Automação escolar: case de 556 horas por ano com Power Apps

Resumo do projeto

O cliente chegou até nós por indicação de outro cliente. O projeto começou numa unidade modelo, e a expansão para outras unidades já está em andamento. Para nós, essa é a melhor validação de um projeto de automação escolar: o cliente aprova o resultado e pede para levar o mesmo fluxo adiante.

A rota foi simples: imersão para definir, linhas de base para medir, arquitetura para analisar, cinco módulos de melhoria e, no fim, o controle com a equipe já usando o app.

Por que o fluxo de cursos não cabia mais em planilhas?

A instituição oferece cursos de prateleira e cursos personalizados, montados sob demanda. Todo o fluxo desses cursos dependia de planilhas. Isso incluía a precificação, feita à mão, e cadastros que passavam por camadas de solicitação e de autorização.

Gostamos de planilhas, mas cada ferramenta tem seu lugar. Quando o mesmo arquivo recebe mais de 10 camadas de aprovação, edição e visualização, ele deixa de ser o lugar certo. Aqui, três públicos diferentes usavam o fluxo, cada um com seu nível de aprovação.

O diagnóstico apontou quatro gargalos:

• Confidencialidade frágil. Cadastros com várias camadas de autorização ficavam numa planilha. Assim, não havia como garantir que só a pessoa certa visse ou mudasse cada dado.
• Pendências com professores. Até um reembolso simples dependia de controle em planilha. Cada atraso gerava mal-estar com os docentes.
• Cursos personalizados complexos. Montar um curso sob medida exigia cruzar preço, disponibilidade, perfil técnico do professor, módulos e semestre.
• Professores em várias unidades. O mesmo docente pode dar aula em diversas unidades. Por isso, o deslocamento e a cidade de cada um também entravam na conta.

A maior parte dos professores recebe por hora-aula, como PJ, com contratos diferentes entre si. Então, um erro de cálculo ou uma pendência esquecida pesa direto no bem-estar de quem dá aula.

Se a sua instituição vive um cenário parecido, vale entender quando a planilha deixa de ser a ferramenta certa antes de escolher um sistema.

Como desenhamos a automação escolar antes da primeira tela

Na nossa visão, a definição é a etapa mais importante do projeto. Por isso, ela deve tomar pelo menos 60% do tempo. Se a definição for ruim, a medição perde o sentido, a análise fica sem base e a melhoria não acontece.

Para definir, usamos o que o cliente já tinha. As planilhas modelo eram ruins e o fluxo também, mas essa era a realidade da operação. Também usamos vídeos e transcrições das reuniões da equipe. Um consultor que obriga o cliente a se adaptar ao jeito dele cria um projeto inútil, porque a operação não adota o que não reconhece.

Depois, medimos três coisas: as horas por etapa, o retrabalho e as macroetapas do ciclo. Com o fluxo todo em planilhas, o retrabalho não era exceção. Fazia parte da conta.

Na análise, saímos da estrutura de planilha e montamos um modelo relacional. Esse modelo consulta várias fontes, preserva as camadas de acesso e entrega o resultado certo a cada perfil. Três decisões técnicas pesaram aqui:

• Fonte de dados. A escolha ficou entre Dataverse e SharePoint. Já o Excel como fonte de um app nós não recomendamos.
• Limites de delegação. A documentação do Power Apps sobre delegação explica que, quando a fonte não processa a consulta, o app traz só os primeiros 500 registros, ou até 2.000 se você aumentar o limite. Num fluxo com muitos cursos e professores, isso pode gerar resultado incompleto.
• Regras antes da tela. O que cada perfil vê primeiro precisa carregar primeiro. O professor quer as próximas aulas, enquanto o financeiro procura outros números. Ninguém pode esperar um minuto por uma informação.

As planilhas não sumiram. Elas ficaram para exportação e consultas rápidas, que é onde funcionam bem.

Cinco semanas, cinco módulos: o sistema de automação escolar por etapas

Num fluxo encadeado, cada módulo depende do anterior. Por isso, não desenvolvemos nada em paralelo. Separamos a melhoria em semanas, uma etapa por vez.

A precificação foi além da conta de padaria. Ela não olha só quanto o professor cobra por hora-aula. Também considera a qualidade do serviço, e por isso ganhou uma sugestão de alocação de professores.

Os modelos de preenchimento do cronograma parecem detalhe, mas evitam erro e retrabalho. Um professor de economia e outro de engenharia podem lançar o mesmo valor de jeitos bem diferentes. Com padrões travados, todos lançam igual.

