos visível. Sem tempo, ninguém olha para a qualidade da compra. Em vários clientes, o retorno que recebemos depois da otimização e da automação foi justamente esse: a equipe passou a avaliar a qualidade do que comprava.
Quais são os pilares do pedido de compra depois do envio?
Para analisar o processo, separamos o pedido em quatro pilares. Eles existem em qualquer pedido de compra, mesmo que a ordem mude um pouco de empresa para empresa.
| Pilar | O que registrar | Onde trava no modelo manual |
|---|---|---|
| Pedido enviado | Gatilho que gerou o pedido, fornecedor, item, quantidade e data de envio | Alguém dispara à mão o que a necessidade já indicava |
| Confirmação do fornecedor | Disponibilidade, quanto ele entrega e quando | A equipe anota só que o item está disponível |
| Data prometida | A data prometida e, depois, a data executada | Ninguém compara a promessa com o que aconteceu |
| Entrega | Data e quantidade recebidas | O atraso aparece só no dia em que o material falta |
Repare em um detalhe. Pedido enviado, confirmação e data prometida não são etapas internas. Todas dependem do fornecedor. Então, como automatizar algo que depende de fora?
A resposta está no que vale mais do que a palavra do fornecedor: dado, confirmação, base, lastro. A empresa não controla o fornecedor, mas controla o que registra sobre ele. Quando cada pilar gera um registro, o acompanhamento deixa de depender da memória de quem ligou.
O pedido enviado, por sua vez, parte de um gatilho primário. É o momento em que a empresa já entendeu a necessidade, seja pelo estoque, seja pela demanda de um serviço. Esse gatilho e a aprovação que vem antes dele são outros processos da série. No blog, mostramos como automatizar o fluxo de aprovação interno, que costuma anteceder o pedido.
Se os três primeiros pilares rodam bem, a entrega vira consequência.
Data prometida ou data cumprida: o que vale no follow up de compras?
A confirmação do fornecedor diz o que ele promete. Isso não garante o que ele vai cumprir. Por isso, o follow up de compras precisa guardar as duas datas.
Veja o exemplo que usamos no vídeo, de uma obra de construção civil. Surge uma nova demanda e a empresa precisa de sacos de cimento em 10 dias. O fornecedor confirma a entrega em 5 dias. Parece ótimo. Mas esses 5 dias são verdadeiros? Só o histórico responde. Nem todo fornecedor cumpre 100% do que promete, e um relatório de prometido contra cumprido mostra quem cumpre.
Esse relatório pode nascer já no pedido enviado, ou até antes do gatilho primário. Em todo caso, a comparação precisa existir entre fornecedores, e não só dentro de um pedido.
A data prometida também tem outro papel. Com ela, a empresa ganha previsão da própria operação. O suprimento chega a tempo para a produção continuar? O serviço ao cliente começa na data combinada? Quando a data executada fica ao lado da prometida, essa previsão passa a ter base.
No Excel, a conta do atraso é simples. A função DIATRABALHOTOTAL, segundo a documentação da Microsoft, retorna os dias úteis entre duas datas e desconta fins de semana e feriados. Aplicada entre a data prometida e a data da entrega, ela mostra o desvio de cada pedido em dias úteis.
O número de um pedido, sozinho, diz pouco. Já a média desses desvios por fornecedor, ao longo dos meses, diz se a próxima promessa de 5 dias merece confiança ou uma margem de segurança.
No vídeo, desenhamos os pilares do pedido e mostramos onde a confirmação do fornecedor e a data prometida viram dado.
Excel ou Power Apps: qual ferramenta sustenta o acompanhamento?
Não existe uma ferramenta única para esse fluxo. O mesmo problema às vezes cabe numa planilha de Excel e, em outra empresa, pede um app em Power Apps. O que decide são as variáveis do processo:
| Variável | Pergunta para fazer |
|---|---|
| Escala | Quantos pedidos e fornecedores entram no acompanhamento por mês? |
| Pessoas | Quantas pessoas registram e consultam os pedidos? |
| Edição | Quem altera a confirmação e a data executada, e de onde? |
| Visualização | Quem precisa ver o resultado, e com que frequência? |
| Consulta | O fornecedor e o histórico dele precisam estar à mão na hora da compra? |
Uma planilha de follow up de compras atende bem quando poucas pessoas lançam os dados e o volume cabe num arquivo bem estruturado. Se a sua empresa ainda não tem nem o controle básico, comece pela planilha de controle de compras, que organiza fornecedores, cotações e compras.
Quando várias pessoas editam e consultam ao mesmo tempo, o Power Apps costuma caber melhor. Segundo a visão geral do Power Apps, da Microsoft, esses aplicativos levam lógica de negócios e fluxo de trabalho a processos que antes eram manuais.
Em qualquer das duas, o relatório é a peça central. Ele cria um checkpoint de gestão, uma comunicação direta com a gerência sobre todo o processo. Para decidir onde esse relatório vai rodar, veja quando usar Excel ou Power BI em relatórios gerenciais.
Sua equipe ainda descobre o atraso do fornecedor no dia da entrega? Conte como é o seu follow up hoje e mostramos o que medir primeiro.
Como automatizar o follow up de compras: passo a passo
O processo parte de diretrizes internas e de regras já escritas. Então, comece por elas, mesmo que a primeira versão rode numa planilha simples.
- Mapeie o gatilho primário. Liste o que dispara cada pedido: reposição de estoque, prestação de serviço ou pedido de cliente já previsto.