No módulo financeiro, um gatilho envia pedidos de materiais de laboratório aos fornecedores já cadastrados. Eles respondem num modelo padrão, com valores individuais, em conjunto e com desconto.

A área do aluno ficou fora desta fase e já entrou na expansão. Enquanto isso, a implantação acompanhou cada semana, com um vídeo de usabilidade semanal e treino gradual de cada público. Por fim, os testes integrados conferiram a precificação no financeiro, a importação de extrato, a conciliação e a emissão e leitura de notas fiscais.

Quanto a automação escolar economizou?

Antes do projeto, a estimativa era de 14 horas perdidas por ciclo do fluxo. Depois, o mesmo ciclo passou a levar 2h25. Para o volume, usamos de propósito uma premissa baixa: quatro ciclos por mês.

O ganho não ficou só nas horas. As divergências de valor caíram 90%, e o pouco que resta vem de erro humano. Já as pendências em atraso caíram 80%, graças aos alertas e a um fluxo de decisão mais enxuto. E agora 100% das aprovações deixam trilha no app.

Para fazer essa conta na sua realidade, veja como calcular o ROI de automação antes de fechar um projeto.

A automação escolar de uma instituição de ensino de grande porte reduziu cada ciclo do fluxo de cursos de 14 horas para 2h25, segundo a Sapphire Business Technology Brasil, o que soma 556 horas por ano numa conta conservadora.

Mesmo assim, a automação não veio para tirar ninguém do processo. Ela devolve mais de 11 horas por ciclo às pessoas envolvidas. Esse tempo vai para o trabalho técnico, que é onde o valor de cada um aparece.

Passo a passo para começar a automação escolar na sua instituição

Você pode preparar a automação escolar da sua instituição sem abrir o Power Apps. Os passos seguem a ordem do projeto.

1. Junte o que já existe. Reúna as planilhas usadas no fluxo e, se houver, gravações ou atas das reuniões sobre ele.
2. Mapeie os públicos. Liste quem solicita, quem aprova e quem só consulta. Anote o nível de aprovação de cada um.
3. Meça antes de mudar. Cronometre cada etapa de um ciclo e conte quantas vezes alguém refaz o mesmo trabalho.
4. Cadastre antes de calcular. Cursos, professores, cidades e reembolsos vêm primeiro, porque todo o resto depende deles.
5. Escreva as regras de preço. Separe o custo da hora-aula dos adicionais, como palestras e aulas de laboratório.
6. Escolha a fonte de dados. Se o volume de registros for pequeno, uma lista do SharePoint pode bastar, desde que você confira os limites de delegação; se o fluxo tiver muitos registros e várias camadas de acesso, avalie o Dataverse.
7. Entregue um módulo por vez. Num fluxo encadeado, termine e teste cada etapa antes de abrir a próxima.
8. Treine aos poucos e acompanhe. Grave um vídeo curto de uso por módulo e reserve semanas de acompanhamento depois da entrega.

O passo 2 costuma revelar aprovações que ninguém precisava dar. Para desenhar essas alçadas, use o nosso guia de fluxo de aprovação antes de levar tudo para um app.

O que este case ensina sobre Power Apps na educação

A primeira lição vale para qualquer instituição de ensino. O usuário não quer ver tudo o que estava escondido no processo. Ele quer saber onde clicar, onde olhar para decidir e para onde enviar a decisão, quando ela não segue sozinha. Por isso, o app de gestão nasce do comportamento de cada perfil, e não da lista de dados.

A segunda lição é sobre quem usa. Neste projeto, o professor é quem mais abre o app no dia a dia. Coordenação, gerência e financeiro entram em pontos específicos do fluxo. Então, se a área do professor falhar, a automação escolar inteira perde adesão.

Por fim, nenhum app substitui a etapa de definição. A escolha da fonte de dados, as regras de acesso e a ordem dos módulos saíram dela. Para ver o mesmo método em outro setor, leia outro case de automação com Power Apps.

Se o fluxo da sua instituição é menor, o passo a passo acima já organiza boa parte dele. Quando houver vários públicos, níveis de aprovação e unidades, conte com o nosso time de desenvolvimento de apps em Power Apps para mapear, medir e levar a automação escolar ao fluxo inteiro.

Perguntas frequentes

Este artigo foi escrito pela Sapphire Business Technology Brasil a partir do vídeo “500 horas automatizadas em um fluxo educacional” do nosso canal no YouTube, com a experiência de mais de 500 clientes e 2.000 projetos em Excel, Power BI e Power Platform.