- Padronize o pedido enviado. Dê um código a cada pedido e registre fornecedor, item, quantidade e data de envio no mesmo formato.
- Registre a confirmação completa. Para cada pedido, guarde se há disponibilidade, quanto o fornecedor entrega e quando.
- Compare as confirmações. Coloque lado a lado o que cada fornecedor confirmou para o mesmo tipo de item.
- Guarde as duas datas. Ao lado da data prometida, abra um campo para a data executada e calcule o desvio em dias úteis.
- Cruze a promessa com o histórico. Se o histórico do fornecedor confirma o prazo prometido, o pedido segue sem nenhum contato. Caso ele costume atrasar, planeje a produção com margem e marque o pedido para acompanhamento.
- Defina as exceções. Escolha os casos que chamam uma pessoa: confirmação que não chegou, quantidade diferente, data prometida vencida.
- Monte o relatório da gerência. Mostre pedidos em aberto, exceções do dia e o desvio médio por fornecedor.
- Leve o histórico ao tender. Use os dados de prazo na próxima concorrência entre fornecedores.
No fim, faça o teste do vídeo. Entre o gatilho e a data prometida, alguém da equipe ainda trabalha à mão? Se sim, o processo está errado e toma mais tempo do que deveria.
Como usar o histórico do fornecedor no próximo tender?
Um tender recorrente é a concorrência periódica que reavalia os fornecedores. Ele só tem qualidade quando parte dos parâmetros da empresa e de um bom acompanhamento. Sem dado, a reavaliação vira opinião.
Com o follow up de compras automatizado, a resolução segue uma ordem clara. Primeiro, a empresa padroniza. Depois, centraliza o tratamento das informações. Por fim, orquestra o fluxo com as regras internas e externas já mapeadas.
Os padrões, aliás, não precisam ser só internos. Você também pode comparar o seu padrão com o do mercado em que atua. Scouts e especialistas de mercado conhecem as melhores práticas do setor. Funciona quase como uma análise SWOT: o nosso padrão interno é este, o externo é aquele. O externo é melhor ou pior para a nossa indústria?
O resultado final é um processo governado por exceção. A orquestração gera uma lista e um resultado final, e a equipe só atua no desvio. Para chegar lá, uma pergunta resume tudo: que data o seu sistema consegue vigiar? Se a resposta for “nenhuma”, alguém da equipe está vigiando no lugar dele.
Quais erros evitar e quando chamar um especialista?
Estes são os erros mais comuns no follow up de pedidos de compra:
- Confiar só na palavra do fornecedor. A confirmação sem histórico não diz se o prazo é real.
- Registrar só a disponibilidade. Sem quanto e quando, a confirmação não serve para planejar.
- Guardar a data prometida e esquecer a executada. Sem as duas, não existe relatório de desempenho.
- Começar pela entrega. Quando os três primeiros pilares funcionam, a entrega vira consequência.
- Usar a equipe como sistema de alerta. Gente cobrando fornecedor por telefone deixa de gerar valor em outra atividade.
Esse último erro desperdiça a capacidade dos colaboradores. Para ver esse raciocínio aplicado a outros fluxos, leia como a automação de processos elimina trabalho manual.
Quando o fluxo envolve muitos fornecedores, vários compradores e regras de exceção, a orquestração pede quem já fez isso antes. Nossa equipe mapeia os pilares, define as exceções e entrega o fluxo na ferramenta que a sua equipe vai usar. Conheça o nosso desenvolvimento de apps com Power Apps ou, se a base for planilha, o serviço de especialista em Excel.
Quer saber quanto do seu follow up de compras pode rodar sem ninguém cobrando fornecedor? Conte como é o fluxo hoje e indicamos o caminho.
Perguntas frequentes
O que é follow up de compras?
Como fazer o follow up de pedidos de compra?
Como montar uma planilha de follow up de compras?
O que faz o follow up no setor de compras?
Como saber se o fornecedor cumpre o prazo de entrega?
Este artigo foi escrito pela Safira Consultoria a partir do vídeo sobre o follow up de pedido de compra, da série “Como automatizar” do nosso canal no YouTube, com a experiência de mais de 500 clientes e 2.000 projetos em Excel, Power BI e Power Platform.
Douglas dos Reis Silva Junior
Especialista em Negócios & Tecnologia
Passei mais de 15.000 horas resolvendo o mesmo problema: empresas que pagam caro por ferramentas que usam mal. Sou Douglas dos Reis Silva Junior. Formação em Mecatrônica, Administração de Empresas e Ciências Econômicas pela Faculdade Metodista. Especialista certificado em Desenvolvimento Tecnológico no Ambiente Microsoft (2015) e na metodologia Six Sigma / DMAIC (2020). Atuo no ecossistema Microsoft 365 e Google Workspace desde 2015.
Comecei em 2012, dentro das áreas de qualidade e processos da General Electric, Vestas Energia, Aliansce Sonae, Festo e G4S. Foi ali que entendi a regra que carrego até hoje: o problema raramente é a ferramenta, é o desenho do processo em volta dela. Quando migrei para controladoria e finanças, levei essa leitura comigo. E foi ali que comecei a desenvolver soluções que pagam o próprio investimento ainda no primeiro trimestre.
Hoje, na Sapphire Business Technology, gerencio projetos de diversos tamanhos e escopos variados, com uma promessa simples: a planilha, relatório/dashboard ou sistema em que você perde horas em trabalhos manuais não precisa continuar sendo um problema. Isso pode virar a solução do seu fluxo de trabalho e poupar 90% das suas horas com um bom time técnico.
